Velkommen til Institut for Sundhedstjenesteforskning - i daglig tale IST
Vi har på denne side forsøgt at samle en del af de praktiske oplysninger, som nyansatte ofte kan have brug for.
Placeringen af forskningsenhederne i Odense på Nyt SUND er følgende:
Epidemiologi, Biostatistik og Biodemografi (EBB), level 1 mellem Skoven og Tveden.
Brugerperspektiver og Borgernære Indsatser (BBI), level 1 mellem Marken og Tveden.
DaCHE (Sundhedsøkonomerne), level 2 mellem Skoven og Marken.
Forskningsenheden for Almen Praksis (FEA), level 2 mellem Marken og Forten N.
Klinisk Farmakologi, Farmaci og Miljømedicin (KFFM), level 2 mellem Tveden og Forten N.
IST-sekretariatet, level 2 mellem Marken og Tveden.
Hvis du finder det svært at finde rundt kan du med fordel downloade appen "SDU Maps" i enten App Store (iPhone) eller Play Butik (Android).
Sekretariatsbetjening
På IST har vi oprettet funktionspostkasser, så der (næsten) altid vil være en, der kan svare på mails.
IST-Sekretariatet kan kontaktes på IST-sekretariatet@health.sdu.dk. Adgang til postkassen har Bettina Gundolf, Christina Therese Brøkker-Knudsen og Ngaio Ustrup. Forskere fra DaCHE, BBI, EBB og KFFM har sekretariat her.
FEA har eget sekretariat under sekretariatsleder - Helle Reintoft Andersen - 65503830I Esbjerg hos Sundhedsfremme sidder- Bettina Gundolf - 65504214.
Herudover kan enkelte enheder eller projekter have tilknyttet yderligere administrativt personale - prøv at spørge på din enhed.
HR og Økonomi
I efteråret 2023 blev HR-funktionen og Økonomi-funktionen flyttet fra institutterne til Fakultetet i 2 nyoprettede enheder SUND-HR og SUND-økonomi. Ansatte på IST kan med fordel skrive til følgende postkasser med deres spørgsmål:
SUND-HR@health.sdu.dk eller IST-HR@health.sdu.dk
IST-economy@health.sdu.dk
Nøgler og adgangskort
SUND-HR vil i forbindelse med din ansættelse sørge for at oprette dig som bruger, dvs. du får en SDU-mail og et adgangskort. Adgangskortet bruges til at komme igennem indgangsdøre og gangdøre uden for almindelig åbningstid. Du skal når du modtager dit adgangskort aktivere det og oprette en PIN-kode til det.
(Husk det - ellers kan du ikke komme ind udenfor åbningstiderne. )De fleste steder er åbningstiden kl.7.00-17.00 for yderdøre, og kl. 8.00-16.00 for indvendige døre.
Adgangskortet fungerer desuden som dit kopi-/printerkort.
Først når du har et adgangskort kan IST-sekretariatet lave en nøgle til dig.
Din nøgle skal opdateres mindst en gang om måneden, gerne oftere på en af de sorte bokse, der er placeret ved indgangene. (pr. februar 2025 - kun ved indgangene fra cykelstativerne, der arbejdes på at få sat bokse op, der hvor man kommer ind fra P-pladsen.)
Nøgle og adgangskort skal returneres ved fratrædelse.
Kontorartikler - Odense
Gængse kontorartikler, blokke, penne, post-it mv. er at finde i ISTs depotrum på 1. sal, lokale V12-616a-1. HUSK venligst at give besked, hvis du ser at der ikke er meget/mange af en artikel tilbage, så der kan blive indkøbt mere. Du må altid spørger efter kontorartikler, det er ikke altid sikkert at du får lige det mærke, du gerne vil have, da vi skal overholde indkøbsreglerne i staten.
Hvis du tager det næstsidste eller sidste af noget - læg da venligst en besked hos Ngaio Ustrup, så der kan blive købt ind til den næste der skal bruge tilsvarende.
Bemærk: Dette gælder ikke for FEA-ansatte. De skal henvende sig til Lone Myllerup Hansen.
Kontorartikler - Esbjerg
Al henvendelse vedr. kontorartikler i Esbjerg skal ske til Bettina Gundolf.
