Købt, betalt og leveret
Det centrale aspekt ved afregningen er, lidt ligesom i forskning; dokumentation. Dvs. revisorerne skal kunne se, hvad der er købt, betalt og leveret.
Oplysninger fremgår af disse typer af bilag:
- Fakturaer
- Regninger
- Kvitteringer vedr. betaling på internettet
- Billetter
- Bon’er (typisk kassebon, taxibon og lignende)
I tilfælde af, at din afregning ikke går igennem, vil det være på grund af utilstrækkelig eller manglende dokumentation. Så husk at vedlægge ovenstående typer af dokumentation, når du afregner.
Utilstrækkelig dokumentation
Der vedhæftes af og til anden form for dokumentation, der på forskellig vis ikke lever op til kriterierne om at dokumentere, hvad der er købt, betalt og leveret.
Eksempler på utilstrækkelig dokumentation er for eksempel:
- En dankortkvittering (her kan man se, at et beløb er trukket, men ikke hvad der er købt)
- En ordrebekræftelse (her kan man se, hvad der er bestilt, men ikke at det er blevet leveret)
- En udskrift af en bankoverførsel (her kan man se, at der er overført penge men ikke for hvad).
På siden Dokumentationskrav vedr. udgiftsbilag kan du se, hvad der er hhv. tilstrækkelig og utilstrækkelig dokumentation.
I tvivl om dokumentation?
Hvis du er i tvivl om hvilken type af dokumentation, der kan bruges, kan du få hjælp i disse to guides:
Utilstrækkelig dokumentation – hvad så?
Er du endt i en situation, hvor det ikke er muligt at fremskaffe dokumentation, der specificerer, hvad der er købt, kan du undtagelsesvist blive nødt til at ty til en tro- og loverklæring.
I en tro- og loveerklæring forklarer man baggrunden for, at det ikke har været muligt at fremskaffe tilstrækkelig dokumentation for udgiften.
Du kan enten vedhæfte en Tro- og loveerklæringen eller i kommentarfeltet i zExpense notere baggrunden for, at dokumentationen ikke kunne fremskaffes – f.eks. ”Tro og love: Kvitteringen ikke mulig at skaffe”.