Uddannelsesadministrationen bliver organiseret på en ny måde, så placeringen af opgaver og medarbejdere bliver mere overskuelig og mere sammenhængende. Det betyder:

• Klar opdeling af opgaver: Policy-opgaver organiseres tæt på uddannelsesledelsen på fakulteterne for at understøtte strategisk sammenhæng og faglig forankring, mens driftsopgaver samles i Fællesadministrationen.
• To organisatoriske niveauer i stedet for tre: Fremover vil kun to organisatoriske niveauer løse uddannelsesadministrative opgaver: fakultetsadministration og Fællesadministration. Det skal bidrage til færre snitflader og en bedre brugeroplevelse.
• Fokus på sammenhæng og samarbejde: Så både studerende og undervisere møder en tydelig og brugervenlig administration med én samlet indgang. Og det bliver klart, hvor beslutninger om uddannelsesadministrative opgaver bliver besluttet og koordineret.

Den fremtidige uddannelsesadministration organiseres på to niveauer – fakultetsadministration og Fællesadministration. Det betyder, at der ikke længere vil være uddannelsesadministration på institutterne. Nogle medarbejdere vil få ny organisatorisk tilknytning – fx fra institut til fakultet eller fra fakultet til Fællesadministration. Det kan betyde ny leder og nye kolleger, men ansættelsen på SDU fortsætter uændret.

Den nye organisering træder i kraft 1. januar 2026. Organisatorisk tilknytning ændres på denne dato, men den fysiske placering forbliver den samme frem til 1. april 2026. Der vil være tale om en overgangsperiode, hvor opgaverne løses som hidtil, og den fysiske flytning sker gradvist i løbet af året. Der kan stadig være mulighed for, at enkelte medarbejdere bevarer deres fysiske placering i eller nær fagmiljøerne.

Vi er klar over, at tidspunktet er forretningskritisk, og derfor har vi et styrende princip om stabil og sikker drift i overgangsperioden. Det betyder, at medarbejderne bliver siddende i de nuværende fysiske rammer og løser de samme opgaver, selvom de har flyttet organisatorisk reference pr. 1. januar 2026. De første tre måneder af 2026 bruger vi på de endelige afklaringer af opgavesnit.

Der afholdes samtaler mellem berørte medarbejdere og deres nuværende leder, hvor TR kan deltage. Nye lederstillinger i SDU Uddannelse bliver slået op, og teamlederstillinger konstitueres, så der hurtigst muligt er en modtagende leder klar til at støtte medarbejderne og sikre en god overgang.

Det vil vi afdække gennem de kommende samtaler i efteråret mellem nuværende ledere og medarbejdere. Hvis der dukker opgaver op, vi ikke har fanget, må vi håndtere dem.

I den nye organisering bliver uddannelsesledelsen på hvert fakultet understøttet af hver deres fakultetspartner, der også er teamleder af fakultetsteamet i den nye afdeling ‘Planning’ i SDU Uddannelse, hvor al undervisnings- og eksamensadministration samles. Løsningen skal gøre det nemt at være i dialog med uddannelsesadministrationen med tydelige indgange for undervisere og uddannelsesledelsen. På fakulteterne vil der desuden blive udpeget en uddannelsesadministrativ chef med ansvar for de policy-opgaver, som er placeret i fakultetsadministrationerne. Der vil desuden være formaliserede samarbejdsstrukturer, der bygger på de procedurer, som vi kender på fakulteterne i dag, med samarbejdsaftaler i byerne udenfor Odense.

Ja. Ændringen handler om en ny organisering af måden vi arbejder med uddannelsesadministrative opgaver på. Alle medarbejdere er sikret ansættelse på SDU efter 1. januar 2026.

Medarbejdere i campusbyerne, der arbejder med uddannelsesadministrative opgaver, vil fortsat referere til den pågældende leder i SDU Uddannelse i byerne udenfor Odense. Fakultetskollegaer, der løser driftsopgaver i campusbyerne, vil organisatorisk høre under SDU Uddannelse fra 1. januar 2026. Der vil være tæt samarbejde mellem teamledere i Odense og afdelingslederne i campusbyerne. Eksisterende samarbejdsaftaler evalueres og justeres som hidtil. Internationalt BA-optag (løses pt. i Sønderborg) samles med det øvrige BA-optag i Odense fra 2027.

Vi har en god og kvalificeret uddannelsesadministration på SDU, og omstillingen er ikke en kritik af de mange medarbejdere, der dygtigt og dedikeret arbejder med uddannelsesadministration hver eneste dag. Udfordringen er, at administrationen har udviklet sig i siloer i mange forskellige enheder og har forskellige processer og systemer. Det betyder, at vi har svært ved at ensrette processer og effektivisere og forbedre dem, da vi har svært ved at nå til beslutninger og implementere beslutningerne.

Nogle medarbejdere vil først endeligt få ny leder, når vi ved, hvem der skal flytte i organisationen, og når lederen er ansat. For andre medarbejdere vil der allerede være en leder, som vil få ansvaret for medarbejderne fra 1. januar 2026. Forhåbentlig kan vi udmelde navne på alle ledere senest i december – eller snarest derefter. Der kan være konstituerede ledere i en overgangsperiode.

Som udgangspunkt har du samme fysiske plads fra 1. januar 2026 og frem til 1. april 2026. Efter dette tidspunkt kan det være, at du skal flytte fysisk plads. Du vil høre nærmere om planerne i løbet af 1. kvartal 2026.

Dine nye kolleger bliver dygtige og engagerede medarbejdere, som allerede er ansat på SDU i dag, men som er placeret i en anden del af organisationen. Det kan også være, at du får en ny dygtig og engageret kollega, efter at stillinger har været i opslag, fordi der er vakante stillinger.

Omstillingen skal styrke vores faglige fællesskaber ved at placere opgaver dér, hvor det giver mest mening. Opgaver, der kræver en høj grad af specialisering skal håndteres af specialister. Arbejdsgange med mange delopgaver skal placeres på en måde, der minimerer antallet af opgaveskift mellem medarbejdere. Dette kan føre til mere specialisering, som øger kvaliteten og øger mulighederne for kollegial sparring. 

Det nye studieinformationssystem, Eduhub, vil levere standardløsninger, som kræver tættere samarbejde. Den lokale tilpasning, vi er vant til på SDU, vil blive mindre. Dog kan der være forskellige faglige behov på fakulteterne, som vi skal tage højde for. Derfor er det vigtigt at inddrage eksperter fra fakulteterne til at identificere disse behov.

Eduhub er en fælles standardløsning med begrænset mulighed for lokale tilpasninger. Derfor er det vigtigt, at vi har en klar struktur, tydelige roller og kan træffe beslutninger hurtigt og effektivt under implementeringen.

Når vi samler og ensarter opgaver, frigør vi ressourcer og styrker samarbejdet på tværs. Det gør det lettere at lære systemet at kende og foretage tilpasninger undervejs i implementeringen. Samtidig undgår vi parallelle løsninger og workarounds, som kan underminere målet om fælles processer og effektiv ressourceudnyttelse.

Ved at samle flere opgaver hos færre enheder kan vi øge effektiviteten. Jo færre led og enheder, som skal godkende beslutninger, desto mindre er risikoen for flaskehalse og forsinkelser.