Lovgivning for journalisering

SDU er som statslig myndighed underlagt offentlighedslovens § 15 om journaliseringspligt.

Formålet med loven er at sikre, at dét der sker i den offentlige forvaltning, herunder den undervisning, forskning og administration, der foregår på SDU, tager udgangspunkt i de grundlæggende principper, som det danske samfund bygger på.

Loven udstikker regler for, hvordan myndighederne skal håndtere behandlingen af en sag.

Formålet med forvaltningsloven er at sikre, at den enkelte borger – i vores tilfælde primært studerende og medarbejdere – får behandlet og afgjort deres sag på et oplyst og sagligt grundlag.

Formålet med arkivloven er, at vi som offentlig institution får bevaret og afleveret udvalgte informationer og data til brug for eftertiden. Vi kalder disse informationer og data for arkivalier.

Det er Rigsarkivet, der afgør, hvad der betegnes som arkivalier, og dermed hvad vi skal aflevere.

Et yderligere aspekt i forhold til arkivloven er, at vi som institution skal varetage arkivmæssige hensyn – dvs., at vi skal sikre, at vores sager og dokumenter (arkivalier) opbevares forsvarligt og i en systematik, der gør, at eftertiden kan fremfinde og anvende dem bl.a. til forskning.

WorkZone er indrettet, så det varetager de arkivmæssige hensyn, og vores brug af systemet er godkendt af Rigsarkivet.

Ud over den skriftlige dokumentation, som SDU er forpligtet til at journalisere, er vi ifølge Offentlighedslovens § 13 også forpligtet til at dokumentere mundtlige oplysninger, der ikke allerede foreligger på skrift i den enkelte sag, men som har væsentlig betydning for fx en sags afgørelse eller en opgaves handlingsforløb.