Flytteomkostninger

SDU kan afholde dokumenterede, rimelige udgifter til rejse- og flytteomkostninger, når vi ansætter videnskabelige medarbejdere, der er rekrutteret i udlandet. SDU dækker ikke udgifter for medrejsende familie.

Det er skattepligtigt som A-indkomst, hvis SDU dækker rejseomkostninger og/eller flytteomkostninger for videnskabelige medarbejdere rekrutteret i udlandet. Det betyder, at SDU skal indeholde A-skat af udgiftsbeløbet.

Hvis medarbejderen er omfattet af forskerbeskatningsordningen, så vil SDU’s dækning af rejseomkostninger og/eller flytteomkostninger også blive beskattet efter disse regler.

Når et institut/enhed har besluttet at dække en nyrekrutteret medarbejders rejse- og/eller flytteomkostninger gøres det på denne måde:

1. Den nyansatte medarbejder betaler selv fakturaen fra flyttefirmaet og/eller rejsebureauet.
2. Den nyansatte medarbejder afleverer dokumentationen for udgiften til instituttet/omkostningsstedet.
3. Instituttet/omkostningsstedet sender information om rejse- og flytteomkostninger i en mail til Lønkontoret (loen@sdu.dk).
   Der skal sendes en mail pr. nyrekrutteret medarbejder (pr. cpr-nummer). Personen på SDU - der må anvise udgifter for den betalende enhed - skal være CC på mailen. Mailen skal indeholde følgende oplysninger og dokumentation:
   1. Emnefeltet i mailen skal udfyldes således ”Rejseomkostning/Flytteomkostning, ny VIP” og derefter navnet på den nyrekrutterede medarbejder samt omkostningssted.
   2. Cpr-nummer på medarbejderen.
   3. Navn på medarbejderen.
   4. Kontostreng hvor udgiften skal konteres. Artskontoen vil være 223600.
   5. Navn på medarbejderen på SDU, der må anvise udgifter for den betalende enhed.
   6. Beløb der skal betales til medarbejderen. Beløbet skal oplyses i danske kroner. Der skal endvidere fremgå en specifikation af  beløbet inklusiv omregning af udgifter afholdt i udenlandsk valuta til danske kroner.
   7. Dokumentation for de af medarbejderen afholdte udgifter.
4. Der kan godt udbetales et lavere beløb, end medarbejderen har afholdt udgifter for.
5. Der kan ikke udbetales et højere beløb, end medarbejderen har dokumentation for.
6. Lønkontoret kvalitetssikrer den modtagne dokumentation.
7. Lønkontoret sørger for udbetaling af beløbet, som instituttet har besluttet at give til medarbejderen. Det sker ved førstkommende udbetaling gennem SLS af månedsløn. Der bliver indeholdt arbejdsmarkedsbidrag og A-skat af beløbet inden udbetalingen. Udgiftsbeløbet bogføres på artskonto 223600 i ERP.
8. Rejsekontoret i Regnskabsafdelingen skal afvise anmodninger om refusion af rejse- og flytteomkostninger via zExpense og i stedet henvise til arbejdsgangen i denne tekst.

Yderligere oplysninger fås på disse sider:

Hjemmel i Finansloven:  Se særligt side 54 (52) i pdf’en.

SDU's cirkulære om løn, honorar og udgiftsgodtgørelse, punkterne C.3 og H.3.

Side på SDUnet om indberetning til Skattestyrelsen af forskellige SDU-udgifter, punkt D og F