Denne side indeholder udelukkende information vedrørende det kommende systemskifte fra Acadre til WorkZone. Søger du support til Acadre, kan du kontakte ESDH-sekretariatet her.
Er du Acadre-bruger?
For de af jer, der til dagligt arbejder i Acadre, vil I stå overfor en tilvænningsperiode i forbindelse med systemskiftet til WorkZone. Nye systemer betyder også nye muligheder og der er blevet arbejdet på at effektivisere og optimere arbejdsgange inden for den nuværende journaliseringspraksis.
I forbindelse med systemskiftet foretages der periodeskifte. Afslutningen af brugen af Acadre, betyder du ikke kan arbejde videre i dine sager. I stedet skal du have en ny sag i WorkZone og arbejde videre i. Undtaget er igangværende dossiersager, som f.eks. studentersager og personalesager.
Der er endnu ikke fastlagt en dato for idriftsættelsen af WorkZone, derfor er det heller ikke planlagt hvornår periodeskiftet sker. Du kan læse mere om periodeskiftet her.
Journaliserer du ikke til dagligt eller slet ikke? WorkZone bliver også relevant for dig
WorkZone kommer ikke kun til at påvirke nuværende Acadre-brugere, men langt de fleste TAP’ere - formentlig også dig.
Det er der overordnet 2 grunde til:
- Vi står overfor en fremtid, hvor vi kommer til at journalisere mere end hvad vi gør nu.
- WorkZone er meget mere end et journaliseringssystem.
Med WorkZone får vi et system, der i langt højere grad end Acadre, understøtter journalisering af administrative opgaver bredt. Derfor er det ambitionen at WorkZone komme til at understøtte og indgå i flere arbejdsgange og processer i fremtiden. Derfor kommer det nye system til at påvirke flere medarbejdere, end dem der i dag bruger Acadre, og som traditionelt har sidder med klassisk journaliseringsforpligtede opgaver.
WorkZone vil f.eks. i større omfang bruges til mødehåndtering af forskellige dokumenter i forbindelse med råd-, nævns- eller udvalgsarbejde.
Det kan f.eks. være:
- Sammensætning af styrende organer f.eks. institutråd, akademisk råd, samarbejdsudvalg mm.
- Møder i styrende organer f.eks. dagsordner, mødereferater med eventuelle bilag
- Eksterne udvalg og møder
Oplæring i WorkZoneD. 27. august afholdes der kickoff-arrangement for alle brugere og interesserede. Det bliver afholdt som webinar, og du får tilsendt en invitation med link til tilmelding, når vi kommer tættere på sommerferien. Til dette webinar har du mulighed for at stille spørgsmål til systemt. Skal jeg deltage i arrangementet, hvis jeg ikke journaliserer til dagligt?På mødet bliver det også præsenteret, hvorfor WorkZone er meget mere end et journaliseringssystem, og hvilke fremtidsplaner der er med systemet. Så selvom du ikke journaliserer særlig meget (eller overhovedet), vil vi anbefale dig at deltage i mødet, da der er stor sandsynlighed for at du kommer til at anvende systemet i nogle af dine arbejdsopgaver på sigt. |
Nuværende status for idriftsættelsen af WorkZone:
- Programmet Fremtidens ESDH er fortsat i gang med at udarbejde en ny plan for idriftsættelsen af WorkZone i samarbejdet med leverandøren KMD.
- Når den nye tidsplan foreligger, og vi har gennemført en succesfuld prøvemigrering, melder vi den nye dato for idriftsættelsen af WorkZone ud. Den kommer til at ligge efter sommerferien 2024, og der bliver taget hensyn til årshjulet på SDU. Derfor forventer vi, at det bliver omkring 1. oktober 2024.
Humanioras superbrugergruppe
Orienter dig om hvem du kan kontakte i din enhed, hvis du har spørgsmål i til overgangen fra Acadre til WorkZone eller journalisering i WorkZone.
- Lotte Boch (Uddannelse og Kvalitet, fakultetssekretariatet)
- Emil Bisp (Studiesekretariatet)
- Ingelise Nielsen (Studiesekretariatet)
- Helene Christensen (Studiesekretariatet)
- Marlene Østergaard (Studiesekretariatet)
- Stefan Knudsen (Sekretariatsleder, Institut for Kultur- og sprogvidenskaber)
For yderligere spørgsmål kontakt Humanioras forandringsmedarbejder Maria Mejnborg Lidsmoes.