Ny procedure
Ny procedure sikrer sikker sletning af data ved medarbejderes fratrædelse
Som led i arbejdet med at styrke datasikkerheden og sikre korrekt håndtering af brugerkonti implementerer SDU en ny, standardiseret offboarding-proces, der bl.a. indebærer automatisk sletning og overdragelse af data, når en medarbejder stopper.
Hvad indebærer den automatiske offboardingproces?
Når en medarbejder fratræder, starter der automatisk en proces, hvor:
- delingslinks og adgangsrettigheder fjernes
- brugerkontoen deaktiveres efter en defineret periode
- data som e-mails, OneDrive og Teams-filer gennemgås
- ledelsen modtager tydelige anvisninger og overblik over medarbejderens digitale ejendele.
Målet er at beskytte følsomme data, forebygge informationstab og sikre en glidende overgang for teamet.
Se den aktuelle offboardingmail til lederen og medarbejderen (PDF).
Når medarbejderen fratræder sin stilling
14 dage før ophør får medarbejderen information om,
- hvordan nødvendige filer bedst deles og gemmes
- hvornår der lukkes for adgang til konto og data
- hvad der slettes automatisk og hvornår.
Der medfølger et vedhæftet overblik over medarbejderens digitale ejendele, så det er nemt at tage stilling til, hvad der skal videregives.
Er du leder for en medarbejder, der skal fratræde?
En måned før en ansat fratræder, modtager du som leder en mail med overblik og konkrete handlepunkter. Du skal bl.a.:
- tage stilling til, om medarbejderens konto skal forlænges med 0, 30 eller 90 dage
- overdrage ejerskab af relevante Teams- og SharePoint-sites
- sikre, at vigtig viden bliver delt eller gemt.
Har du behov for en længere forlængelse, kan du selv vælge op til 2 år via Brugeradministration.
Har du spørgsmål?
Ved spørgsmål om den nye procedure, kontakt Servicedesk eller ring til 6550 2990.
Den nye offboardingproces gælder fra den 12. juni 2025.