Fakultetet øger fokus på intern kommunikation og medarbejderinddragelse
Som en del af arbejdet med fakultetets strategi og anbefalinger til medarbejderinddragelse arbejder ledelsesgruppen nu aktivt med at styrke den interne kommunikation.
Ledelsesgruppen på Det Naturvidenskabelige Fakultet har i en periode arbejdet målrettet med at skitsere en plan for at udvikle og fremme den interne kommunikation på fakultetet og ligeledes styrke fokus på medarbejderinddragelse i beslutningsprocesser.
Dette har blandt andet medført, at ledelsesgruppen aktivt tager stilling til eventuel medarbejderinddragelse og ledelseskommunikation ved hvert enkelt beslutningspunkt, der fremgår af dagsordenen til fakultetets ledelsesmøder.
Derudover har processen ført til formuleringen af fem mål og dertilhørende midler, der skal understøtte indsatsen for at få bedre intern kommunikation på fakultetet.
Mål
#1- Vi vil øge inddragelse af medarbejdere i flere beslutningsprocesser.
Det vil vi, fordi det understøtter fællesskabet ved at sikre bredere opbakning til beslutningerne, styrke beslutningsmandatet og træffe mere kvalificerede beslutninger.
#2 - Vi vil skabe gennemsigtighed og tydelighed omkring ledelsesbeslutninger i fakultetets forskellige ledelsesgrupper.
Det vil vi, fordi det skaber tryghed, mens det mindsker mytedannelse og misforståelser.
#3- Vi vil informere om vigtigste pointer fra råd, nævn og udvalg.
Det vil vi, fordi velinformerede medarbejdere bedre kan tage initiativ og agere handlekraftigt. Samtidig efterspørger medarbejdere mere gennemsigtighed og større indsigt i organernes arbejde.
#4 - Vi vil kommunikere tydeligt om forandringer besluttet centralt på SDU og i det politiske system.
Det vil vi, fordi det giver medarbejdere indsigt i og klarhed omkring beslutninger, der træffes uden for fakultet. Dette skal igen bidrage til trygheden og understøtte medarbejderes handlekraft.
#5 - Vi vil øge kendskabet til vigtigste nyheder på tværs af institutter.
Det vil vi, fordi det understøtter fakultetets sammenhængskraft og skaber blik for samarbejde på tværs af institutternes forskere, undervisere og administrative kolleger.
Midler
#1 - Øge inddragelse af medarbejdere i flere beslutningsprocesser
I beslutningsprocesser, hvor det er hensigtsmæssigt, at medarbejdere inddrages, anbefales det at gøre dette via dialogskabende fora. Den aktuelle beslutningsproces kan med fordel annonceres via indkaldelse til møde i det eller de relevante fora, så medarbejdere er forberedte på, at de via deltagelse i fora får mulighed for at engagere sig i beslutningsprocesser, de finder relevante.
I tilfælde, hvor der ikke er eksisterende fora med en relevant sammensætning af medarbejdere, kan fakultetets nyhedsbrev – eventuelt via Dekanens ord – anvendes til at gøre opmærksom på, at der indkaldes til kick off-møde, nedsættes (delvist) åbne arbejdsgrupper eller lignende.
I dagsordener til råd, nævn og udvalg pointeres det ved hvert beslutningspunkt, at der bør tages stilling til, hvorvidt det er hensigtsmæssigt at inddrage andre og i givet fald hvem.
Ligeledes træffes beslutning i råd, nævn og udvalg om, hvordan disse skal inddrages, og hvem der har ansvaret for at sikre inddragelsen. Beslutning om og processen for inddragelse beskrives i efterfølgende referat.
Samtidig opfordres råd, nævn og udvalg til at udvikle medlemmer og repræsentanters arbejde med at sikre, at de repræsenterer deres baglands interesser og synspunkter. Denne udvikling skrives ind i det enkelte råd, nævn og udvalgs kommissorium.
Læs også SDU's overordene rammer for medbestemmelse og medinddragelse.
