ANSÆTTELSESPROCES IFT. TIDSREGISTRERING
Før en stilling slås op, skal der tages stilling: Er der tale om en selvtilrettelægger eller ej?
Som følge af den nye lov om tidsregistrering og implementeringen heraf på SDU, skal der allerede ved opstart af en rekruttering tages stilling til, om den der ansættes i stillingen, kan vurderes at være selvtilrettelægger. Læs evt. vejledningen længere nede på denne side: VEJLEDNING TIL LEDERE OM SELVTILRETTELÆGGERE.
Som konsekvens heraf har SDU HR justeret processen for ansættelser med og uden opslag for VIP, D-VIP og TAP- ledere, ligesom Stillingsopslagsskabeloner og blanket for anmodning om ansættelse er ændrede.
Ændringen medfører ekstra opmærksomhed ift. at videregive oplysninger i SDU HCM for hhv. medarbejdere på fakulteter og institutter som er rekrutteringsansvarlige og for personalekonsulenterne i SDU HR.
VEJLEDNING TIL LEDERE OM TIDSREGISTRERING
Du kan læse alt om målgruppen for tidsregistrering på siden:
Formål og rammer for tidsregistrering
Her finder du også principperne for registrering af arbejdstid på SDU.
Arbejdstid er en del af arbejdsmiljøet, og SDU er forpligtet til at sikre et godt arbejdsmiljø.
I henhold til Arbejdstidsloven skal SDU sikre, at medarbejdere omfattet af loven registrerer deres arbejdstid. SDU skal som arbejdsgiver kunne dokumentere, at reglerne overholdes.
Tidsregistreringen skal ikke godkendes af dig, men som leder er du forpligtet til at:
-
Skabe en balance for dine medarbejdere mellem arbejdsliv og opgaver
-
Føre en løbende dialog med dine medarbejdere
-
Følge med i dine medarbejderes tidsregistreringer
-
Sikre overholdelse af reglerne for arbejdstid
VEJLEDNING TIL LEDERE OM SELVTILRETTELÆGGERE
I henhold til Arbejdstidsloven skal SDU sikre, at medarbejdere omfattet af loven registrerer deres arbejdstid. SDU skal som arbejdsgiver kunne dokumentere, at reglerne overholdes.
Det er ikke alle ansatte, der er omfattet af kravet om at registrere tid. De såkaldte selvtilrettelæggere kan undtages for tidsregistrering efter en konkret og individuel ledelsesvurdering. Der er tale om en ledelsesbeslutning.
Vejledningerne herunder bruges til ledelsens vurdering af, hvem der kan undtages fra tidsregistrering.
Arbejdstid er en del af arbejdsmiljøet, og SDU er forpligtet til at sikre et godt arbejdsmiljø.
Som leder er du forpligtet til at:
-
Skabe en balance for dine medarbejdere mellem arbejdsliv og opgaver
-
Føre en løbende dialog med dine medarbejdere
-
Sikre overholdelse af reglerne for arbejdstid
Selvtilrettelæggere defineres således:
- Ansatte hvis arbejdstid som følge af særlige træk ved det udførte arbejde ikke måles og/eller fastsættes på forhånd
- Ansatte der selv kan fastsætte arbejdstiden; bl.a. når der er tale om
- Ansatte med ledelsesfunktioner
- Ansatte med beføjelse til at træffe selvstændige beslutninger
Definitionen er suppleret af Medarbejder- og Kompetencestyrelsens fortolkning af reglerne, som er yderligere udmøntet på SDU:
- Medarbejdere med ledelsesfunktioner (primært personaleledelse og i særlige tilfælde faglige) kan undtages, hvis de arbejder på en måde, hvor de selv tilrettelægger deres tid overordnet.
- I den engelske udgave af direktivet nævnes ’academics’ som mulige selvtilrettelæggere, og med baggrund heri kan det antages, at medarbejdere i den videnskabelige stillingsstruktur kan undtages.
- Undervisningsforpligtigelse anses ikke som en hindring for at være selvtilrettelægger.
