Merudgifter
Når en rejseafregning sendes tilbage til den rejsende, er det ofte fordi, der er uklarheder omkring det indtastede kørselsforbrug. Reglerne kan virke vanskelige, men nøglen til forståelse ligger i princippet om dækning af merudgifter, der er et gennemgående tema i reglerne for tjenesterejser.
Princippet er, at der dækkes merudgifter, dvs. de ekstra udgifter, som den ansatte påføres på en tjenesterejse.
Reglerne tager udgangspunkt i, hvordan du normalt transporterer dig til arbejde.
Eksempler
Her et par konkrete eksempler ud fra denne case: Du er bosat i Svendborg, du har 40 km til arbejde i Odense, og du skal til et møde i Middelfart (afstand: 85 km) uden at nå forbi campus:
- Hvis du normalt kører i bil på arbejde, skal du registrere hele turen tur-retur (dvs. 170 km) og herfra trække dit normale kørselsforbrug (80 km). Du vil således blive afregnet for merudgiften – dvs. 90 km. De resterende 80 km afregnes via befordringsfradraget.
- Hvis du normalt taget toget - f.eks. har et pendlerkort til strækning mellem Svendborg og Odense - og derfor undtagelsesvis skal tage bilen til mødet i Middelfart, vil hele udgiften til rejsen blive betragtet som en merudgift.
Opsætning af zExpense gør det meste af arbejdet for dig
I zExpense kan du notere, hvordan du plejer at transportere dig til arbejde, nummerpladen på din bil og afstand mellem hjem og arbejde. Dette gør du under ”privatindstillinger” og dernæst ”kørsel”.Når du har gjort dét, vil du fremover blot skulle markere ”Modregn afstand fra hjem til arbejde”, når du indtaster adresserne for start- og slutdestination i zExpense; så vil programmet automatisk foretage modregningen.
Princippet gælder ikke kun for kørsel men for al tjenesterejse, dvs. også time- og dagpenge.