Projektejer

Bue Raun Andersen, SDU IT

Projektleder

Janni Brodersen, SDU IT

Om projektet

Den utilstrækkelige rettighedsstyring i Microsoft-miljøet udgør en sikkerhedsrisiko for SDU. I stigende grad designes nye produkter fra Microsoft ud fra en forudsætning om, at rettighedsstyringen er på plads.

Uden korrekt adgangsstyring risikerer SDU sikkerhedsproblemer og ineffektive brug af fx Microsoft Power Platform og Microsoft Copilot. For at udnytte disse værktøjer til fulde, er rettighedsstyring derfor afgørende.

Projektejer

Nicolai Sørensen, Økonomiservice

Teknisk projektleder

Jacob Horsdal , SDU IT

Om projektet

Projektet er i de indledende faser og søger at afdække det egentlige scope og omfang. Kompleksiteten i sagsgangen omkring betaling (for studerende) og den nuværende fragmentering giver en forholdsvis stor udfordring i implementering af en løsning, der dækker alle brugerbehov og indfrier de potentielle gevinster i ressourcebesparelser.

Projektejer

Bertil F. Dorch, Syddansk Universitetsbibliotek

Projektleder

Tommy Olsen, SDU IT

Om projektet

SDU skal indgå i et konsortiesamarbejde med Det Kongelige Bibliotek og andre omkring nyt bibliotekssystem Alma.

Projektejer

Henrik Mørkenborg Ravn, Teknisk Service

Projektleder

Dorte Wulff, SDU IT

Om projektet

 I forbindelse med etablering af en fælles bilflåde på SDU skal der indkøbes og anvendes et flådestyringssystem, der kan optimere flådens sammensætning, størrelse og brugen af bilerne, herunder overholde lovgivningen ift. kørebøger. Da projektet er forankret i klimaplanen, er der særligt et fokus på at identificere mulighederne ved at reducere bilflådens CO2-udledning.

Projektejer

Jens V. Kierkegaard, Økonomiservice

Projektleder

Tommy Olsen, SDU IT

Om projektet

Cash Management-teamet er ansvarlig for at bogføre alle ind- og udbetalinger på 22 af SDU's ca. 25 bankkonti. Det betyder, at en eller flere journallinjer per banktransaktion skal posteres i ERP. På nuværende tidspunkt er løsningen et Excel-ark.

Denne løsning er vanskelig at vedligeholde, og kan ikke supporteres af medarbejdere internt på SDU. Yderligere indeholder løsningen fejl, der gør arbejdet vanskeligere og i værste tilfælde mistes. Målet er at udvikle en ny applikation, der skal erstatte og forbedre den nuværende løsning.

Projektejer

Jan I. Kristensen, SDU RIO

Projektleder

Christian Bilde Dannevang, SDU IT

Om projektet

SDU IT har udviklet en APEX-løsning (blanketløsning), så både SDU-ansatte og eksterne (ansatte i Regionerne) kan uploade forskellige kontrakttyper til SDU RIO. Der er nu et ønske om, at løsningen udvides yderligere til at dække DBA (databehandleraftale), NDA (fortrolighedserklæringer) og NDA-stud (fortrolighedserklæringer omfattende studerende).

Projektet vil gøre det muligt at sikre digitalt flow af dokumenterne. Godkendelsesflow håndteres i APEX-løsning. Fra WZ sendes der dokument til underskriftsworkflow i APEX.

Projektejer

Lisbeth Møller, SDU HR

Projektleder

Karna Kühnell Gautier, SDU HR 

Om projektet

Læs mere om Fremtidens digitale platform til VIP og DVIP-rekruttering

Programejere

Bue Raun Andersen, SDU IT
Lisbeth Møller, SDU HR

Programleder

Thomas Friis Gjesing, SDU IT

Om programmet

Læs mere om Fremtidens ESDH

Projektejer

Christina B. Levinsen, Institutsekretariat

Projektleder

Tommy Olsen, SDU IT

Om projektet

Formålet med projektet er at digitalisere og effektivisere arbejdsgange ifm. eksamenshåndtering for teoretisk pædagogikum (eksterne, som håndteres af SDU). Arbejdet håndteres indtil nu manuelt. Projektet forventes at reducere timeforbruget ifm. eksamenshåndtering hos Institutsekretariat hos Institut for Design, Medier og Uddannelsesvidenskab, samt at reducere fejl grundet manuel indtastning. 

