SDU mailpolitik
Der findes forskellige mailtyper
- Neutrale mails
- Mails med personoplysninger om medarbejdere benævnt i relation til arbejdsfunktion eller faglig rolle i forbindelse med en sag eller et projekt må gerne bevares i Outlook.
- Mails med følsomme eller fortrolige personoplysninger
- Denne type mails skal som udgangspunkt aldrig opbevares i Outlook.
- Det er tilladt at sende og modtage denne type oplysninger til og fra en SDU-mailadresse.
- Modtages mails med fortrolige eller følsomme personoplysninger ekstern skal man journalisere eller flytte oplysninger til et andet godkendt sted, og herefter slette mailen inde i Outlook.
- Mails med almindelige personoplysninger
- Almindelige personoplysninger skal slettes fra Outlook, når der ikke længere er et legitimt formål med opbevaringen.
Er du afsender af en mail med følsomme og/eller fortrolige personoplysninger
- Hvis du er afsender af en mail med følsomme og/eller fortrolige personoplysninger skal du slette mailen fra mappen 'Sendt post'.
Er du modtager af en mail med følsomme og/eller fortrolige personoplysninger
- Hvis du er afsender, skal du huske at slette mailen fra din indbakke når du er færdig med at behandle mailen og har sørget for at journalisere indholdet et relevant sted.
Opbevaringsperiode i Outlook
- Mails med følsomme eller fortrolige data må maximalt opbevares i Outlook i 30 dage
- Fortrolige og følsomme oplysninger skal ikke ligge i Outlook. Har du behov for mails af denne karakter, skal du sørge for at de ligge på en anden sikker og godkendt opbevaringsplatform som fx. Onedrive eller NextCloud.
Særligt vedr. modtagelse og efterfølgende besvarelse af følsomme og/eller personlige oplysninger
- Såfremt man modtager mails med følsomme og/eller fortrolige personoplysninger skal man ved besvarelse være bevidst om vigtigheden i at sikre, at man sletter de følsomme og/eller fortrolige personoplysninger i den oprindelige mail.
Når man skal rydde op i sin mailbox
Via søgefunktionen i Outlook kan du indtaste et nøgleord for at fremsøge om du har mails med følsomme og/eller fortrolige personoplysninger liggende i mailboxen. Man kan med fordel søge efter:
- Mails med sygemeldinger fra kollegaer søg på sygdom, barnets 1. sygedag fraværende, etc.
- Mails vedr. ansættelsesudvalg søg på ansøgning, CV, cpr-nummer etc.
- Mails om arbejdstid, herunder ferie: søg på ferie, orlov, afspadsering etc.
- Mails vedr. løn: søg på løn, tillæg, m.v.
- Mails med (vedhæftede) referater, fx vedr. personsager.
- Mails vedr. aktindsigtsanmodninger
- Mails med udtræk med personoplysninger fra IT-systemer og fx Excel eller lign.
- Mails med (vedhæftede) referater, fx vedr. personsager.
- Mails sendt fra HR og tillidsrepræsentant.
- Mails med forskningsdata.
- Find ud af, om arbejdet med personoplysningerne er ophørt?
- Skal personoplysningerne arkiveres?
- Mails vedr. sager, fx dispensations-/meritsager og generelt:
- søg på sagsnummer eller emneord som fx dokumentfalsk, sygdom, afskrift, tyveri mm.