- Er en medarbejder (også ledere) underlagt fast arbejdstid, kan denne ikke undtages. Med fast arbejdstid menes, at den pågældende pålægges at skulle være på arbejde i et givent tidsrum fra fx 8.00 - 15.30.
- Medarbejdere der er omfattet af en vagtordning kan normalt ikke undtages.
- Der kan i noget omfang arbejdes med formodninger, som fx A-institutleder er undtaget, derfor kan B-institutleder også undtages.
- Det er ikke den ansattes niveau i organisationen, der er afgørende, men indholdet og formen af det udførte arbejde.
- Selvtilrettelæggere har høj grad af frihed i forhold til tilrettelæggelse af egen arbejdstid.
- Den overordnedes ret til at lede og fordele arbejdet gælder uændret.
Ansatte der undtages fra tidsregistrering, modtager tillæg herom til deres ansættelsesbevis.
Det følger af universitetslovens § 14, stk. 1, at den daglige ledelse af universitetet varetages af rektor inden for de rammer der er fastlagt i universitetets bestyrelse. Den øvrige ledelse varetager sine opgaver efter delegation fra rektor.
SDU’s vedtægt indeholder nærmere beskrivelse af delegationer til prorektor (§ 15), universitetsdirektør (§ 16), dekaner (§ 17) og institutledere (§ 21).
SDU’s regnskabsinstruks pkt. 02.02 beskriver ledelsesstrukturen således:
- Ledelsesniveau 1:
- Medlemmerne af SDU's direktion dvs. rektor, prorektor, universitetsdirektør og dekaner for SDU’s 5 fakulteter
- Ledelsesniveau 2:
- Fakultetssekretariatscheferne
- Institutlederne
- Områdecheferne i Fællesadministrationen
Derudover kan en dekan udpege en eller flere chefer/ledere på et fakultet på ledelsesniveau 2, der refererer direkte til dekanen til at have en lignende stillingsfuldmagt, fx ansatte prodekaner.
Udover ledere på ledelsesniveau 1 og 2, har SDU ledere på ledelsesniveau 3 og 4, der defineres som ledere med personaleansvar, der direkte eller indirekte refererer til en institutleder, områdechef eller fakultetssekretariatschef (ledelsesniveau 2). I SDU’s HCM-system er registreret oplysninger om ledere på de 4 ledelsesniveauer.
SDU’s ledelse vil foretage en konkret individuel vurdering af, om en ansat med ledelsesfunktioner er selvtilrettelægger. Det er en forudsætning for undtagelse, at pågældende er ansat i en stilling med ledelsesbeføjelse; fx en klassificeret chefstilling, som chefkonsulent med personaleledelse eller i andre stillinger med ledelsesbeføjelser.
I vurderingen vil SDU’s ledelse afdække, om den enkelte leder som følge af stilling, ansvar og opgaver selv kan træffe beslutning om fastsættelse af arbejdstid, jf. nærmere nedenfor.
Vejledning om undtagelse af TAP-ledere:
Stillingskategori |
Vurdering ift. stillingsindhold |
Vurderingens konsekvens |
Ledere på ledelsesniveau 1; Rektor, prorektor, universitetsdirektør, dekaner |
Disse ledere kan selv fastsætte deres arbejdstid og træffe selvstændige beslutninger |
Efter en konkret og individuel vurdering vil ledere på ledelsesniveau 1 som udgangspunkt være selvtilrettelæggere. |
Ledere på ledelsesniveau 2; Institutledere, (ansatte) prodekaner, områdechefer og sekretariatschefer |
Disse ledere kan selv fastsætte deres arbejdstid og træffe selvstændige beslutninger |
Efter en konkret og individuel vurdering vil ledere på ledelsesniveau 2 som udgangspunkt være selvtilrettelæggere. |
Ledere på ledelsesniveau 3 og 4, fx sekretariatsledere, teamledere mv |
Disse ledere kan ofte selv fastsætte arbejdstiden eller tilrettelægge deres tid overordnet, men det afhænger væsentligt af den pågældendes funktion, opgaver (indhold og formen af det udførte arbejde) og individuelle aftaler. Desuden kan nogle af disse ledere være forpligtet til at være på arbejdspladsen i et fastsat tidsrum (fast arbejdstid) og kan derfor ikke være selvtilrettelæggere. |
Efter en konkret og individuel vurdering vil ledere på ledelsesniveau 3 og 4 som udgangspunkt være selvtilrettelæggere. Hvis en konkret og individuel vurdering af lederens funktion, opgaver (indhold og formen af det udførte arbejde) og individuelle aftaler viser, at denne ikke selv kan tilrettelægge sin tid overordnet og/eller hvis pågældende fx er underlagt fast arbejdstid, kan denne ikke undtages. |
Stillingsstrukturen for videnskabeligt personale ved universiteterne indeholder en udtømmende beskrivelse af de stillingskategorier, der kan anvendes for det videnskabelige personale på SDU.
