En forskningsleder på et af SUND’s institutter sagde for nylig:
”Der var engang, vi åbnede champagne, når vi fik antaget en artikel i et godt tidsskrift. Det er lige før, at vi burde gøre det samme, når vi får godkendt en rejseafregning uden anmærkninger”.
Rejseafregning – lidt som en reviewproces
Sammenligningen med reviewprocessen er ikke helt skæv. Rejseafregningen udsættes også for mindst to interne ”reviewere”. I enkelte tilfælde udtrækkes rejseafregninger til kontrol hos eksterne revisorer. Hertil kommer muligheden for, at udefrakommende søger aktindsigt i udgifter afholdt af universitetet.
Selvom kontrolindsatserne har til formål at sikre, at midlerne er brugt efter reglerne, udføres de af mennesker, og man kan derfor ikke se bort fra den menneskelige faktor. Men det er denne artikels påstand, at deres indsats er mere forudselig end mange revieweres.
Der er således en kode, der kan knækkes.
Koden til den gode rejseafregning
Et helt centralt aspekt ved den gode rejseafregning er dokumentation - ikke ulig god forskning.
En udefrakommende uden forhåndskendskab til dig og dit arbejde, f.eks. fra et eksternt revisionsfirma, skal ud fra de vedlagte bilag kunne vurdere, at en given udgift er af relevans for universitetet.
Hvilke typer af dokumentation, der er relevant at vedlægge, afhænger af udgifter, men her er en guide til, hvilke typer af dokumentation, du typisk skal være opmærksom på alt efter rejsens overordnede formål.
Hvis bilag bortkommer…
Alle udgifter skal dokumenteres med et bilag, typisk en kvittering.
Hvis bilaget er bortkommet eller ikke kan fremskaffes, kan man vedhæfte en Tro- og loveerklæring eller notere i kommentarfeltet: ” Tro og love; kvitteringen ikke mulig at skaffe”.
Få hjælp til komplicerede regler for kørsel
Regler om kørsel volder ofte problemer. De er også komplicerede, idet de afhænger af dit sædvanlige transportmønster.
Dækning af kørsel bygger nemlig på princippet om dækning af merudgifter forbundet med tjenesterejse.
Vi samlet en guide til, hvordan du skal indtaste kørsel i forbindelse med en rejse.
Hvem skal betale?
Endelig er der finansieringen, som gerne skal være til at afkode for den, der lokalt håndterer rejseafregninger. Kært barn har mange navne, og det samme kan projekter have for dig som bevillingshaver.
Men en økonomimedarbejder skal ofte jonglere med langt over hundrede analyse- og projektnumre. Det kan derfor, igen ikke ulig en skrive- og reviewproces, være en fordel at kommunikere entydigt og specifikt.
Husk at analyse- og projektnumre er mere egnede end projekttitler og deres kælenavne.
Hjælpen er nær
For lige at vende tilbage til sammenligningen med en reviewproces. En væsentlig forskel på reviewerne og de af dine kolleger, der godkender og håndterer rejseafregninger, er, at dine kolleger gerne vil svare på spørgsmål og yde assistance undervejs.
Et godt råd er, at det er langt bedre at tage spørgsmålene på forkant end at skulle udrede på bagkant.