Projektejer

Rikke Revsholm, SDU Uddannelse

Projektleder

Mette Østergaard Pedersen, SDU Uddannelse 

Om projektet

Nuværende SDU-systemer (intadm.sdu.dk, intmanage.sdu.dk, selfarrangedadm.sdu.dk) er ikke tidssvarende. Indkøb af et nyt standardsystem vil afløse SDU’s egenudviklede systemer, som trækker ressourcer og ikke opfylder seneste krav/behov (fra bl.a. EU). Reduceret mandskab til voksende opgavemængde = effektivisering af administration er nødvendig = nyt administrationssystem er nødvendigt.

Sagsbehandling og aftalehåndtering vil kunne samles i et system, hvilket vil give en mere effektiv håndtering af mobilitetsaktiviteter. Effektiviserer sagsgange ift. EU-krav vedr. Erasmus+ (herunder EU-/ERASMUS-systemerne EWP Dashboard og Beneficiary Module, samt fremtidige EU-systemer). Standardsystemerne kan integreres med EU-systemerne og bliver løbende udviklet (tidssvarende).

Projektejer

Nicolai Sørensen, Økonomiservice

Projektleder

Jesper Lundorff Hoffmann, Indkøb og Udbud

Om projektet

Indkøb og implementering af nyt indkøbsanalysesystem og klimadatasystem. Kontrakt med KMD på indkøbsanalysesystem udløber i Q3 2024. Økonomiservice ønsker synergieffekter mellem klimadatasystem og indkøbsanalysesystem, hvorfor nyt system skal indeholde begge funktionaliteter. Der er indgået aftale med Mercell A/S.

Projektejer

Annette Schmidt, SAMF Uddannelse

Projektleder

Poul Basse, SDU IT

Om projektet

Systemet er eget udviklet og døbt Freja. Freja består af to dele: normregistrering og langtidsplanlægning. Første del er i drift på HUM og SAMF, mens langtidsplanlægningsdelen er under udvikling.

Når Freja står færdig kan institutterne og den enkelte underviser få et overblik over deres normregnskaber. Ud fra normregnskaberne kan institutterne langtidsplanlægning fagudbud og undervisningsdækning.

Projektejer

Nicolai Sørensen, Økonomiservice

Projektleder

Mette Rasmussen, Økonomiservice

Om projektet

Anledningen til igangsættelse af projektet er, at den nuværende digitale håndtering af SDU's lønprognose & -budget er outdated (fra 2005) og leverandørsupporten ophørt. Desuden omfatter det eksisterende setup ikke lønprognoser for ekstern virksomhed.

Formålet med projektet er at etablere et tidssvarende og driftssikkert digitalt redskab, der lever op til kravene til compliance og optimerer arbejdsgangene relateret til lønprognose og -budget.

Projektejer

Jørgen Minet, SDU IT

Projektleder

Philip Nelander-Jørgensen, SDU IT

Om projektet

For at modernisere SDU's storageløsning, erstattes s-drev med SharePoint. Løsningen vil gavne større brugergrupper og samtidig muliggøre dataklassifikation. Ved at benytte SharePoint vil der kunne anvendes nye sikkerhedssystemer for at sikre data.

Projektejer

Bue Raun Andersen, SDU IT

Projektleder

Claus Trap Christensen, SDU IT

Om projektet

Da leverandør af nuværende servicemanagementsystem er gået konkurs, vil SDU IT anskaffe og implementere et nyt servicemanagementsystem. Den nuværende løsning videreføres ikke uden væsentlige ændringer i teknisk form og aftalegrundlag. Anskaffelse og implementering af ny løsning betegnes derfor som forretningskritisk.

Programejer

Thomas B. Vind, Fællesadministration

Programleder

Mette Thomassen, SDU IT

Om programmet

Læs mere om Nyt SIS

Projektejer

Lisbeth Møller, SDU HR

Projektleder

Morten Lehm, SDU HR

Om projektet

Oracle overgår til ny teknologi for Oracle Fusion platformen. Teknologien kaldes Redwood og giver ny brugergrænseflade og funktionalitet på deres Oracle Fusion platform, hvor SDU’s HCM og ERP kører. Support af nuværende teknologi fjernes.

