- Bedømmelsen af ansøgerne foretages af de respektive vejledere eller, ved brede opslag, af udpegede fagpersoner. Den faglige bedømmelse udarbejdes efter reglerne i ansættelsesbekendtgørelsen og de supplerende fakultetsregler ved ansættelse af ph.d.-studerende. Bedømmelserne godkendes efterfølgende af formanden for det pågældende instituts ph.d.-studieudvalg på hele udvalgets vegne.
- Der nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af institutleder, formanden for instituttets ph.d.-studieudvalg og vejlederen, som i fællesskab finder den bedst kvalificerede kandidat til ph.d.-stillingen.
- Finansiering skal foreligge ved anmodning om opslag. Finansieringen skal aftales med institutlederen.
Fakultetssekretariatet har på baggrund af ovenstående udarbejdet nedenstående procedure:
- Instituttet opretter stillingen i HCM og vedhæfter en projektbeskrivelse og en finansieringsoversigt. Opslaget og finansieringsoversigten skal være underskrevet af vejlederen (eller bevillingshaver, hvis anden end vejleder) og institutlederen. Dekanen godkender opslaget.
- Det fuldstændige opslag lægges ud på www.sdu.dk på engelsk, i nogle tilfælde også på dansk. Stillingsopslaget skal være opslået i minimum fire uger.
- Ph.d.-stillinger skal slås op internationalt(via Signatur). En forkortet udgave af opslaget sendes som minimum til Nature Online. I de korte opslag henvises der altid til det lange opslag på www.sdu.dk – man kan ikke søge alene på basis af det korte opslag. Det korte opslag slås ligeledes op på Jobnet.
- Ansøgere skal som minimum indsende
- Motivation/baggrund for at søge projektet
- Detaljeret CV
- Kopi af eksamensbevis
- To referencebreve, alternativt navne på referenter
- Ansøgere gøres i opslaget opmærksom på at manglende indsendelse af det nævnte materiale medfører, at ansøgningen ikke vil blive bedømt.
- Ved ansøgningsfristens udløb sendes bedømmer i høring hos ansøgerne med frist på en uge.
- Efter høringsfristens udløb sendes besked til bedømmeren om adgang og shortlisting af ansøgerne i HCM. Fristen for arbejdet med bedømmelserne er tre uger fra udløbet af ansøgernes frist for at indsende indvendinger mod bedømmer. Institutleder og –sekretær informeres. Referencebreve modtaget rettidigt uploades i HCM på den enkelte ansøgers profil under Vedhæftninger – Interne dokumenter.
- Bedømmeren foretager den faglige bedømmelse af hver enkelt ansøger og afgiver i henhold til de supplerende fakultetsregler ved ansættelse af ph.d.-studerende en individuel bedømmelse for hver enkelt ansøger til brug for ansættelsesudvalget. Man kan ved bedømmelse af ph.d.-ansøgere nøjes med at angive ”qualified” eller ”not qualified” og skrive en kort, faglig begrundelse.
- Bedømmeren sender de endelige bedømmelser til fakultetssekretariatet.
- Fakultetssekretariatet sender bedømmelserne og evt. yderligere materiale til det pågældende instituts ph.d.-studieudvalg for at få deres godkendelse af bedømmelserne.
- Fakultetssekretariatet sender bedømmelserne i høring hos de respektive ansøgere, som får en uge til at kommentere bedømmelsen.
- Fakultetssekretariatet giver ansættelsesudvalget adgang til de kvalificerede ansøgere. Ansættelsesudvalget får en frist på 14 dage til at udvælge den bedst kvalificerede ansøger. Ved fristens udløb fremsender institutleder (institutsekretær) anmodning om ansættelse til fakultetssekretariatet. Anmodningen skal være underskrevet af vejleder (bevillingshaver, såfremt denne er en anden end vejleder) og institutleder. Ph.d.-skolelederen godkender indskrivningen, og dekanen godkender anmodningen om ansættelse.
- Ansættelsesudvalget kan beslutte at indkalde et antal af de kvalificerede ansøgere til en uddybende samtale.
- Ph.d.-sekretariatet udarbejder et indskrivningsbrev.
- På baggrund af indskrivningsbrevet udarbejder SDU HR et ansættelsesbrev.