SDU IT

Introduktion til systemforvaltning

Få en introduktion til systemforvaltning, organisering og samarbejdet mellem forskellige interessenter.

Et indblik i systemforvaltning på SDU

Systemforvaltning handler om at have et godt og aktuelt overblik over et system og dets tilstand, samt at have tydelige aftaler om, hvem der har ansvar for hvad, og hvem man skal kontakte, hvis man har udfordringer eller spørgsmål vedrørende systemet.

Ansvaret for drift, vedligeholdelse og løbende forbedringer af et system i SDU's systemportefølje ligger hos systemejer. Systemejer er typisk en chef i det fælles- eller fagområde, som har den største aktie i systemet.

Systemets størrelse og karakter har indflydelse på organiseringen af systemforvaltningen på det konkrete system. Systemer indenfor samme funktionsområde kan puljes og løses af en samlet systemforvaltning med ansvaret for flere systemer. Fx ligger systemejerskabet til systemer, der anvendes i studieadministrative sammenhænge puljet hos SDU Uddannelse.

Alle systemer skal som minimum have en:

Systemejer

Systemforvalter

It-koordinator

De tre hovedroller i systemforvaltningen er ofte delt mellem ’forretningen’ – dem med den faglige indsigt i indhold og processer – og SDU IT.

Forretningen bidrager typisk med systemejer og systemforvalter, mens SDU IT ofte udpeger it-koordinator. De tre hovedroller arbejder tæt sammen om den daglige systemforvaltning. De koordinerer desuden de øvrige ressourcer i organiseringen og har kontakten til en evt. leverandør.

SPOC (Single Point of Contact) for henvendelser fra forretningen er systemforvalter. SPOC for henvendelser vedrørende det it-tekniske er it-koordinator.

Øvrige roller er brugersupportere, procesejere, Servicedesk, it-drift (apps- og serverdrift, drift af databaser mv.) samt udvikling (projektledere, udviklere, arkitekter m.fl.)
Hver gang der anskaffes eller udvikles et system, skal der udarbejdes en systemforvaltningsaftale. Heraf fremgår det, hvordan ansvaret for drift, vedligeholdelse og småforbedringer af et system er organiseret.

Større udviklingsprojekter organiseres og meldes ind til og vurderes i SDU’s digitaliseringsportefølje.

Læs om godkendte it-systemer

Eksempel på en systemforvaltningsorganisering og de forskellige roller/interessenter.

Koordinering og samarbejde

Systemforvaltningsopgaver inddeles i følgende områder:

Governance

Inden for governance arbejder vi med planer og strategier for systemet, og dets anvendelse og udvikling. Vi arbejder også med organisering og mødestruktur, som understøtter samarbejde og beslutningstagning omkring systemet.

Daglig drift

De daglige driftsopgaver består af support – fx at identificere, analysere og rette fejl, der kan opstå i systemet. Brugerne vejledes i, hvordan de anvender systemet korrekt og effektivt.

Vedligehold

Vedligehold omfatter løbende opdateringer, test og implementering. Der udføres brugerreview for at forbedre systemet. Vedligehold omfatter også kommunikation, networking og undervisning.

Løbende forbedringer og videreudvikling

Arbejdet med løbende forbedringer indebærer, at vi iværksætter og styrer mindre tilpasninger og ændringer, som ligger inden for driftsbudgettet. Vi videreudvikler og effektiviserer brugen af systemet. Hvis systemet kræver større ændringer og ligger ud over driftsbudgettet, skal der udarbejdes et projektgrundlag.

Strategisk udvalg

Udvalget består af ledelsesrepræsentanter fra fakulteterne og Fællesadministrationen på forretningsområdet, der sammen træffer beslutninger.

Driftsstyregruppe

Driftsstyregruppen sikrer forankring hos interessenterne, fx brugerne og leverandøren. Driftsstyregruppen udvikler og følger strategier/roadmaps for systemerne, koordinerer og prioriterer i forhold til øvrige indsatser samt kvalificerer budget og ressourceforbrug. Derudover bidrager gruppen med input til kommunikation og løbende undervisning.

Ændringsudvalg

Ændringsudvalg sikrer forankring i organisationen, som er fakulteterne og Fællesadministrationen. Udvalget har ansvar for at prioritere og kvalificere ændringsønsker.

Brugernetværk

Brugernetværk består af tværgående brugerfora – fx superbrugere og decentrale brugere. Formålet med brugernetværkene er at udveksle erfaringer, dele viden om best practices, formidle ny funktionalitet samt undervise eller gennemgå udvalgte funktioner.

Support

Håndtering af tekniske fejl – også kaldet incidenthåndtering – og anvendelsessupport går typisk gennem SDU IT, Servicedesk og brugersupporterne. Hvis hændelsen kræver yderligere opmærksomhed, inddrages systemforvalter og it-koordinator, som derefter kontakter interne specialister eller en eventuel leverandør.

Eksempel på organisering

Eksempel på supportorganisation

Herunder kan du læse om roller og ansvar i systemforvaltningen.

Systemejerens ansvar

Som systemejer har du ansvar for at sikre implementering af og opfølgning på de forretningsmæssige og administrative strategiske mål på tværs af SDU. Arbejdet består i at understøtte forretningsgange og -regler, prioritere forvaltningsopgaver samt at sikre, at årshjul bliver fremstillet, holdes opdateret og godkendes af forretningen og SDU IT.

Systemejeren sørger for, at funktionalitetstilpasninger og forbedringer ligger inden for forretningens behov, strategi, budget og ressourcer.

Systemejeren godkender overordnede prioriteringer og ændringer i aftaler, sikrer kvalitetskontrol på data og sørger for, at den økonomiske rammebevilling ikke overskrides.

