Overgangsfasen i udsigt – arbejdet med processer og samarbejdsaftaler tager form

I de kommende uger er vores fælles fokus at få afklaret de endelige opgavesnit og skabe en tydelig forståelse af, hvilke opgaver der flyttes til SDU Planning.

Workshops giver fælles overblik og ro

I sidste uge afholdt vi to workshops – for HUM Planning og SUND Planning. Her har både afgivende og modtagende ledere og medarbejdere kortlagt og beskrevet 25 processer og samtidig udarbejdet en liste over processer, der endnu mangler at blive beskrevet.

Workshoppene giver plads til at undersøge de fakultetsspecifikke processer – det, der ligger bag planlægning og afvikling af undervisning og eksamener. Det kan være skemalægning, holdbooking, holdfordeling eller håndtering af censorer. Dialogen i rummet og større klarhed om, hvor opgaverne fremover ligger, bidrager til at mindske bekymringer.

Vi arbejder efter en fælles skabelon, hvor formål, start- og slutpunkter, input, output, roller og samarbejdsflader bliver beskrevet. Det handler bl.a. om, hvilke oplysninger der skal være til stede, hvem der skal involveres, og hvor koordinationspunkterne ligger – på tværs af planningteams, Uddannelsesjura og registratur samt studieledere og studienævn.

Grundlag for fremtidige samarbejdsaftaler

Kortlægningen danner grundlaget for de samarbejdsaftaler, der skal beskrive opgaveporteføljen for hvert planningteams samarbejde med fakulteterne. Når der kommer fysisk afstand mellem de daglige funktioner, bliver det endnu vigtigere at have fælles aftaler om, hvordan opgaverne løses bedst. Aftalerne skal også gøre det tydeligt for underviserne, hvordan arbejdsgangene ser ud – ofte vil det ligne det, de kender, men nu bliver det skrevet ned og synliggjort.

Der er ingen tvivl om workshoppenes værdi – medarbejderne får mulighed for at dele viden, stille spørgsmål og være specialister i den afdækning, der danner fundamentet for den nye organisering.

De næste skridt

Projektteamet, der understøtter OSU, faciliterer alle workshops inden jul. I denne uge gælder det SAMF-teamet. I næste uge er det NAT, og TEK følger ugen efter.

Vi er samtidig i gang med processer, der ligger uden for planningteams – fx Studie- og trivselsvejledningen, eksamensklager og faglige vurderinger af kandidatansøgninger. Også her skal der udarbejdes samarbejdsaftaler. Noget når vi inden jul, andet fortsætter efter nytår.

Det vigtigste er, at processerne er godt i gang, og at samarbejdsaftalerne nu tager form.