Studienævnene bør følgende nedenstående anbefalinger i deres sagsbehandling:
1. Studerende skal som udgangspunkt dokumentere de "usædvanlige forhold", fx i form af en lægeerklæring.
Den studerende bør også redegøre for følgende:
- Det usædvanlige forholds karakter.
- Hvordan det usædvanlige forhold ligger uden for den studerendes kontrol.
- Hvordan det usædvanlige forhold har været af afgørende betydning for, at der må søges om dispensation.
2. Studienævnet bør give eksempler på, hvad der kan betragtes som "usædvanlige forhold", som en del af beskrivelsen af studienævnets praksis.
3. Der skal i studienævnets afgørelser oplyses om studienævnets praksis, hvis den studerende får helt eller delvis afslag på en ansøgning.
Læs mere i vejledningen: Vejledende retningslinjer for studienævnenes arbejde med dispensationer og fortolkning af "usædvanlige forhold.
Lægeerklæringens indhold har betydning for, hvordan studienævnet vurderer den studerendes ansøgning. Nedenstående tjekliste beskriver hvilke informationer, studienævnet vægter i sin behandling, dvs. informationer, som er gode at få beskrevet i lægeerklæringen.
Med hensyn til dokumentationskrav, har vi været tilbageholdende med at udstikke helt faste krav, da formålet med dokumentationen er at afdække og dokumentere det usædvanlige forhold og man derfor ikke på forhold kan definere helt klart, hvad der kan godtages af et studienævn og hvad der ikke kan.
- Det skal tydeligt fremgå af lægeerklæringen, at den studerende har været syg.
Det bør fremgå, at lægen har vurderet, at den studerende er eller har været syg, har eller har haft en sygdom, er eller har været sygemeldt.
Det er ikke et krav, at det beskrives, hvilken sygdom, der er tale om. Det er ligeledes ikke nødvendigt at medsende lægejournaler m.m. for at dokumentere lægeerklæringens indhold.
- Det skal fremgå af lægeerklæringen, hvordan sygdommen har relevans for dispensationsansøgningen.
Det gøres ved, at lægen oplyser, at den studerende på grund af sin sygdom ikke har kunnet/kan deltage i studieaktiviteter, har nedsat koncentrationsevne eller lign.
- Det skal fremgå af lægeerklæringen i hvilken periode den studerende har været eller er syg.
Der skal oplyses, om sygdommen forventes at være tidsbegrænset eller permanent. Hvis der er tale om en tidsbegrænset sygdom skal det fremgå, fra hvilken dato til hvilken dato, den studerende forventes at være syg. Det bør så vidt muligt fremgå, om sygdommen har bevirket, at den studerende har været fuldtids- eller deltidssygemeldt.
- Den studerende oplyses om, at han/hun bør, også ved pludseligt opstået sygdom, opsøge sin læge under sygdommen.
Uanset om den studerende bliver langvarig eller akut syg under sit studie, er det en god idé, at den studerende opsøger læge og får dokumentation på sit sygdomsforløb og hvordan det har påvirket den studerendes evne til at studere. På den måde kan den studerende, hvis han/hun enten nu – eller senere i sit studie - kommer i klemme med reglerne om fx studieaktivitet og tidsgrænser, dokumentere årsagen i en evt. dispensationsansøgning.
Det helt klare udgangspunkt er, at universitetet ikke stiller spørgsmålstegn ved en lægeerklæring modtaget som dokumentation for sygdom, da lægen antages at besidde den faglige kompetence til at vurdere patienten. Der må dog forudsættes, at lægeerklæringen indeholder en egentlig lægefaglig vurdering, ligesom der må være årsagssammenhæng.
- Startmerit: Skal søges, hvis en studerende tidligere har bestået fag på en anden, uafsluttet uddannelse.
- Forhåndsmerit: Skal søges, hvis en studerende ønsker at læse et eller flere fag på en anden uddannelse i Danmark eller udlandet og samtidig ønsker, at det eller disse fag skal erstatte fag på uddannelsen på SDU.