Projektet giver mulighed for at gennemgå og opdatere processer, roller/ansvar og systemunderstøttelse på HR-området og få opdateret disse samt dokumentation.

Projektejer

Stinne Hørup Hansen,  SDU Uddannelse

Projektleder

Christina Oxholm Hansen,  SDU Uddannelse
Ditte Bonde Mikkelsen, SDU Uddannelse

Om projektet

Formålet med projektet er, at ansøgere til bachelor- og diplomingeniøruddannelserne på SDU nemt kan få et overblik over deres ansøgninger samt vigtige informationer og tidsfrister undervejs i optagelsesprocessen. 

Ansøgere skal opleve en smidig og sammenhængende optagelsesproces, og at de dermed får et positivt indtryk af SDU og fastholder deres ansøgning

Projektejer

Rune Nørgaard Jørgensen, HUM Fakultetssekretariat

Projektleder

Tommy Olsen, SDU IT

Om projektet

Nogle forskere oplever, at deres specifikke faglighed eller forskningsgruppe anerkendes utilstrækkeligt af institutionen, når den ikke umiddelbart knyttes til deres signatur. Her vil der typisk kun stå fakultet og institut. Projektets formål er at adressere og løse de nuværende problematikker forbundet med:

• Præsentation af affiliering i mailsignaturen, og derved sikre, at alle relevante niveauer medtages i signaturen
• Brugen af selvskabte mailsignaturer
• Rækkefølge for organisatoriske tilknytninger i mailsignature.

Projektejer

Heidi Krieber, Økonomiservice

Projektleder

Jesper Maarbjerg, Økonomiservice

Om projektet

Formålet med projektet er at afklare, hvor stor en andel af SDU's købsfakturaer (90.000 årligt), der potentielt kan autokonteres via en AI-løsning (maskinlæring) , og at undersøge hvilke tiltag, der kan maksimere potentialet.

Forventningen er, at en sådan løsning vil kunne lette arbejdet med at håndtere fakturaer og højne kvaliteten af arbejdet.

Projektet vil tage udgangspunkt i historisk bogførte data i ERP (1-2 års data). Gevinsten af eksperimentet er læring.

Projektejer

Bertil F. Dorch, Syddansk Universitetsbibliotek

Projektleder

Henrik Hoffmark, Syddansk Universitetsbibliotek

Om projektet

Projektet er under opstart, når det er færdigt kan specialer, der må udlånes og afleveret i DigitalEksamen, publiceres i bibliotekssystemet.

Projektejer

Henrik Mørkenborg, Teknisk Service

Projektleder

Philip Nelander-Jørgensen, SDU IT

Om projektet

Projektets overordnede formål er at finde en erstatning for Buanco til produktion af adgangskort og videreformidling af kortdata til diverse systemer.

Projektejer

Bue Raun Andersen, SDU IT

Projektleder

Poul Basse, SDU IT

Om projektet

Formålet med projektet er at hjemtage udvikling, drift og support af integrationen mellem TimeEdit og itslearning, for at etablere en stabil integration med høj datakvalitet, som overfører alle undervisningsbookinger fra TimeEdit til kalenderen i itslearning.

Projektejer

Martin Tjørntved Davidsen, SDU Uddannelse

Projektleder

Sofus Ryge Petersen, SDU Uddannelse

Om projektet

Exam Monitor er på grænsen til at være forældet i en grad, der gør, at det ikke længere er egnet til formålet. Derfor udskiftes det med Arcanic Observer, som er en del af Digital Eksamen-pakken (som SDU har kontrakt på), og derfor umiddelbart kan tages i brug.

Med udskiftningen sikres en fortsat høj kvalitet i eksamensafviklingen, en fremtidssikring af eksamensovervågningskapacitet samt en driftsbesparelse ved SDU IT.

Projektejer

Bue Raun Andersen, SDU IT

Projektleder

Henri Nooyen, SDU IT

Projektejer

Nicolai Sørensen, Økonomiservice

Projektleder

Line Boye Christensen, Økonomiservice

Om projektet

SDUpro er SDU’s værktøj til at styre eksternt finansierede ansøgninger og bevillinger mv.

