Retningslinjer for it-udstyr til arbejdspladsen på SDU

Retningslinje for SDU-fællesvarer, computer, skærme og IT-tilbehør

Formålet med standard computere, skærm(e) og IT-tilbehør som fællesvarer på SDU er at sikre, at alle med en SDU-ansættelse nemt og effektivt kan få en velfungerende computer, der understøtter arbejdsopgaverne og lever op til SDU’s IT-sikkerheds krav. Derudover er formålet mere simple administrative processer for bestilling af standard it-udstyr.

SDU fællesvare computer, skærme og IT-tilbehør følger de samme økonomiske principper som øvrige fællesvarer på SDU.

Grundlæggende for standardcomputere, standardskærme og IT-tilbehør (standard mus, tastatur og headset), som er omfattet SDU fællesvarekonceptet:

Standard it-udstyret forventes at give stor værdi i dagligdagen for SDU’s ansatte, men stiller nye krav til håndtering, ejerskab og udskiftning.
Følgende principper gælder:

• Hvad er en standard computer? En standard Windows bærbar computer, der indenfor mindre modelvariationer kan opfylde mindst 80% af SDU brugeres behov for en standard Windows computer.

• Ordningen dækker SDU ansattes behov for en standard computer. Om den ansatte har brug for at få stillet en SDU fællesvare standard computer til rådighed vurderes af nærmeste leder. Det er brugeren ansvar at have fået en godkendelse fra nærmeste leder før indkøbsorganisationen kontaktes. En ansat kan ikke kræve at få udleveret en computer

Ved tvivl foretages vurdering af SDU IT i samarbejde med nærmeste leder. (Især relevant omkring ansatte der også har ansættelse i andre organisationer)

• SDU IT vurderer ud fra brugerens arbejdsbehov, valget af den rigtige SDU fællesvarecomputer og skærm(e)

• Én computer pr. medarbejder. En medarbejder vil kun få én standard bærbar computer under denne løsning. Er der behov for flere computere, skal de bestilles og betales separat.

• Op til to skærme pr. medarbejder. En medarbejder vil kunne få op til to standardskærme under denne løsning. Den primære skærm har indbygget dockingstation. Er der behov for flere skærme, skal de bestilles og betales separat.

• Ejerskab for alle standard bærbare computere (historisk set HP Elitebook 84x-serierne), standard skærme (HP 27”) og IT-tilbehør inden for SDU fællesvarer ligger hos SDU IT

• Ved fejl på computer eller reinstallation, som kræver ombytning, vil man få udleveret en tilsvarende tidligere anvendt model eller nyere

• Ved fejl på skærm, som kræver ombytning, vil man få udleveret en tidligere anvendt model eller nyere

• En nyansat vil få en ny eller tidligere anvendt computer og skærm afhængigt af situation og tilgængelighed

• Computere og skærme udskiftes ikke automatisk efter en fastsat tidsperiode, men først når det vurderes nødvendigt af hensyn til funktionalitet og bæredygtighed, uden at det forringer brugerens oplevelse og effektivitet væsentligt

• Andre computere end standard laptops og standard skærme skal fortsat indkøbes på vilkår, hvor ejerskab er decentralt. Dette udstyr vil blive fuldt supporteret i udstyrets levetid, men vil ikke kunne ombyttes som standardmodellerne 

• Aflevering af SDU fællesvares computere, skærme og IT-udstyr der ikke anvendes:
   
  • Standard computere der ikke anvendes eller før den overdrages til anden medarbejder, skal altid indleveres i nærmeste Servicedesk.
  • Standard skærme og IT-tilbehør kan indleveres i nærmeste Servicedesk hvis der ikke er et nuværende behov for at have udstyret stående på en SDU kontorarbejdsplads
  • Det samme gælder ved ophør af ansættelse, hvor alt udleveret IT-udstyr skal afleveres i nærmeste Servicedesk. - Både hjemme og SDU udstyr

• IT-udstyr (computere, skærme og tilbehør) som IKKE er en del af SDU fællesvarer må gerne indleveres i nærmeste Servicedesk. Udstyret vil så overgå til SDU IT som vil sikre den for SDU mest optimale og bæredygtige brug af udstyret

Pas på computeren og skærmen

En standardcomputer, skærm og tilbehør er ejet af SDU IT. Af bæredygtighedsmæssige og økonomiske årsager opfordres til, at man passer på sin computer og andet IT-udstyr.

Det betyder f.eks., at vi gerne vil undgå, at man personaliserer computeren med klistermærker eller lignende, ligesom almindelig renholdelse og ansvarlig fysisk behandling af udstyret forventes.

Indleveres en computer i en stand, hvor den ikke umiddelbart vil kunne anvendes af andre brugere, vil SDU IT ikke kunne tilbyde en ombytningsløsning. Brugeren vil få samme maskine tilbage efter re-installation. Er computeren misligholdt i en grad, hvor den ved almindelig servicering ikke kan bringes til en acceptabel funktion igen, udskiftes computeren og brugerens leder orienteres evt. ved særlige tilfælde kan der blive tale om erstatning - evt. med egenbetaling uden for fællesvarer konceptet.

Genanvendelse af standard computere og skærme

For at sikre størst mulig bæredygtighed ønsker SDU IT at anvende computeren og skærme i hele sin teknologisk levetid, og derved nedsætte indkøbet af nyt IT-udstyr.

Dette betyder, at en computer eller skærm kan få flere liv på SDU, hvor den starter med at dække et behov, og senere i computerens eller skærmens levetid, dækker et måske lidt mindre krævende behov.

Ved udlevering af en tidligere anvendt computer eller skærm, skal man opleve at få en velfungerende enhed, der teknisk lever op til det aktuelle behov. Enheden kan have kosmetiske spor af tidligere anvendelse, men vil være grundig rengjort og uden større skader.

SDU IT vil foretage rengøring af udstyr, ligesom computeren vil komme gennem levetidsforlængede processer, hvor det er relevant.