Hent systemejerhåndbogen (pdf)
Systemejeren underskriver leverandøraftaler, iværksætter konkurrenceudsættelse efter gældende regler, og sikrer godkendelse og opfølgning på interne SDU serviceaftaler.

Myndighedskrav og pligtige indberetninger efterleves. Det gælder også inden for it-teknisk lovgivning, informationssikkerhedspolitikken samt SDU's arkitekturprincipper.

Systemejeren sikrer, at systemet klassificeres og risikovurderes.

Læs om risikovurderinger af it-systemer.

Læs om SDU's arkitekturprincipper.
Systemejeren sikrer, at integrationer aftales og godkendes af systemejerne på de systemer, der integreres til.

Systemejeren fungerer desuden som procesejer for udvalgte processer på tværs af systemer og som sparringspartner i opgaver, der er uddelegeret til systemforvalteren.

Endelig fungerer systemejeren som eskaleringspunkt for systemforvalteren i vanskelige sager.

Systemforvalterens ansvar

Som systemvalter har du ansvar for at implementere og følge op på forretningsmæssige og strategiske mål på SDU. Derudover skal du indsamle, specificere og prioritere krav samt sikre vedligehold- og opgraderingsopgaver.

Systemforvalteren gennemfører systemforbedringer og tilpasninger. Det sker i tråd med identificerede behov, det strategiske roadmap, budget og andre ressourcer. Godkendelse til prioriteringer og ændringer indhentes hos systemejeren.

Systemforvalteren sikrer datakvalitet via kontrolprocedurer og sikrer løbende kontrol med budgetstyring. Informationerne leveres til systemejeren til brug ved budgetforhandlinger.

Systemforvalteren sikrer systemændringer og processer, samt at integrationer testes. Derudover sørger systemforvalteren for dokumentation af use cases, test cases og brugeraccept for funktionelle ændringer.

Det er systemforvalteren, der identificerer opgaver, som skal løftes videre i et projekt.
Systemforvalteren koordinerer og følger op på fx aftaler med leverandører, udbudsforretninger og SDU-serviceaftaler. Systemforvalteren sørger for at indberette til Statens Arkiver, sikre arkivering og bevaringspligt samt definere krav, som udspringer af SDU's informationssikkerhedshåndbog.

Endelig foretager systemforvalteren risikovurderinger ved ændringer, forvalter adgangspolitik og sikrer assistance fra leverandør til it-koordinator.

Læs SDU's informationssikkerhedshåndbog
It-koordinatoren og systemforvalteren samarbejder om integrerede systemer og sikrer afklaring med hinanden ved nye integrationer.

Andre vigtige samarbejds- og koordinerende opgaver for systemforvalteren er at sikre:

implementering af ændringer

tværgående kommunikation og videndeling med supportorganisationen og brugernetværket

evaluering af brugernetværkets tilfredshed med systemet

løbende evaluere forvaltningssamarbejdet.
De administrative opgaver er fx at udarbejde, kommunikere og kontrollere retningslinjer for brug af systemet.

Der sikres, at forretningsgange og årshjul er velbeskrevne og opdaterede samt at udarbejde ledelsesinformation. Derudover at operationalisere og videreudvikle supportorganisationen og eskaleringsvej.

For at sikre en stabil og effektiv systemdrift, sørger systemforvalteren for synkronisering af systemmiljøer, opsamling af fejl og supportsager samt opdatere uddannelses- og supportmateriale til supporterne.

It-koordinatorens ansvar

Som it-koordinator har du overblik over forvaltningsorganisationen og samarbejdsfladerne. Du inddrager og kommunikerer med relevante parter fra SDU IT i arbejdet med systemforvaltningsaftalen. Derudover bidrager du til udarbejdelsen af både den løbende strategi og den strategiske roadmap for systemet.

Der udarbejdes processer og procedurer for konkrete opgaver og aftaler om grænseflader på tværs af SDU IT, herunder it-support og ud mod forretningen, og at Change Management-processen fungerer på tværs af SDU IT.

It-koordinatoren overvåger supportsager og proaktiv håndterer svære sager, der skal løses. For uløste henvendelser, fungerer it-koordinatoren som eskaleringspunkt for it-support.

It-koordinatoren laver beslutningsoplæg med alternativer og sikrer beslutning for problemstillinger i SDU IT. Derudover kommunikere til systemforvalteren om alle forhold, der har betydning for brugernes arbejde med systemet.
Driftsrelaterede opgaver er fx at sikre test af non-funktionelle krav på tværs af organisering samt indhente og koordinere non-funktionelle krav i udbud.

It-koordinatoren koordinerer med andre systemer, der bruger systemets applikationer eller datasamlinger i forbindelse med opgraderinger og/eller ændringer, og koordinerer planer med SDU it-sikkerhed og arkitektur.

It-koordinatoren sørger for at lave aftaler med leverandøren om opgraderinger og servicevinduer for systemer, som driftes og/eller supporteres uden for SDU. Derudover fungere som systemansvarlig på aftalte områder, være bindeled mellem forretning og leverandør.

Sparring omkring valg af drift og tekniske supportaftaler er også en del af driftsrelaterede opgaver.
Systemforvalteren og it-koordinatoren sparrer med hinanden om udviklingsplaner. I samråd med arkitekten definerer I, om udviklingsopgave er forvaltning eller projekt.

I forbindelse med udviklingsopgaver, er det it-koordinatoren, der udarbejder beslutningsgrundlag med alternativer, og sikrer, at der er aftaler med leverandøren om udviklingssamarbejde.

Har du spørgsmål?

Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har brug for hjælp, spørgsmål eller sparring om systemforvaltning.

Skriv til systemforvaltning@sdu.dk

Søg