Arbejdsmiljø
Du kan læse om arbejdsmiljø på IST her.
Generel information om arbejdsmiljø på SDU ligger her.
Oplysninger om Beredskab på SDU findes her.
Personalemøder
Fælles for hele IST afholdes der årligt Institutforum for alle medarbejdere og studenterrepræsentanter fra de uddannelser vi underviser på.
Forskningslederne afholder møde omtrent en gang om måneden.
På de enkelte enheder afholdes der ligeledes personalemøder, men her er enhederne forskellige. Spørg derfor din sekretær eller en af dine kolleger, hvordan netop din enhed har organiseret det.
Referater fra Institutforum, Forskningsledermøderne og andre fora, kan ses under punktet Udvalg og møder.
GDPR
Internt på IST fungerer Marie Kruse fra DaCHE, som vores GDPR ekspert. Hun er også i høj grad tovholder på ISTs forskingsinstruks.
Alle ansatte skal tage et kursus i GDPR.
Medarbejderudviklingssamtaler (MUS)
En gang om året afholdes medarbejderudviklingssamtaler. Hver medarbejder afholder samtalen med sin umiddelbart foresatte – det vil i forskningsenhederne sige forskningslederne, med mindre andet er aftalt. Fordelingen af ansvaret for at MUS afholdes, godkendes en gang årligt på Det Sundhedsvidenskabelige Fakultets Samarbejdsudvalg.
Du kan læse mere om ”MUS”på Servicesiderne.
Sygdom, ferie og fravær
Fravær skal altid indberettes til IST-HR. Det kan være sygdom, barns 1. og 2. sygedag, planlagt sygefravær, omsorgsdage, barsel, m.v. -
Sygdom
Skulle du blive syg bedes du give IST-HR besked så tidligt på 1. sygedag som muligt enten ved at ringe eller skrive en mail. Når du igen ønsker at raskmelde dig gøres dette også med en mail. Det vil også altid være rart for din nærmeste leder at vide at du ikke kommer ind på arbejdet og evt. din kontormakker.
Ferie
En gang om året (i juni) bliver alle medarbejdere bedt om at indtaste ferieønsker for det kommende ferieår (1. sept-31. december det følgende år).
Dette tastes i HCM. (Tip: sid evt. med en kalender ved siden af dig.) Ændringer i ferieafholdelsen skal altid indmeldes før ferien skulle have fundet sted til IST-HR.
Post
I Odense kommer posten i 2 lokaler.
I "Marken" lokale V18-700c-0 kommer post til EBB, BBI, DaCHE og Institutsekretariatet.
I "Toften" lokale V18-806c-0 kommer post til FEA og KFFM.
Henter man post og se noget til andre på IST er man naturligvis så venlig at tage det med op, man kan aflevere det i sekretariatet. Sekretariatet sørger for at hente posten i Marken alle dage med undtagelse af torsdag. FEA og KFFM henter selv deres post.
I Esbjerg kommer posten ud til enhederne. Spørg din sekretær eller en kollega hvor du kan hente det.
Post til udlandet skal altid markeres med "A Prioritaire".
Kalenderen i Outlook
Alle medarbejdere opfordres til at bruge kalenderen og til at sikre at andre har adgang til den. Det er en selvfølge, at man har delt sin kalender med sin sekretariats medarbejder. Sæt møder, undervisning, rejser, ferie mv. ind i kalenderen. Private aftaler kan naturligvis låses.
Microsoft Teams er din telefon
Har du ferie eller er længerevarende væk, skal du omstille din telefon til omstillingen og sætte autosvar på din e-mail.
Microsoft Teams finder du i Softwarecenteret, men mon ikke IT allerede har installeret det på din maskine.
IT
Har du et problem med dit it-udstyr kan du kontakte IT-Service via: https://service.sdu.dk/support/home
I haster tilfælde kan de også kontaktes pr. telefon 2990.
Værd at vide - i øvrigt
Vi ved godt – at ovenstående information slet ikke er dækkende, for alt det man har behov for at vide på en ny arbejdsplads. Men vi håber, du føler dig lidt hjulpet på vej.
SDUs officielle onboarding side
IST på SDUnet (vores intranet)
IST på sdu.dk (vores eksterne net): http://www.sdu.dk/ist