Projektet CRM SDUpro 3.0 er et projekt, der understøtter direktionens beslutning omkring digital godkendelse af ansøgningsbudgetter. Det betyder, at ansøgningsbudgetter nu sendes i differencerede godkendelsesflow på baggrund af ansøgningsbeløbet.

Derudover indeholder CRM SDUpro 3.0 også en portal for Forskere, hvor den enkelte forsker har mulighed for at registrere og sende sin ansøgning og tilhørende ansøgningsbudget i godkendelsesflow. Dette har tidligere kun været forbeholdt for institutsekretærer, men kan nu benyttes af begge grupper.

Projektejer

Jacob-Steen Madsen, SDU IT

Projektleder

Stefan Valente Mulbjerg, SDU IT

Om projektet

SDU har gennem de seneste år løbende flyttet Microsoft Office 365-miljøet (fx SharePoint, Exchange, Teams og OneNote) online til cloud-versioner. SDU’s CRM-system – Microsoft Dynamics 365 – er en del af Office 365-miløjet på SDU og skal derfor, som en del af samme proces, opgraderes til cloud-version.

Det overordnede formål med projektet er at give de ca. 500 aktive brugere af CRM et driftssikkert system, da vi pt. har begrænset support på vores on-premise løsning. Løsningen er at opgradere til online/cloud-version og dermed få adgang til fuld teknisk support, integration af CRM i SDU's 365-miljø og opnå adgang til nye features og nye udviklingsområder.

CRM indeholder tre overordnede forretningsområder, som er inkluderet i dette projekt:

• Fakultetsprojekter: Håndtering af eksternt finansierede ansøgninger og bevillinger
• Eksterne relationer: Registrering af eksternt samarbejde
• Brugeradministration: Identitets- og rettighedsstyring for medarbejdere på SDU.

Projektejer

Helle Sønderby Waagepetersen, Fællesadministration

Operationel projektejer

Dennis Harris, SDU IT

Projektleder

Nina Thorsted Petersen, SDU IT

Om projektet

Projektet skal sikre effektiv systemunderstøttelse af dokumentationsprocessen af uddannelsesberetningen på uddannelses- og fakultetsniveau ved at udnytte Microsoft Power-værktøjer. Målet er at skabe en løsning, der kan rumme og understøtte alle fem fakulteters dokumentationsproces til deres respektive uddannelsesberetninger. 

Projektejer

Bertil F. Dorch, Syddansk Universitetsbibliotek

Projektleder

Henrik Hoffmark, Syddansk Universitetsbibliotek

Om projektet

Digital Library er et afklaringsprojekt, som skal undersøge mulighederne for at etablere et digital bibliotek og repositorie til bevaring og fremvisning af digitaliserede materialer fra SDU Biblioteks særsamlinger, særligt til brug for forskningsformål, men også som kulturarvssikring af uerstattelige materialer. Herudover vil løsningen også kunne understøtte andre aktiviteter på SDU.

Projektet har i første omgang til formål at udarbejde anbefalinger og kravspecifikation til et evt. system.

Projektejer

Stinne Hørup Hansen, SDU Uddannelse

Projektleder

Kenneth Baadsgaard, SDU Uddannelse

Om projektet

DIVA er et værktøj, hvor både nuværende og kommende studerende kan udforske de mange forskellige måder at sammensætte en uddannelse på SDU. Udgangspunktet for projektet er, at den eksisterende løsning er forældet på en række parametre. Samtidig oplever SDU et stigende behov for at eksponere et bredt og forskelligartet uddannelsesudbud.

Projektejer

Bue Raun Andersen, SDU IT

Projektleder

Karin Grundsø, SDU IT

Om projektet

eForms er en digital blanketløsning, der nemt kan sende data i et godkendelsesflow i SDU’s ERP-system.

Indtil videre har vi to typer blanketter:

• En dynamisk blanket til udgiftsgodtgørelse, legater og deposita henvendt til studerende. Den bliver modtaget, konteret, godkendt og derefter udbetalt gennem ERP Kreditor ved, at folk bliver oprettet som leverandører.

