Skip to main content
HR

Administration af tids- og timeregistrering

Vejledninger til ledere, kontrollanter og projektøkonomer

 

ANSÆTTELSESPROCES IFT. TIDSREGISTRERING

Før en stilling slås op, skal der tages stilling: Er der tale om en selvtilrettelægger eller ej?

Som følge af den nye lov om tidsregistrering og implementeringen heraf på SDU, skal der allerede ved opstart af en rekruttering tages stilling til, om den der ansættes i stillingen, kan vurderes at være selvtilrettelægger. Læs evt. vejledningen længere nede på denne side: VEJLEDNING TIL LEDERE OM SELVTILRETTELÆGGERE.

Som konsekvens heraf har SDU HR justeret processen for ansættelser med og uden opslag for VIP, D-VIP og TAP- ledere, ligesom Stillingsopslagsskabeloner og blanket for anmodning om ansættelse er ændrede.

Ændringen medfører ekstra opmærksomhed ift. at videregive oplysninger i SDU HCM for hhv. medarbejdere på fakulteter og institutter som er rekrutteringsansvarlige og for personalekonsulenterne i SDU HR.

Beskrivelse af proces ved nyansættelser med og uden opslag

VEJLEDNING TIL LEDERE OM TIDSREGISTRERING

Du kan læse alt om målgruppen for tidsregistrering på siden: 

Formål og rammer for tidsregistrering

Her finder du også principperne for registrering af arbejdstid på SDU.

Arbejdstid er en del af arbejdsmiljøet, og SDU er forpligtet til at sikre et godt arbejdsmiljø. 

I henhold til Arbejdstidsloven skal SDU sikre, at medarbejdere omfattet af loven registrerer deres arbejdstid. SDU skal som arbejdsgiver kunne dokumentere, at reglerne overholdes.

Tidsregistreringen skal ikke godkendes af dig, men som leder er du forpligtet til at:

  • Skabe en balance for dine medarbejdere mellem arbejdsliv og opgaver

  • Føre en løbende dialog med dine medarbejdere

  • Følge med i dine medarbejderes tidsregistreringer

  • Sikre overholdelse af reglerne for arbejdstid

Teknisk vejledning følger snarest.

VEJLEDNING TIL LEDERE OM SELVTILRETTELÆGGERE

I henhold til Arbejdstidsloven skal SDU sikre, at medarbejdere omfattet af loven registrerer deres arbejdstid. SDU skal som arbejdsgiver kunne dokumentere, at reglerne overholdes.

Det er ikke alle ansatte, der er omfattet af kravet om at registrere tid. De såkaldte selvtilrettelæggere kan undtages for tidsregistrering efter en konkret og individuel ledelsesvurdering. Der er tale om en ledelsesbeslutning.

Vejledningerne herunder bruges til ledelsens vurdering af, hvem der kan undtages fra tidsregistrering.

Arbejdstid er en del af arbejdsmiljøet, og SDU er forpligtet til at sikre et godt arbejdsmiljø.  

Som leder er du forpligtet til at:

  • Skabe en balance for dine medarbejdere mellem arbejdsliv og opgaver

  • Føre en løbende dialog med dine medarbejdere 

  • Sikre overholdelse af reglerne for arbejdstid

Selvtilrettelæggere defineres således:
  • Ansatte hvis arbejdstid som følge af særlige træk ved det udførte arbejde ikke måles og/eller fastsættes på forhånd
  • Ansatte der selv kan fastsætte arbejdstiden; bl.a. når der er tale om
    • Ansatte med ledelsesfunktioner
    • Ansatte med beføjelse til at træffe selvstændige beslutninger

 

Definitionen er suppleret af Medarbejder- og Kompetencestyrelsens fortolkning af reglerne, som er yderligere udmøntet på SDU:
  • Medarbejdere med ledelsesfunktioner (primært personaleledelse og i særlige tilfælde faglige) kan undtages, hvis de arbejder på en måde, hvor de selv tilrettelægger deres tid overordnet.
  • I den engelske udgave af direktivet nævnes ’academics’ som mulige selvtilrettelæggere, og med baggrund heri kan det antages, at medarbejdere i den videnskabelige stillingsstruktur kan undtages.
  • Undervisningsforpligtigelse anses ikke som en hindring for at være selvtilrettelægger.
  • Er en medarbejder (også ledere) underlagt fast arbejdstid, kan denne ikke undtages. Med fast arbejdstid menes, at den pågældende pålægges at skulle være på arbejde i et givent tidsrum fra fx 8.00 - 15.30.
  • Medarbejdere der er omfattet af en vagtordning kan normalt ikke undtages.
  • Der kan i noget omfang arbejdes med formodninger, som fx A-institutleder er undtaget, derfor kan B-institutleder også undtages.
  • Det er ikke den ansattes niveau i organisationen, der er afgørende, men indholdet og formen af det udførte arbejde.
  • Selvtilrettelæggere har høj grad af frihed i forhold til tilrettelæggelse af egen arbejdstid.
  • Den overordnedes ret til at lede og fordele arbejdet gælder uændret.


