Skip to main content
SDUnet - Syddansk Universitets medarbejderportal

Søg

English
Menu

Clean desk og oprydning i Outlook

På SDU passer vi godt på de informationer, vi behandler som led i vores arbejde. Læs, hvordan du konkret rydder op i din mail.

Skab orden i din mail 

  • Du må som udgangspunkt opbevare både mails med almindelige og følsomme personoplysninger i Outlook. Vær dog opmærksom på særlige slettefrister for mails med følsomme oplysninger. 

    Vær desuden opmærksom på mails, der på anden vis har en beskyttelsesværdig karakter, fx forretningshemmeligheder, fortrolige oplysninger ifbm. sagsbehandling eller andet. Disse skal som udgangspunkt slettes eller rykkes til et andet godkendt system (WorkZone, OneDrive eller SharePoint) hurtigst muligt efter endt sagsbehandling.

    Mails, hvor du skriver med dine kolleger om dagens frokost, arbejder i fællesskab på et notat uden fortrolige oplysninger eller andet må som udgangspunkt gerne opbevares i Outlook.

  • Du må som udgangspunkt opbevare mails med både almindelige, fortrolige og følsomme personoplysninger i Outlook, så længe du har et sagligt formål med at opbevare dem (fx ved sagsbehandling af en ansøgning).

    Følsomme og fortrolige oplysninger skal dog slettes eller flyttes til fx WorkZone, hvis der er journaliseringspligt, inden maksimalt 30 dage. 

    Det er ikke nok blot at flytte mails fra Outlook til et andet godkendt system som fx WorkZone, Onedrive eller SharePoint, blot for at undgå, at de ligger i Outlook. Hvis du ikke længere har et formål med at behandle de mails, så skal de slettes eller journaliseres.

  • 1. Månedlig/ugentlig/halvårlig slettetime/slettedag

    Rent lavpraktisk kan du i din kalender reservere tid til oprydning i dine dokumenter og i Outlook. Hvis du ofte behandler følsomme personoplysninger, skal disse timer/dage muligvis være med højere frekvens, fordi de maksimalt må opbevares i Outlook i 30 dage. Hvis du derimod udelukkende behandler almindelige personoplysninger i din mail, kan frekvensen være lavere.

    2. Søgefunktionen i Outlook: Søgefunktionen i Outlook

    Du kan bruge søgefunktionen i Outlook til at fremsøge mails, som skal slettes. Du kan fx søge på følgende ord: syg, feber, orlov, barsel, CPR eller andet.

    3. Tildel politik

    I det øjeblik en mail kommer ind, og du bliver opmærksom på, at den indeholder følsomme eller fortrolige personoplysninger, kan du trykke på ”Slet efter 30 dage” under ”Opbevaringspolitik” i selve mailen. Så slettes mailen automatisk efter 30 dage, og du skal ikke bekymre dig om at skulle rydde op på et senere tidspunkt. Vær dog opmærksom på evt. journaliseringspligt.

Beskyt informationer – fysisk og digitalt

Uvedkommende må ikke få adgang til beskyttelsesværdige informationer, så sørg for at rydde op – både fysisk og digitalt.

Lås din computer når du forlader den og efterlad ikke værdier som telefon, iPad, papirer eller andet på dit kontor, så uvedkommende let kan stjæle det.

Behandl kun personoplysninger så længe det er nødvendigt for dit arbejde.

Clean desk-principper

Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal behandle personoplysninger, kan du altid følge principperne nedenfor og sikre, at du overholder dem.

Har du spørgsmål?

GDPR- og informationssikkerhedskoordinatorerne er din lokale kontakt og rådgiver i dagligdagen om databeskyttelse og informationssikkerhed på SDU.

Se også