• En blanket til censorafregning, der dannes via en integration til STADS/Odin og Digital Eksamen. Den bliver modtaget, konteret og godkendt og derefter udbetalt gennem SLS, og Lønkontoret er ind over.

Der er flere blankettyper på ønskesedlen, fx til honorarudbetalinger samt til bedømmere og eksamensvagter.

Projektejer

Anne Thorst Melbye, Syddansk Universitetsbibliotek

Projektleder

Tommy Olsen, SDU IT

Projektejer

Thomas B. Vind, Fællesadministration

Projektleder

Poul Basse, SDU IT

Om projektet

Udbud af nyt e-læringssystem. Valget er faldet på itslearning fra Norge. Itslearning er nu implementer på alle SDU's uddannelser, og det tidligere e-læringssystem Blackboard er lukket.

Itslearning er implementeret sammen med alle SDU's e-læringskoordinatorer, så det passer til de behov SDU har. Både undervisere og studerende har taget godt imod itslearning.

Projektejere

Nicolai Sørensen, Økonomiservice
Lisbeth Møller, SDU HR

Projektleder

Karin Grundsø, SDU IT

Om projektet

Det fælles timesystem skal håndtere timer i forbindelse med eksternt finansierede projekter, tidsregistrering for studentermedhjælpere som erstatning for det nuværende system, Timesheet, og flekstidsregistrering for fastansatte TAP’er som erstatning for Buanco/Flexikon.

Projektejer

Bue Raun Andersen, SDU IT

Projektleder

Nina Thorsted Petersen, SDU IT

Om projektet

Formålet er at udnytte de teknologiske muligheder, som integreret og brugerrettet generativ AI tilbyder. Fx til at forbedre og effektivisere SDU's administrative processer, øge TAP's kompetencer til at favne og mestre de teknologiske muligheder inden for AI, for herigennem at styrke den digitale modenhed i organisationen. Fokus er på læring og opbygning af kapabiliteter fremfor økonomiske gevinster. 

Projektejer

Jacob Jensen, SDU Analytics

Projektleder

Poul Basse, SDU IT

Om projektet

Rstudio er implementeret i SDU Analytics. Det nye system sikre en robust og fremtidssikre platform, hvor data kan samles fra forskellige kilder fx STADS og Pure, analyseres og publiceres i forskellige rapporter til SDU's brugere.

Projektejer

Jacob-Steen Madsen, SDU IT

Projektleder

Philip Nelander-Jørgensen, SDU IT

Projektejer

Jacob-Steen Madsen, SDU IT

Projektleder

Philip Nelander-Jørgensen

Projektejer

Martin Davidsen, SDU Uddannelse

Projektleder

Sofus Ryge Petersen, SDU Uddannelse

Projektejer

Bue Raun Andersen, SDU IT

Projektleder

Nina Thorsted Petersen, SDUIT

Om projektet

Projektet har til formål at sikre systemunderstøttelse af SDU Uddannelsesberetning – indledningsvis ved HUM og SAMF, 
med mulighed for udbredelse. Den eksisterende løsning er af ældre dato, og det opleves, at løsningen løbende bliver mere skrøbelig. Det vurderes, at det vil være muligt at opnå væsentlige optimeringer ved at anvende teknologier fra Office 365.

Projektejer

Jacob-Steen Madsen, SDU IT

Projektleder

Philip Nelander-Jørgensen, SDU IT

Om projektet

Fase ét bestod i at få flyttet alle brugere og – så vidt muligt – øvrige mailbokse fra Exchange-servere on-prem til Exchange Online. Den store fordel ved dette var, at vi kunne drage nytte af den rivende udvikling inden for både sikkerhed og forbedringer af brugeroplevelsen. Det var dog stadig nødvendigt med et mindre Exchange on-prem setup for at kunne imødekomme vores behov for lokal mailhåndtering på SDU. Denne opsætning blev trimmet ned til at kræve mindst mulig vedligeholdelse og dermed færre omkostninger.

Fase to blev igangsat i august 2022. I denne fase blev telefonidelen flyttet fra vores daværende on-prem Skype for Business-løsning over til Teams, som er en cloud-baseret løsning. Dette indebar ikke kun, at telefonien blev migreret fra Skype for Business, men også, at de forskellige telefonkøsystemer – fx til Servicedesken – rundt omkring på SDU blev håndteret. Derudover blev en række fastnettelefoner, fx i laboratorier, også flyttet til den nye løsning. Efterfølgende blev Skype for Business helt udfaset til fordel for Teams.