På SDU er de mest anvendte stillingskategorier: Videnskabelig assistent, ph.d.-studerende, postdoc, adjunkt, lektor, professor, klinisk lektor, klinisk professor, studieadjunkt og studielektor.
Videnskabeligt personale med ledelsesfunktion vurderes i henhold til VIP-stillingen.
SDU’s ledelse vil foretage en konkret individuel vurdering af, om den enkelte videnskabeligt ansatte (VIP) er selvtilrettelægger. I vurderingen vil SDU’s ledelse afdække, om den enkelte VIP-ansat - bl.a. som følge af akademiske friheder - selv kan træffe beslutning om fastsættelse af arbejdstiden, jf. nærmere nedenfor.
Link til Bekendtgørelse om stillingsstruktur for videnskabeligt personale ved universiteter
Link til SDU’s erklæring om akademisk frihed
Vejledning om undtagelse af VIP og DVIP:
Stillingskategori |
Vurdering ift. stillingsindhold |
Vurderingens konsekvens
|
Hovedstillinger; Professor, lektor på forfremmelsesprogram, lektor/seniorforsker, tenure track adjunkt, adjunkt, ph.d.-studerende |
For disse stillinger gælder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, ikke kan måles eller fastsættes på forhånd, og at medarbejderne selv kan fastsætte arbejdstiden eller tilrettelægge deres tid overordnet. Medarbejdere i hovedstillinger er som udgangspunkt selvtilrettelæggere. For visse medarbejdere i hovedstillinger vil det også være gældende, at der er tale om medarbejdere, der kan træffe selvstændige beslutninger, eller medarbejdere, som har ledelsesmæssige funktioner. Undervisningsforpligtelse er ikke en hindring for at være selvtilrettelægger |
Efter en konkret og individuel vurdering vil medarbejdere i hovedstillinger som udgangspunkt være selvtilrettelæggere. Hvis en konkret og individuel vurdering af medarbejderens funktion, opgaver (indhold og formen af det udførte arbejde) og individuelle aftaler betyder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, kan måles eller fastsættes på forhånd, eller at medarbejderen ikke selv kan tilrettelægge sin tid overordnet, kan denne ikke undtages. |
Øvrige, generelle stillinger (månedslønnede) Videnskabelig assistent, studieadjunkt, studielektor, postdoc, seniorrådgiver |
For disse stillinger gælder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, ikke kan måles eller fastsættes på forhånd, og at medarbejderne selv kan fastsætte arbejdstiden eller tilrettelægge deres tid overordnet. For nogle seniorrådgivere vil det også være gældende, at der er tale om medarbejdere, der kan træffe selvstændige beslutninger, eller medarbejdere som har ledelsesmæssige funktioner. Undervisningsforpligtelse er ikke en hindring for at være selvtilrettelægger.
|
Efter en konkret og individuel vurdering vil medarbejdere i hovedstillinger som udgangspunkt være selvtilrettelæggere. Hvis en konkret og individuel vurdering af medarbejderens funktion, opgaver (indhold og formen af det udførte arbejde) og individuelle aftaler betyder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, kan måles eller fastsættes på forhånd, eller at medarbejderen ikke selv kan tilrettelægge sin tid overordnet, kan denne ikke undtages. |
Øvrige, generelle stillinger (timelønnede, D-VIP)
Undervisningsassistent, ekstern lektor |
For disse stillinger gælder, at medarbejderne selv kan træffe selvstændige beslutninger og fastsætte arbejdstiden overordnet. Undervisningsforpligtelse er ikke en hindring for at være selvtilrettelægger.