Ansatte der undtages fra tidsregistrering, modtager tillæg herom til deres ansættelsesbevis.

Det følger af universitetslovens § 14, stk. 1, at den daglige ledelse af universitetet varetages af rektor inden for de rammer der er fastlagt i universitetets bestyrelse. Den øvrige ledelse varetager sine opgaver efter delegation fra rektor.

SDU’s vedtægt indeholder nærmere beskrivelse af delegationer til prorektor (§ 15), universitetsdirektør (§ 16), dekaner (§ 17) og institutledere (§ 21).

SDU’s regnskabsinstruks pkt. 02.02 beskriver ledelsesstrukturen således:

  • Ledelsesniveau 1:
    • Medlemmerne af SDU's direktion dvs. rektor, prorektor, universitetsdirektør og dekaner for SDU’s 5 fakulteter

     

  • Ledelsesniveau 2:
  • Fakultetssekretariatscheferne
  • Institutlederne
  • Områdecheferne i Fællesadministrationen

Derudover kan en dekan udpege en eller flere chefer/ledere på et fakultet på ledelsesniveau 2, der refererer direkte til dekanen til at have en lignende stillingsfuldmagt, fx ansatte prodekaner.

Udover ledere på ledelsesniveau 1 og 2, har SDU ledere på ledelsesniveau 3 og 4, der defineres som ledere med personaleansvar, der direkte eller indirekte refererer til en institutleder, områdechef eller fakultetssekretariatschef (ledelsesniveau 2). I SDU’s HCM-system er registreret oplysninger om ledere på de 4 ledelsesniveauer.

SDU’s ledelse vil foretage en konkret individuel vurdering af, om en ansat med ledelsesfunktioner er selvtilrettelægger. Det er en forudsætning for undtagelse, at pågældende er ansat i en stilling med ledelsesbeføjelse; fx en klassificeret chefstilling, som chefkonsulent med personaleledelse eller i andre stillinger med ledelsesbeføjelser.

I vurderingen vil SDU’s ledelse afdække, om den enkelte leder som følge af stilling, ansvar og opgaver selv kan træffe beslutning om fastsættelse af arbejdstid, jf. nærmere nedenfor.

Vejledning om undtagelse af TAP-ledere:

Stillingskategori

Vurdering ift. stillingsindhold

Vurderingens konsekvens

Ledere på ledelsesniveau 1; Rektor, prorektor, universitetsdirektør, dekaner

Disse ledere kan selv fastsætte deres arbejdstid og træffe selvstændige beslutninger

Efter en konkret og individuel vurdering vil ledere på ledelsesniveau 1 som udgangspunkt være selvtilrettelæggere.

Ledere på ledelsesniveau 2; Institutledere, (ansatte) prodekaner, områdechefer og sekretariatschefer

Disse ledere kan selv fastsætte deres arbejdstid og træffe selvstændige beslutninger

Efter en konkret og individuel vurdering vil ledere på ledelsesniveau 2 som udgangspunkt være selvtilrettelæggere.

Ledere på ledelsesniveau 3 og 4, fx sekretariatsledere, teamledere mv

Disse ledere kan ofte selv fastsætte arbejdstiden eller tilrettelægge deres tid overordnet, men det afhænger væsentligt af den pågældendes funktion, opgaver (indhold og formen af det udførte arbejde) og individuelle aftaler.

Desuden kan nogle af disse ledere være forpligtet til at være på arbejdspladsen i et fastsat tidsrum (fast arbejdstid) og kan derfor ikke være selvtilrettelæggere.

Efter en konkret og individuel vurdering vil ledere på ledelsesniveau 3 og 4 som udgangspunkt være selvtilrettelæggere.

Hvis en konkret og individuel vurdering af lederens funktion, opgaver (indhold og formen af det udførte arbejde) og individuelle aftaler viser, at denne ikke selv kan tilrettelægge sin tid overordnet og/eller hvis pågældende fx er underlagt fast arbejdstid, kan denne ikke undtages.

 

Stillingsstrukturen for videnskabeligt personale ved universiteterne indeholder en udtømmende beskrivelse af de stillingskategorier, der kan anvendes for det videnskabelige personale på SDU. 

