Der er ingen facit i en kommunikationsplan, så tilrettelæg den efter jeres behov.
En kommunikationsplan bør dog indeholde:
Målsætning. Hvad er målet med projektets kommunikation? Hvad vil I opnå? Vær realistisk, måske er målet at skabe opmærksomhed fremfor adfærdsændring.
Budskaber. Hvad vil I fortælle jeres målgrupper? Hvad er det vigtigste, de skal have at vide?
Målgrupper. Hvem vil I kommunikere til? Hvordan fanger I målgrupperne og hvornår? Skal de f.eks. høres, informeres, inddrages, og hvad har de af forventninger til kommunikation fra jer/om projektet?
Hvad er målgruppens udgangspunkt – ved de noget allerede om emnet og forstår de fagudtryk?
Det er en rigtig god idé særligt i store projekter med mange interessenter at lave en interessentanalyse (styrker, svagheder, muligheder og trusler) – så man får overblik over alle målgrupper.
Kanaler. Hvordan vil I nå jeres målgrupper? Hvilke platforme, medier, konferencer og lign. er de på? Læser de overhovedet mails eller er de væk fra computeren hele dagen?
Derudover tænk gerne over de udfordringer, som projektet/kommunikationen står overfor. Disse kan findes ved at udarbejde en risikoanalyse, såsom en SWOT-analyse: Hvad kan true projektet og dermed også kommunikationen? Hvad har I af modstand(ere), hvad venter i horisonten af mulige forhindringer/ potentielle muligheder f.eks. skolereformer, kommunalvalg, etc.?
God arbejdslyst!