Direktionen har besluttet at igangsætte en omstilling af SDU’s uddannelsesadministration på tværs af institutter, fakulteter og Fællesadministration. Omstillingen skal bidrage til at forbedre effektiviteten i uddannelsesadministrationen og forberede universitetet til at implementere det nye studieinformationssystem Eduhub.

Det nye studieinformationssystem Eduhub er et standardsystem, som SDU udvikler og implementerer sammen med seks andre danske universiteter. Universitetssamarbejdet hedder Nyt SIS. Universiteterne har gensidigt forpligtet sig til at indføre 100% fælles processer, hvilket kalder på betydelige forandringer i de administrative processer og arbejdsgange, som vi kender i dag. Mange uddannelsesadministrative processer vil skulle standardiseres på SDU, hvilket vil effektivisere og optimere brugen af ressourcer i uddannelsesadministrationen.

Baggrund

SDU’s rammevilkår er under forandring som følge af ændrede politiske, økonomiske, demografiske og teknologiske vilkår. Særligt en forventet nedgang i heltidsstuderende, politiske reformer af uddannelser og den nært forestående udskiftning af STADS til et nyt studieinformationssystem (Eduhub), kræver omstilling i den samlede uddannelsesadministrative organisation.

Samtidig er universitetet i bevægelse med tyngdeforskydninger i uddannelseslandskabet; som betyder at de våde områder, internationale studerende og udbud af uddannelse i de jyske campusbyer vil have større tyngde fremover.

Visionen for omstillingen har mennesket i centrum og resultaterne skal kunne mærkes af de studerende og underviserne. De løsninger som vi kommer frem til, må ikke opleves som en forringelse af den kvalitet og service der tilbydes i dag.

Studerende og undervisere skal derfor opleve en uddannelsesadministration, der yder høj service og i høj kvalitet. Dette skal ske gennem høj grad af selvbetjeningsløsninger, så brugeroplevelsen bliver uden bøvl, tvivl og omveje og ved at placere opgaverne rigtigt mellem undervisere og uddannelsesadministrative medarbejdere.

Det fører frem til følgende vision for uddannelsesadministrationen på SDU:

SDU’s samlede uddannelsesadministration skal hele tiden skabe værdi og levere høj kvalitet gennem løbende forbedringer, sammenhæng og effektivitet.

Direktionen bestående af rektoratet og dekanerne træffer alle vigtige beslutninger vedrørende arbejdet med omstillingen på baggrund af indstillinger fra styregruppen.

Til at lede arbejdet med omstillingen er der nedsat en styregruppe der arbejder med analyse, udvikling og implementering af løsninger og er ansvarlig for lokal involvering, realisering og målopfyldelse. Styregruppen består af ledelsesrepræsentanter fra rektoratet, alle fakulteter samt SDU Uddannelse:

• Thomas Buchvald Vind, projektejer (Universitetsdirektør, Fællesadministrationen)
• Stinne Hørup Hansen, formand for styregruppen (Vicedirektør for Uddannelse, SDU Uddannelse)
• Annette Schmidt, Styregruppemedlem (Sekretariatschef, Det Samfundsvidenskabelige Fakultet)
• Mads Funding, Styregruppemedlem (Sekretariatschef, Det Humanistiske Fakultet)
• Merete Munk, Styregruppemedlem (Uddannelses- og Sekretariatschef, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet)
• Niels Kring, Styregruppemedlem (Sekretariatschef, Det Naturvidenskabelige Fakultet)
• Kirsten Præstegaard, Styregruppemedlem (Sekretariatschef, Det Tekniske Fakultet)
• Maria Cecilie Vonsild, Projektleder (SDU Uddannelse)

Omstillingen vil ikke omfatte alle opgavefelter indenfor uddannelsesadministrationen. Direktionen besluttede i marts 2025 følgende afgrænsning af fokus i det videre arbejde:

1. Studievalg (markedsføring, rekruttering, events) 
2. Ansøgning og optag (særligt internationale og EVU-studerende, samt understøttelse ift. faglige vurderinger) 
3. Undervisning og eksamen (særligt skemalægning/lokalebooking og den samlede planlægning og afvikling af eksamen) 
4. Studenterkommunikation, vejledning og sagsbehandling (alle typer af vejledning samt dialog og proces ved studentersager) 
5. Studieordninger og fagbeskrivelser (skabeloner, redigerings- og godkendelsesprocesser)
   
   

Arbejdet vil desuden omfatte opgavernes geografiske lokation, ligesom alle typer af studerende vil indgå som målgruppe.

Omstillingen følger en foreløbig tidsplan som kan ændre sig efterhånden som arbejdet skrider frem.

Arbejdet med de udvalgte opgavefelter planlægges i flere spor, der enten kører parallelt eller sekventielt, med fire faser i hvert spor:

Styregruppens første opgave har været at udarbejde forslag til en afgrænsning af omstillingen til beslutning i direktionen (fase 0). De udvalgte opgavefelter analyseres nærmere i fase 1. I fase 1 vil styregruppen sikre involvering af faglige eksperter og de områdechefer fra Fællesadministrationen, hvis procesområde er omfattet af scope. Herefter kan der udarbejdes løsningsforslag (fase 2), hvorefter ændringer bliver implementeret (fase 3) og potentialer bliver realiseret (fase 4).

