Opslag/invitation
Opslaget (invitationen) til ph.d.-forsvaret udarbejdes af ph.d. skolen. De får oplysningerne til opslaget fra den ph.d.-studerende.
Videresend MEGET gerne invitationen til IST-sekretariatet, da besked fra ph.d.-skolen til tider smutter. Sekretariatet deler gerne opslaget på sociale medier.
Lokalebookning
Enheden skal sørge for at booke lokale til forsvaret ud fra, hvad den ph.d.-studerende ønsker, under hensyntagen til hvad der kan lade sig gøre. IST-sekretariatet er gerne behjælpelig hermed.
Husk; der skal bookes et lokale til formøde, som afholdes en time, før ph.d.-forsvaret finder sted, ofte fra kl. 12 eller 12.30 og en time frem. Anfør formål og kontaktperson.
Book evt. også et område til afholdelse af efterfølgende reception.
Formøde forplejning, blomst og vand i lokalet
HUSK at drøfte evt. frokost til bedømmelsesudvalget. Ofte ligger mødet omkring kl. 12 og udvalget forventer frokost. Udgift til frokost/sandwich, drikkelse og kaffe ligger hos enheden eller hovedvejleder. HUSK maks. beløb til pr. deltager er kr. 175,- inkl. moms pr. person (SDU regler, 2017).
Instituttet betaler for en buket til den ph.d.-studerende. (Pris fra Bloomit pr. novemberr 2023 Kr. 562,50 (inkl. moms)).
Blomster leveres som standard i postrummene, så enheden skal have en medarbejder, der er i stand til at hente buketten og medbringe denne til forsvaret.
HUSK at bestille vand til bordet i lokaler (eller medbring små ”SDU vand” fra Centrallageret webshop).
IST-sekretariatet er behjælpelig med alle bestillingerne, forplejning til formødet, blomst til ph.d.-studerende og vand til lokalet, men vi kan ikke stille med en medarbejder der kan hjælpe med at bringe blomst og vand til lokalet.
Evt. reception efter forsvaret
Hvis der bestilles forplejning via Kantinen på SDU til reception efter forsvaret, så HUSK enten at bestille personale (fra kantinen) eller sørg for at indgå aftale om stille maden frem OG at der efterfølgende bliver ryddet op igen. Det betyder, at service og overskydende mad skal op på vognen.
Obs: Kantinen leverer man-torsdag indtil kl. 15, fredag indtil kl. 14.30 mod ”normalt gebyr”. Senere levering koster som minimum 1 personaletime (DKK 480,- pr. november2023)
Det er IKKE et krav, at den studerende bestiller mad via kantinen. Man må selv medbringe/bestille fra anden catering.
Lokaler og rengøring
Kontakt betjentene på 8888 og bed dem om at tjekke IT-udstyr og lokale ca. en time inden start.
Trykte afhandlinger
Den ph.d.-studerende skal selv betale for trykte afhandlinger. Når disse bestilles ved Grafisk Center, husk da venligtst at opgive en kontostreng til instituttets indkøber.
Afholdelse af ph.d.-forsvar uden for SDU’s præmisser
Hvis den ph.d.-studerende ønsker at afholde sit forsvar uden for SDU’s område, er det nødvendigt at søge dekanen på Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet om tilladelse. Det skal være en begrundet ansøgning med en god forklaring på, hvorfor man ønsker at holde forsvaret et andet sted. Ansøgningen skal stiles til dekanen på Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet med hovedvejleder og ph.d.-forsvareren som afsender. Ansøgningen sendes i første omgang til ph.d.-skolen (ph.d.-skolens mailboks eller Helle Norman Petersen, som videresender den til dekanen, som træffer en afgørelse).
Afholdelse af omkostninger til opponenter i forbindelse med ph.d.-forsvar
Ph.d.-skolen skolen betaler udgifter til opponenters honorarer, transportudgifter og op til to dages overnatning på et hotel booket gennem ph.d.-skolen.
Rettelser/tilføjelser bedes sendt til IST-sekretariatet@health.sdu.dk