- Merit kan søges, hvis en studerende tidligere har bestået fag på en anden fagligt beslægtet uddannelse, som ønskes meriteret til uddannelsen på SDU.
Du kan læse mere om merit på studiets hjemmeside. Her på studiesiden for Oldtidskundskab, men den helt samme information findes på alle øvrige studiesider også.
Den studerende kan blive syg eller af anden årsag ønske at udsætte en afleveringsfrist. Kort sygdom, fejltilmeldinger og sygdom opstået op til eller under en eksamen hånderes af studieadministration som faktisk forvaltning.
Studienævnet skal behandle sager, hvis følgende den studerende søger om følgende:
- justering af studieforløb midt i et semester, fx afmelding af fag
- udsættelse af afleveringsfristen for speciale
- udsættelse af tidsgrænse for færdiggørelse af uddannelse
Særligt i forhold til udsættelse af tidsgrænsen for færdiggørelse af uddannelse, kan der opstå spørgsmål om proportionalitet. Læs notatet om Proportionalitetsprincippet og regler for senest afslutning af bachelor-, professionsbachelor- og kandidatuddannelser.
Ansøgninger om orlov behandles af uddannelsesjura og registratur.
Når SDU bliver opmærksom på at en studerende har et handicap skal der tages initiativ til at undersøge i, hvilket omfang den studerende bør have særlige prøvevilkår.
Workflow:
- Vurdering af den om studerendes handicap berettiger til dispensation fra en eller flere regler. Vurderingen er et samspil mellem et lægefagligt skøn og et uddannelsesfagligt skøn. Det lægefaglige skøn kan være i form af en lægeerklæring eller tilsvarende, som dokumenterer, at den studerende er forhindret i at gennemføre uddannelsen på lige fod med andre studerende.
- Sagen behandles i studienævnet. Den studerende gøres opmærksom på at SDU er bekendt med, at den studerende har et handicap, som kan påvirke den studerendes studieforløb og giver den studerende mulighed for at indsende yderligere dokumentation. Studienævnet skal foretage et uddannelsesfagligt af, hvorvidt den studerende skal tildeles særlige prøve vilkår. Studienævnet tager stilling til at fagelementer den studerende møder eller kan møde i den konkrete studieordning. Studienævnet bør bruge denne tjekliste om uddannelsesinstitutionernes forvaltning af handicapområdet i vurderingen.
- Afgørelse og brug af afgørelsen. Der skal i afgørelsen redegøres konkret for årsagen, hvis den studerende ikke kan gives særlige prøve vilkår. Det skal i afgørelsen fremgå, at det er den studerendes ansvar at henvende sig til studie-/eksamensadministrationen, når den studerende ønsker at gøre brug at dispensationen.
Læs mere om, hvordan studienævnet skal sagsbehandle og vurdere sager om studerende med handicap i SDUs udmøntningsnotat om hyrdebrev om handicapnotat.
Læs ministeriets hyrdebrev om uddannelsesinstitutionernes forvaltning af handicapområdet.
Læs "Vejledning til videregående uddannelser Studerende med fysiske eller psykiske funktionsnedsættelser" fra Dansk Center for Undervisningsmiljø.
Studienævnene får med jævne mellemrum ansøgninger fra studerende, som ønsker en anden ECTS-vægtning end den vægtning, det pågældende fag er udbudt med.
Denne procedure beskriver workflowet for hvordan man ændrer ECTS-vægten på et allerede udbudt fag.
Vær opmærksom på, at det studienævn der modtager ansøgningen fra den studerende, skal spørge det Institut der har disciplinansvaret, om de er villige til at udbyde en anden variant af faget.