Projektejere

Lisbeth Møller, SDU HR
Nicolai Sørensen, Økonomiservice

Projektleder

Mette Thomassen, SDU IT

Projektejer

Henrik Mørkenborg, Teknisk Service

Projektleder

Martin Apitz

Om projektet

For at ensrette arbejdsgangene og skabe større tryghed for medarbejderne, er Service og Logistik i Teknisk Service ved at indføre et nyt lagersystem. Systemet samler flere funktioner og erstatter gamle og utilstrækkelige systemer.

Der er flere fordele ved systemet, som nogle af de vigtigste kan nævnes:

• Registrering samt overblik over placering af alle vare på lager.
• Samling af alle lager og logistik funktioner på en digital platform.
• Reduktion af papirforbrug.
• Systemet er skalerbart og vil kunne bruges af flere afdelinger på SDU.
• Forbedret sporbarhed på leverede pakker.
• Digitalt samarbejde imellem Indkøb og logistik.
• Mulighed for udtræk af statistik til brug ved fremtidig optimering af plads og indkøb.

Projektejere

Jacob Jensen, SDU Analytics
Jørgen B. Henriksen, TEK Fakultetsadministration

Projektleder

Poul Basse

Om projektet

En oversigt til det Tekniske Fakultet er lavet af SDU Analytics, som samlede data fra STADS og Evalueringssystemet. I oversigten kan studieledelse fx se antal studerende, karaktergennemsnit og fagenes score fra evalueringssystemet. Det giver dem mulighed for at målrette arbejdet med uddannelseskvaliteten. Det er ikke muligt at se oplysninger om enkelte studerende. Løsningen er klar til efterårssemesteret 2022.

Projektejer

Bue Raun Andersen, SDU IT

Projektleder

Stefan Valente Mulbjerg,  SDU IT

Om projektet

Projektets formål er at understøtte organisationens behov for at automatisere processer, skabe nye, effektive løsninger, herfor via low-code/no-code-tilgangen i Microsoft Power Platform samt at øge hastigheden fra brugerbehov til løsning. Derudover udarbejdes en governance for brugen af Microsoft Power Platform.

Projektejer

Annette Schmidt, SAMF Uddannelse

Projektleder

Poul Basse, SDU IT

Om projektet

SAGA er egenudviklet specielt til sagsbehandling af studienævnsansøgning og eksamensklager. SAGA er i drift på Samf, Hum, Sund og Nat.

Projektejer

Henrik Mørkenborg, Teknisk Service

Projektleder

Sweco (ekstern)

Projektejer

Henrik Mørkenborg, Teknisk Service

Projektleder

Trine Baadsgaard

Om projektet

Projektet vedrører udskiftning af det eksisterende Facility Management system (FM-system) til et andet, som passer bedre til Teknisk Services ønsker/behov.

FM-systemet er en digital platform, som kan understøtte beslutningerne om samt styringen og udførelsen af drifts- og vedligeholdelsesopgaverne. I Teknisk Service har vi i vores FM-system samlet informationer om arealer, rum, anlæg, installationer, drift og vedligeholdelse af bygningsdele og meget andet.

Hele SDU's bygningsmasse er optegnet i tegneprogrammet Revit (3D) og importeret til FM-systemet, hvor det danner basis for vores registreringer. I FM-systemet kan man krydse mange forskellige informationer og udarbejde rapporter, som giver overblik over fx antal kontormoduler, antal kvadratmeter fordelt på institutter/fakulteter, rengøringskoder mv.

Derudover er vi i Teknisk Service ved at skabe et overblik over alle SDU's tekniske anlæg, hvilke områder de dækker (fx hvilke lokaler et ventilationsanlæg forsyner) samt hvilke serviceopgaver, der løbende forekommer på anlæggene, herunder også økonomien i form af servicekontrakter og levetider.

FM-systemet sikrer med andre ord, at Teknisk Service kan vise og finde mange forskellige informationer, som er vigtige for den daglige drift.