- Bedømmelsen af ansøgere til ph.d.-stillinger foretages af de respektive vejledere eller, ved brede opslag, af udpegede fagpersoner. Den faglige bedømmelse udarbejdes efter reglerne i ansættelsesbekendtgørelsen og de supplerende fakultetsregler ved ansættelse af ph.d.-studerende. Bedømmelserne godkendes efterfølgende af formanden for det pågældende instituts ph.d.-studieudvalg på hele udvalgets vegne.
- Der nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af institutleder, formanden for instituttets ph.d.-studieudvalg og vejlederen, som i fællesskab finder den bedst kvalificerede kandidat til ph.d.-stillingen.
- Finansiering skal foreligge ved anmodning om opslag. Finansieringen skal aftales med institutlederen.
Fakultetssekretariatet har på baggrund af ovenstående udarbejdet nedenstående procedure:
- Instituttet opretter stillingen i HCM og vedhæfter en projektbeskrivelse og en finansieringsoversigt. Opslaget og finansieringsoversigten skal være godkendt af vejlederen (eller bevillingshaver, hvis denne er en anden end vejleder) og institutlederen. Opslaget sendes til godkendelse hos dekanen.
- Det fuldstændige opslag lægges ud på www.sdu.dk på engelsk, i nogle tilfælde også på dansk. Stillingsopslaget skal være opslået i minimum fire uger.
- Ph.d.-stillinger skal slås op internationalt (via Signatur). En forkortet udgave af opslaget sendes som minimum til Nature Online. I de korte opslag henvises der altid til det lange opslag på www.sdu.dk – man kan ikke søge alene på basis af det korte opslag. Det korte opslag slås ligeledes op på Jobnet.
- Ansøgere skal som minimum indsende:
- Motivation/baggrund for at søge projektet
- Detaljeret CV
- Kopi af eksamensbevis
- To referencebreve, alternativt navne på referenter
Referencebreve modtaget rettidigt uploades i HCM på den enkelte ansøgers profil under Vedhæftninger – Interne dokumenter.
- Ansøgere gøres i opslaget opmærksom på at manglende indsendelse af det påkrævede materiale medfører, at ansøgningen ikke vil blive bedømt.
- Der sendes besked til bedømmeren om adgang og shortlisting af ansøgerne i HCM. Bedømmeren foretager shortlisting af de indkomne ansøgninger. Shortlistingen godkendes efterfølgende af dekanen.
- De ikke-shortlistede ansøgere modtager et foreløbigt afslag. Bedømmeren sendes herefter i høring hos de shortlistede ansøgere med frist på en uge.
- Bedømmeren foretager den faglige bedømmelse af hver enkelt shortlistet ansøger og afgiver i henhold til de supplerende fakultetsregler ved ansættelse af ph.d.-studerende en individuel bedømmelse for hver enkelt ansøger til brug for ansættelsesudvalget. Man kan ved bedømmelse af ph.d.-ansøgere nøjes med at angive ”kvalificeret” eller ”ikke kvalificeret” og skrive en kort faglig begrundelse. Fristen for arbejdet med bedømmelserne er tre uger fra udløbet af de shortlistede ansøgeres frist for at indsende indvendinger mod bedømmer.
- Bedømmeren sender de endelige bedømmelser til fakultetssekretariatet via e-mail til nat-hr@sdu.dk.
- Fakultetssekretariatet sender bedømmelserne til godkendelse hos formanden for det pågældende instituts ph.d.-studieudvalg.
- Fakultetssekretariatet sender bedømmelserne i høring hos de respektive shortlistede ansøgere, som får en uge til at kommentere bedømmelsen.
- Fakultetssekretariatet giver ansættelsesudvalget adgang til de kvalificerede ansøgere. Ansættelsesudvalget kan beslutte at indkalde et antal af de kvalificerede ansøgere til en uddybende samtale. Når ansættelsesudvalget har udvalgt den bedst kvalificerede ansøger, fremsender instituttet anmodning om indskrivning og ansættelse via e-mail til nat-hr@sdu.dk. Anmodningen skal være godkendt af vejleder (bevillingshaver, såfremt denne er en anden end vejleder) og institutleder. Ph.d.-skolelederen godkender anmodningen om indskrivning, og dekanen godkender anmodningen om ansættelse.
- Ph.d.-skolen udarbejder indskrivningsbrev.
- Fakultetssekretariatet fremsender anmodning om ansættelse til SDU HR på baggrund af indskrivningsbrevet.
- De ansøgere, som ikke tilbydes ansættelse, modtager et afslag.