Workflow:
- Studienævn A rekvirerer et fag på et institut - faget udbydes med 10 ECTS
- Studienævn B får en ansøgning fra en studerende om at måtte taget faget, men med et omfang på 5 ECTS
- Studienævn A spørger institut om de er villige til at udbyde en variant på 5 ECTS
- Hvis JA: Studienævn B sender afgørelsen i kopi til studienævn A's eksamenssekretær, så hun er opmærksom på, at en studerende har særlige forhold.
- Hvis NEJ: Studienævn B træffer afgørelsen og sender afslag til den studerende.
Får studienævnet en ansøgning om et fleksibel masterforløb, skal der i følge bekendtgørelsen udarbejdes en uddannelsesplan.
Bekendtgørelse om fleksible forløb inden for videregående uddannelser for voksne, §5, stk. 2 siger:
"Uddannelsesplanen skal beskrive ansøgerens samlede uddannelsesforløb, herunder afgangsprojektet."
Denne procedure beskriver workflowet for hvordan der udarbejdes en uddannelsesplan for studerende på fleksible masteruddannelser.
Workflow:
- I samarbejde med den studerende, faglig vejleder og SDU efteruddannelse, Uddannelsesjura og Registratur udarbejdes en plan som indeholder følgende:
- Ansøgerens adgangsgrundlag
- Forslag til titel på dansk og engelsk (master i xx / Master of xx)
- Uddannelsens faglige profil, herunder hovedemne, kompetenceniveau
- Kompetenceprofil, der skal vedlægges det endelige eksamensbevis.
- Tydelig oversigt over de uddannelseselementer, der indgår i forløbet,
- med angivelse af antal ECTS-point, herunder uddannelseselementer, der allerede er gennemført
- en angivelse af ved hvilken uddannelsesinstitution
- om elementerne skal gennemføres eller er gennemført
- i den rækkefølge, i hvilken uddannelseselementerne skal gennemføres og med en vejledende tidsplan herfor.
- Afgangsprojektet afslutter uddannelsen og skal være mellem 12 og 20 ECTS- point.
- Planen godkendes af studieleder
- Planen godkendes på et studienævnsmøde
Studienævnene er, jf. Universitetslovens § 18, bl.a. tildelt kompetencen til at behandle dispensationsansøgninger fra de studerende. Studienævnene har mulighed for at dispensere fra egne regler, eksempelvis fastsat i studieordninger, og når der i bekendtgørelser er indsat en dispensationsadgang.
Det enkelte studienævn opbygger over tid egen praksis for vurderingen af dispensationsansøgningerne, som er med til at sikre, at afgørelser træffes ud fra saglige hensyn og at ”lige sager behandles ens”. Studienævnets praksis må tage udgangspunkt i de konkrete forhold på de uddannelser, der hører under det enkelte studienævn, og kan derfor ikke forventes at være ens fra studienævn til studienævn.
En dispensation er en undtagelse fra de sædvanlige og faste regler, der gælder for en uddannelse. Studienævnene må derfor ikke etablere en praksis, der medfører, at alle, der måtte ønske en dispensation, skal have det, idet man derved vil tilsidesætte de regler, der er fastsat af lovgiverne og ministeren. Dette medfører også, at enhver behandling af en dispensation skal foretages ud fra et individuelt skøn og vedrører konkrete, individuelle forhold hos den enkelte studerende. Der skal derfor altid foretages en konkret vurdering i den enkelte dispensationssag.
Muligheden for at meddele en dispensation er ofte betinget af, at der foreligger ”usædvanlige forhold”.
I studienævnenes sagsbehandling og vurderinger er følgende forvaltningsprincipper bærende:
Proportionalitetsprincippet indebærer, at der skal være et rimeligt forhold mellem det passerede og sagens udfald. Der gælder således et almindeligt forbud mod, at forvaltningen anvender mere indgribende foranstaltninger, hvis en mindre indgribende er tilstrækkelig.
I sagsbehandlingen må studienævnet ikke sætte skøn under regel. Altså må der ikke opstilles regler eller træffes afgørelser uden der er foretages en individuel sagsbehandling.