|
Efter en konkret og individuel vurdering vil medarbejdere i disse stillinger som udgangspunkt være selvtilrettelæggere. Hvis en konkret og individuel vurdering af medarbejderens funktion, opgaver (indhold og formen af det udførte arbejde) og individuelle aftaler betyder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, kan måles eller fastsættes på forhånd, eller at medarbejderen ikke selv kan tilrettelægge sin tid overordnet, kan denne ikke undtages. |
Øvrige stillinger inden for det sundhedsvidenskabelige område Klinisk professor og klinisk lektor |
For disse stillinger gælder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, ikke kan måles eller fastsættes på forhånd, og at medarbejderne selv kan fastsætte arbejdstiden eller tilrettelægge deres tid overordnet. For visse medarbejdere i disse stillinger vil det også være gældende, at der er tale om medarbejdere, der kan træffe selvstændige beslutninger, eller medarbejdere, som har ledelsesmæssige funktioner. Undervisningsforpligtelse er ikke en hindring for at være selvtilrettelægger. |
Efter en konkret og individuel vurdering vil medarbejdere i disse stillinger som udgangspunkt være selvtilrettelæggere. Hvis en konkret og individuel vurdering af medarbejderens funktion, opgaver (indhold og formen af det udførte arbejde) og individuelle aftaler betyder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, kan måles eller fastsættes på forhånd, eller at medarbejderen ikke selv kan tilrettelægge sin tid overordnet, kan denne ikke undtages |
Vejledning om undtagelse af VIP iht stillingsstrukturen ved diplomingeniør- og eksportingeniøruddannelsen:
Stillingskategori |
Vurdering ift. stillingsindhold |
Vurderingens konsekvens |
Adjunkt/lektor, ingeniørdocent, gæsteingeniørdocent og –lektor samt amanuensis |
For disse stillinger gælder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, ikke kan måles eller fastsættes på forhånd, og at medarbejderne selv kan fastsætte arbejdstiden eller tilrettelægge deres tid overordnet. Undervisningsforpligtelse er ikke en hindring for at være selvtilrettelægger. |
Efter en konkret og individuel vurdering vil medarbejdere i disse stillinger som udgangspunkt være selvtilrettelæggere. Hvis en konkret og individuel vurdering af medarbejderens funktion, opgaver (indhold og formen af det udførte arbejde) og individuelle aftaler betyder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, kan måles eller fastsættes på forhånd, eller at medarbejderen ikke selv kan tilrettelægge sin tid overordnet, kan denne ikke undtages. |
VEJLEDNING TIL DTAP ANVISERE OG KONTROLLANTER
OBS!