Den samlede faseplan er:

0. Scoping - afgrænsning af fokus i omstillingen (februar-marts 25)

1. Analyse og vurdering af mulige udfaldsrum (maj-juni 25)

2. Løsningsforslag (starter løbende op fra juli 25)

3. Implementering (starter løbende op fra september 25)

4. Realisering (starter løbende op fra januar 26 og afsluttes ved udgangen af dec. 26)

Fokus i arbejdet vil være på at skabe robuste faglige fællesskaber og sammenhæng i opgaver, kompetencer og ressourcer på tværs af SDU’s institutter, fakulteter, Fællesadministrationen og campusser. Derfor er et godt samarbejde og inddragelse af specialistviden en forudsætning for at lykkedes med omstillingen af SDU’s samlede uddannelsesadministration.

Vi kommer til at inddrage både studerende, undervisere og uddannelsesadministrative medarbejdere på forskellige måder, så specialistviden og brugerbehov bidrager til løsningerne.

Vi vil også løbende gå i dialog med en referencegruppe af medarbejdere, tillidsrepræsentanter og ledere. Derudover vil vi arbejde på en løbende involvering af forskellige interessenter, herunder særligt de studerende.

Der vil løbende blive lagt nyheder op på informationssiden, efterhånden som arbejdet med omstillingen skrider frem. Styregruppen bestræber sig på at lave en månedlig opdatering.

Hvis du vil vide mere om omstillingen kan du orientere dig i nedenstående materialer.

SDU’s 2030 strategi

Omstillingen af den samlede uddannelsesadministration bidrager til SDU’s 2030 strategi når det gælder strategien om uddannelse, hvor SDU skal sikre at vi fortsat kan tiltrække og tilknytte nysgerrige, motiverede og talentfulde unge ved at skabe fremragende uddannelsesmiljøer, hvor talent og faglighed udvikles. Vi vil samtidig understøtte livslang læring til mennesker i beskæftigelse. Og det gælder udvikling af en organisation der leverer kvalitet ved højt kompetenceniveau og robuste miljøer, samt løbende forbedrer arbejdsgange og digitale løsninger.
Du kan læse SDU’s 2030 strategi på informationssiden på SDUnet (åbner i nyt vindue).

Nyt SIS

Vi står over for en spændende tid, hvor vi skal forberede SDU på at implementere et nyt studieadministrativt system.
Du kan læse mere om Nyt SIS på informationssiden på SDUnet (åbner i nyt vindue).

Analyse af SDU’s uddannelsesadministration

CARVE gennemførte i 2023 en undersøgelse af SDU’s uddannelsesadministration, som pegede på en stor opgavespredning, vilkårlig organisering og fokus på drift af ordinære uddannelser.
Du kan læse mere om  undersøgelsen på informationssiden på SDUnet (åbner i nyt vindue).

Hvad kan omstillingen komme til at betyde for mig?

Omstillingen handler om, at vi skal løse de uddannelsesadministrative opgaver mere ensartet og effektivt, men hvordan det påvirker dig, kan være forskelligt. For nogle vil det måske betyde ny leder eller nye kollegaer, mens det for andre vil betyde nye roller, ansvar eller ændringer i deres opgaver.  

Er formålet med omstillingen besparelser på årsværk?

Nej, formålet med omstillingen er ikke besparelser. Omstillingen har tre centrale mål, hvoraf ét er at sikre en bedre udnyttelse af ressourcerne. Det indebærer blandt andet at frigøre op til 10 % af de uddannelsesadministrative ressourcer, som kan omprioriteres til andre opgaver på universitetet. 

Hvem skal løse hvilke opgaver i fremtiden?

Omstillingen skal styrke vores faglige fællesskaber ved at placere opgaver dér, hvor det giver mest mening. Opgaver, der kræver en høj grad af specialisering skal håndteres af specialister. Arbejdsgange med mange delopgaver skal placeres på en måde, der minimerer antallet af opgaveskift mellem medarbejdere. Dette kan føre til mere specialisering, som øger kvaliteten og øger mulighederne for kollegial sparring. 

Hvordan kan standardløsninger opfylde de individuelle behov fakulteterne har?

Det nye studieinformationssystem, Eduhub, vil levere standardløsninger, som kræver tættere samarbejde. Den lokale tilpasning, vi er vant til på SDU, vil blive mindre. Dog kan der være forskellige faglige behov på fakulteterne, som vi skal tage højde for. Derfor er det vigtigt at inddrage eksperter fra fakulteterne til at identificere disse behov.

Hvad er forudsætningerne for at lykkedes godt med implementeringen af Eduhub?

Eduhub er en fælles standardløsning med begrænset mulighed for lokale tilpasninger. Derfor er det vigtigt, at vi har en klar struktur, tydelige roller og kan træffe beslutninger hurtigt og effektivt under implementeringen.

Når vi samler og ensarter opgaver, frigør vi ressourcer og styrker samarbejdet på tværs. Det gør det lettere at lære systemet at kende og foretage tilpasninger undervejs i implementeringen. Samtidig undgår vi parallelle løsninger og workarounds, som kan underminere målet om fælles processer og effektiv ressourceudnyttelse.

Ved at samle flere opgaver hos færre enheder kan vi øge effektiviteten. Jo færre led og enheder, som skal godkende beslutninger, desto mindre er risikoen for flaskehalse og forsinkelser.   

Har du spørgsmål eller input til omstillingen, er du velkommen til at kontakte os:

• Maria Cecilie Vonsild, Projektleder (SDU Uddannelse)
  mcv@sdu.dk
  
  
• Stinne Hørup Hansen, Formand for styregruppen (Vicedirektør for Uddannelse, SDU Uddannelse)
  stinne@sdu.dk