Status på omstillingen af uddannelsesadministrationen på SDU

I løbet af de seneste måneder har kollegiale organer og andre mødefora drøftet visionen for uddannelsesadministrationen, og hvordan arbejdet med at omstille uddannelsesadministrationen skal organiseres. Der er kommet mange vigtige input til, hvordan omstillingen tilrettelægges, hvordan organisationen involveres og hvilke bekymringer omstillingen afføder. Dialogen har også gjort det klart, at der er behov for at gøre det tydeligere, hvorfor omstillingen er nødvendig.

Formålet med omstillingen blev derfor drøftet og skærpet på direktionsmødet den 20. februar. Direktionen er enig om, at formålet med omstillingen er at forbedre effektiviteten af uddannelsesadministrationen og gøre organisationen parat til at tage et nyt studieadministrativt system i brug. Systemet er et standardsystem, og implementering af systemet vil betyde, at SDU er nødt til at standardisere en lang række processer. Det er forventningen, at der kan være flere løsninger der vil føre til effektivisering og bringe SDU i stand til at implementere det nye studieadministrative system; nogle af løsningerne kan være organisationsændringer, mens andre kan være ensretning og forbedring af processer, uden at ændre i organiseringen. Det skal være styrende for omstillingen, at justeringer og ændringer i opgaver ikke må betyde, at studerende og undervisere oplever en ringere kvalitet. Et særligt fokus vil være at understøtte underviserne ved at placere og tilrettelægge opgaverne rigtigt mellem undervisere og de uddannelsesadministrative medarbejdere.

Det videre arbejde med omstillingen er blevet mere tydeligt forankret. Direktionen bestående af rektoratet og dekanerne træffer alle vigtige beslutninger vedrørende arbejdet med omstillingen. Universitetsdirektør Thomas Buchvald Vind er udpeget som projektejer. Der er nedsat en styregruppe med vicedirektøren for uddannelse Stinne Hørup Hansen (formand), fakulteternes sekretariatschefer og projektleder Maria Cecilie Vonsild.

Hvilke konkrete opgavefelter indenfor uddannelsesadministrationen vil være omfattet af omstillingen?

Omstillingen vil ikke omfatte alle opgavefelter indenfor uddannelsesadministrationen. Direktionen har derfor besluttet følgende afgrænsning af fokus i det videre arbejde:

1. Studievalg (markedsføring, rekruttering, events)
2. Ansøgning og optag (særligt internationale og EVU-studerende, samt understøttelse ift. faglige vurderinger)
3. Undervisning og eksamen (særligt skemalægning/lokalebooking og den samlede planlægning og afvikling af eksamen)
4. Studenterkommunikation, vejledning og sagsbehandling (alle typer af vejledning samt dialog og proces ved studentersager)
5. Studieordninger og fagbeskrivelser (skabeloner, redigerings- og godkendelsesprocesser)

Arbejdet vil desuden omfatte opgavernes geografiske lokation, ligesom alle typer af studerende vil indgå som målgruppe.

Det videre arbejde

Styregruppen udarbejder i april et projektgrundlag og en hovedtidsplan for det videre arbejde til endelig godkendelse i direktionen. Herefter vil hvert af de fem opgavefelter blive nøje analyseret med henblik på en vurdering af hvor der vil være størst potentiale for effektivisering ved enten at omorganisere, eller ensrette processerne. Det er en stor og kompleks opgave, som styregruppen kommer til at bruge noget tid på. Hvad angår den tidligere udmelding om at omstillingen skal være gennemført i løbet af 2025, er der åbnet op for en længere tidshorisont med forventning om et to årigt forløb. Så snart der er en afklaring på tidsplanen og konkrete løsningsforslag, vil vi kommunikere om det.

Arbejdet med omstillingen skal fortsat ske gennem en høj grad af involvering

Dialogmøderne med de mange interessenter fortsætter for at skabe mest mulig tryghed i hele forløbet. Møderne skal sikre en involverende dialog, hvor tilbagemeldingerne fra deltagerne bringes til både styregruppen og direktionen. Hermed sættes mennesket i centrum for omstillingen, hvor drøftelserne med både de administrative medarbejdere og underviserne bliver centrale for at skabe ejerskab i de løsninger, omstillingen kommer frem til. Derudover har styregruppens medlemmer inddraget relevante nøgleaktører i egen organisation.

Ønsker du at vide mere om omstillingen af den samlede uddannelsesadministration (OSU), kan følgende medlemmer af styregruppen kontaktes:

Stinne Hørup Hansen, vicedirektør for uddannelse, SDU Uddannelse: stinne@sdu.dk
Annette Schmidt, sekretariatschef på Det Samfundsvidenskabelige Fakultet: ans@sam.sdu.dk
Kirsten Præstegaard, sekretariatschef på Det Tekniske Fakultet: kip@tek.sdu.dk
Mads Funding, sekretariatschef på Det Humanistiske Fakultet: mf@sdu.dk
Merete Munk, sekretariatschef på Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet: mmunk@health.sdu.dk
Niels Kring, sekretariatschef på Det Naturvidenskabelige Fakultet: NIK@sdu.dk
Maria Vonsild, projektleder, SDU Uddannelse: mcv@sdu.dk

Læs seneste opdatering fra sidste nyhedsbrev her: https://sdunet.dk/da/nyheder/nyheder_fra_sdu/mennesket-forst-vision-for-sdus-uddannelsesadministration

Der vil i forbindelse med igangsættelse af arbejdet blive etableret en informations-side på SDUnet med information om organisering, baggrundsmateriale og tidsplan for de aktiviteter der sættes i gang. På siden vil der løbende blive lagt information op om status på arbejdet.