For at være anviser i mTIME skal man have anviserrettigheder og have rettighed til at anvise lønbilag i CRM
|
||
mTIME processen foregår således:
Når alle 3 skridt er gennemført lander timesedlen hos lønafdelingen. Som kontrollant og anviser kan man se alle timesedler på det eller de omkostningssteder man er tilknyttet, man skal ikke skifte profil. Sørg for at du kun godkender de timesedler du er ansvarlig for. Hvis en studerende har lagt timer på flere analysenumre/projektnumre, kommer timerne til godkendelse ved de pågældende analysenumres/projektnumres kontrollanter og anviser. Alle timer for den enkelte studerendes timeseddel, på alle forskellige analysenumre/projektnumre, skal være kontrolleret og anvist, før timesedlen kommer til Lønafdelingen. |
FORKLARING |
NAVIGATION |
Tilgå mTIME via: Login med arbejdsmail hvis du bliver bedt om det |
![]() |
Tryk på ”Godkendelse” under ”Opgørelse” i venstre side |
|
|
|
VEJLEDNING TIL PERSONALELEDERE FOR MEDARBEJDERE, DER REGISTRERER PROJEKTTID
|
||
P-Leders opgave er at gennemse og godkende timesedler for personer, som har registreret timer på eksterne projekter, hvor der er krav om timeregistrering. Det er hele timesedlen, der godkendes, og ikke kun de eksterne timer. Husk at timesedlen først kan godkendes, når bruger selv har godkendt. |
FASE |
FORKLARING |
NAVIGATION |
Åben mTIME |
Når du bruger en SDU computer med VPN forbindelse kommer du direkte ind i systemet. |
|
Vælg |
Vælg fanen ”Oversigt” i venstre side Vælg "Vis som ”P-leder” Vælg "måned/år" |
![]() |
Find og godkend |
Ud fra ovenstående vælg kommer en liste frem over de personer som man er P-Leder for Vælg den medarbejder som skal godkendes (A) Ved fluebenene (B) kan man se om bruger har godkendt og når man som P-leder har godkendt Når man trykker på en persons navn, vil timesedlen kunne ses nederst i vinduet Tryk på Ledergodkend
Herefter vises en kvittering på godkendelsen nederst i venstre hjørne og der vil også komme et flueben under P.leder godkendt. Det er vigtigt at man godkender kronologisk – altså skal alle foregående måneder være godkendt ellers kommer der et vindue frem med fejl Derefter går tilbage til den måned hvor man mangler fra og godkender der fra. |
|
VEJLEDNING TIL PROJEKTØKONOMER
Tidsregistrering på eksterne projekter, hvor der er krav om tidsregistrering, skal jf. Regnskabsinstruksens bilag 21, håndteres i mTIME.
Hvis der er yderligere spørgsmål vedr. tidsregistrering på eksterne projekter, kontakt venligst din FSØ sagsbehandler.
|
||
Som projektøkonom skal du sørge for, at personer som skal aflønnes af et eksternt projekt med krav om tidsregistrering, bliver oprettet samt udfylder og godkender deres timesedler i mTIME, som kan bruges til afrapportering. For at projektet bliver oprettet i mTIME, skal der udfyldes nogle ekstra felter i SDUpro, hvor alle stamdata også er. Denne navigationsseddel vil vise arbejdsgangene bag dette. Vejledninger og forklaringer generelt om eksterne projekter kan findes her: Regnskabsinstruksens Bilag 21 er specifik vedr. tidsregistrering. To trin:
|
FASE 1OPRETTELSE AF PROJEKTET I mTIME |
FORKLARING |
NAVIGATION |
Udfyld fanen "Timesedler" |
Vælg ”Ja” ved timeseddel
|
|
Tilføj personer |
Bevillingshaver og Fakultetssagsbehandler oprettes automatisk som gruppeleder
Der kan løbende tilføjes flere personer
|
|
Tilføj analysenr. til projektet |
Der kan løbende tilføjes analyse nr., hvis man får brug for flere
Tip:
|
|
FASE 2KONTROLLÉR VILKÅR/OPRETTELSE AF PERSONER |
FORKLARING |
NAVIGATION |
Kontrollér at personer er oprettet i mTIME |
Som Projektøkonom kan du se brugerne, der er oprettet på de enheder, som du har fået tildelt enhedsrettigheder til - nederst i venstre hjørne Fremsøg personen på fornavn Hvis han/hun kommer frem, ER personen oprettet. |
|
Hvis oprettet i mTIME
|
Kontrollér rette vilkår for projekttidsregistrering under ”Opgørelse” og ”Oversigt”
Find den måned, som din person skal kunne registrere fra Hvis vilkåret er andet end projekttidsregistrering :
|
|
Hvis IKKE oprettet i mTIME |
Skriv en mail til mTIME-teamet, hvor følgende oplysninger er givet:
|
|
Hvis personen er på et andet institut/fakultet, end du har rettigheder til at se |
Kontakt personens enhed og bed dem om: a) at sikre, at personen har det rette vilkår
b) at få personen oprettet i mTIME
|
|
Support |
Hvis personer ikke kan se projektet, eller der er nogle spørgsmål, så kontakt venligst: |
Tilbage til siden Eksterne projekter (Økonomi serviceside)