#2 - Vi vil skabe gennemsigtighed omkring ledelsesbeslutninger i fakultetets forskellige ledelsesgrupper
Beslutninger truffet i ledelsesgrupperne kan videreformidles på to forskellige måder, der supplerer hinanden effektivt: Gennem envejskommunikation og via dialogskabende fora og kanaler.
Den oplagte kanal for envejskommunikation er nyhedsartiklen, der placeres på SDUnet og desuden prioriteres i fakultetets nyhedsbrev. Større beslutninger af mere afgørende karakter kan ligeledes foldes ud i Dekanens ord. På institutniveau anbefales det ligeledes, at institutledere formidler via en pendant til denne.
Vigtige ledelsesbeslutninger, som medarbejdere har særlig interesse i, bør ligeledes præsenteres i fora, hvor der lægges op til dialog. Her vil Dekanens hjørne være et oplagt forum. Ligeledes vil institutmøder og VIP-møder være oplagte fora, idet der her er mulighed for at stille afklarende spørgsmål til ledelseslaget.
Ved afrunding af ledelsesmøder aftales det, hvilke beslutninger der skal kommunikeres til hvilke målgrupper. Ligeledes aftales mest hensigtsmæssige afsender og metode for kommunikationen.
Jf. Anbefalinger om god ledelse - Tema 3 bør kritiske beslutninger og forudgående processer formidles tydeligt. Hvilket problem løses med beslutningen? Hvad er målet med beslutningen? Hvilke argumenter var for og imod? Hvorfor vægtedes argumenterne for beslutningen tungest?
Det foreslås, at fakultet afholder kvartalsvise opsamlinger, som skal understøtte ledelseskommunikationen ved begyndelse og afslutning af hvert semester. Disse kan afvikles virtuelt med mulighed for at stille spørgsmål direkte eller indsende spørgsmål på forhånd. Sessionerne optages og genudsendes via nyhedsbrev.
#3 - Informere om vigtigste pointer fra råd, nævn og udvalg
Efter hvert møde i relevante råd, nævn og udvalg sikrer det respektive organ sig, at referatet suppleres med en notits under overskriften: ”De(n) [to eller tre] vigtigste pointe(r) fra seneste møde i [navn på organ]”.
Notitsen opsummerer kort og præcist de vigtigste pointer fra mødet. Der tages udgangspunkt i målgruppen, således opsummering dækker de pointer, der er de vigtigste for modtagerne, da dette ikke nødvendigvis er de samme, som de vigtigste pointer for afsenderne. Der linkes fra notitsen til mødereferat, således interesserede kan orientere sig yderligere.
Det anbefales, at de relevante råd, nævn og udvalg på sigt får deres egen fællesside på SDUnet, som de respektive organer har ansvar for at bidrage til med opdateringer i form af notitser efter hvert møde.
Nederst i fakultetets nyhedsbrev kan der endvidere fremgå et fast punkt under overskriften: ”Nyt fra råd, nævn og udvalg”, hvor én vigtig pointe fremhæves af nyhedsbrevsredaktionen, som linker til den eventuelle oversigt med nyheder fra de inkluderede organer.
#4 - Vi vil kommunikere tydeligt om forandringer besluttet centralt på SDU og i det politiske system.
Fakultetets ledelsesgruppe forholder sig til den videre kommunikation efter samme fremgangsmåde som beskrevet i #2.
#5 - Øge kendskabet til vigtigste nyheder på tværs af fakultet og institutter
Fakultetets nyhedsflow indlejres på institutternes SDUnet-sider, således alle fakultetets medarbejdere eksponeres for fakultetets nyheder, når de går ind på SDUnet.
Ligeledes optimeres og strømlines institutternes nyhedsformidling via SDUnet, så deling af særligt forskningsnyheder og uddannelsesnyheder lettes. Dette arbejde skal samtidig muliggøre, at udvalgte artikler fra institutterne kan bringes i fakultetets nyhedsbrev.
Ved - i højere grad - at dele denne type nyheder fremadrettet på tværs af institutter ønsker vi, at forskere, undervisere og administrative kolleger får et bedre og mere omfangsrigt kendskab til hinandens arbejde.