Et indblik i systemforvaltning på SDU
Systemforvaltning handler om at have et godt og aktuelt overblik over et system og dets tilstand, samt at have tydelige aftaler om, hvem der har ansvar for hvad, og hvem man skal kontakte, hvis man har udfordringer eller spørgsmål vedrørende systemet.
Ansvaret for drift, vedligeholdelse og løbende forbedringer* af et system i SDU's systemportefølje ligger hos systemejer. Systemejer er typisk en chef i det fælles- eller fagområde, som har den største aktie i systemet.
Systemets størrelse og karakter har indflydelse på organiseringen af systemforvaltningen på det konkrete system. Systemer indenfor samme funktionsområde kan puljes og løses af en samlet systemforvaltning med ansvaret for flere systemer. F.eks. ligger systemejerskabet til systemer, der anvendes i studieadministrative sammenhænge puljet hos SDU Uddannelse.
Alle systemer skal som minimum have en systemejer, en systemforvalter og en IT-koordinator. De tre hovedroller i systemforvaltningen er ofte delt mellem ’forretningen’ (dem med den faglige indsigt i indhold og processer) og SDU IT.
’Forretningen’ bidrager typisk med systemejer og systemforvalter, mens SDU IT ofte udpeger IT-koordinator. Disse tre arbejder tæt sammen om den daglige systemforvaltning. De koordinerer desuden de øvrige ressourcer i organiseringen og har kontakten til en evt. leverandør.
SPOC (Single Point of Contact) for henvendelser fra forretningen er systemforvalter og SPOC for henvendelser vedrørende det IT-tekniske er IT-koordinator.
Øvrige roller er brugersupportere, procesejere, Servicedesk, IT-drift (Apps- og serverdrift, drift af databaser m.v.) samt udvikling (projektledere, udviklere, arkitekter m.fl.)
Hver gang der anskaffes eller udvikles et system, skal der udarbejdes en systemforvaltningsaftale. Heraf fremgår det, hvordan ansvaret for drift, vedligeholdelse og småforbedringer af et system er organiseret.
*Obs. Større udviklingsprojekter organiseres og meldes ind til og vurderes i SDU’s digitaliseringsportefølje.