På SDU er de mest anvendte stillingskategorier: Videnskabelig assistent, ph.d.-studerende, postdoc, adjunkt, lektor, professor, klinisk lektor, klinisk professor, studieadjunkt og studielektor.

Videnskabeligt personale med ledelsesfunktion vurderes i henhold til VIP-stillingen.

SDU’s ledelse vil foretage en konkret individuel vurdering af, om den enkelte videnskabeligt ansatte (VIP) er selvtilrettelægger. I vurderingen vil SDU’s ledelse afdække, om den enkelte VIP-ansat - bl.a. som følge af akademiske friheder - selv kan træffe beslutning om fastsættelse af arbejdstiden, jf. nærmere nedenfor.

Link til Bekendtgørelse om stillingsstruktur for videnskabeligt personale ved universiteter

Link til SDU’s erklæring om akademisk frihed

Vejledning om undtagelse af VIP og DVIP:

Stillingskategori

Vurdering ift. stillingsindhold

Vurderingens konsekvens

Hovedstillinger;

Professor, lektor på forfremmelsesprogram, lektor/seniorforsker, tenure track adjunkt, adjunkt, ph.d.-studerende

For disse stillinger gælder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, ikke kan måles eller fastsættes på forhånd, og at medarbejderne selv kan fastsætte arbejdstiden eller tilrettelægge deres tid overordnet.

Medarbejdere i hovedstillinger er som udgangspunkt selvtilrettelæggere.

For visse medarbejdere i hovedstillinger vil det også være gældende, at der er tale om medarbejdere, der kan træffe selvstændige beslutninger, eller medarbejdere, som har ledelsesmæssige funktioner.

Undervisningsforpligtelse er ikke en hindring for at være selvtilrettelægger

Efter en konkret og individuel vurdering vil medarbejdere i hovedstillinger som udgangspunkt være selvtilrettelæggere.

Hvis en konkret og individuel vurdering af medarbejderens funktion, opgaver (indhold og formen af det udførte arbejde) og individuelle aftaler betyder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, kan måles eller fastsættes på forhånd, eller at medarbejderen ikke selv kan tilrettelægge sin tid overordnet, kan denne ikke undtages.

Øvrige, generelle stillinger (månedslønnede)

Videnskabelig assistent, studieadjunkt, studielektor, postdoc, seniorrådgiver

For disse stillinger gælder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, ikke kan måles eller fastsættes på forhånd, og at medarbejderne selv kan fastsætte arbejdstiden eller tilrettelægge deres tid overordnet. For nogle seniorrådgivere vil det også være gældende, at der er tale om medarbejdere, der kan træffe selvstændige beslutninger, eller medarbejdere som har ledelsesmæssige funktioner.

Undervisningsforpligtelse er ikke en hindring for at være selvtilrettelægger.

 

Efter en konkret og individuel vurdering vil medarbejdere i hovedstillinger som udgangspunkt være selvtilrettelæggere.

Hvis en konkret og individuel vurdering af medarbejderens funktion, opgaver (indhold og formen af det udførte arbejde) og individuelle aftaler betyder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, kan måles eller fastsættes på forhånd, eller at medarbejderen ikke selv kan tilrettelægge sin tid overordnet, kan denne ikke undtages.

Øvrige, generelle stillinger (timelønnede, D-VIP)

 

Undervisningsassistent, ekstern lektor

For disse stillinger gælder, at medarbejderne selv kan træffe selvstændige beslutninger og fastsætte arbejdstiden overordnet.

Undervisningsforpligtelse er ikke en hindring for at være selvtilrettelægger.

 

Efter en konkret og individuel vurdering vil medarbejdere i disse stillinger som udgangspunkt være selvtilrettelæggere.

Hvis en konkret og individuel vurdering af medarbejderens funktion, opgaver (indhold og formen af det udførte arbejde) og individuelle aftaler betyder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, kan måles eller fastsættes på forhånd, eller at medarbejderen ikke selv kan tilrettelægge sin tid overordnet, kan denne ikke undtages.

Øvrige stillinger inden for det sundhedsvidenskabelige område

Klinisk professor og klinisk lektor

For disse stillinger gælder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, ikke kan måles eller fastsættes på forhånd, og at medarbejderne selv kan fastsætte arbejdstiden eller tilrettelægge deres tid overordnet.

For visse medarbejdere i disse stillinger vil det også være gældende, at der er tale om medarbejdere, der kan træffe selvstændige beslutninger, eller medarbejdere, som har ledelsesmæssige funktioner.

Undervisningsforpligtelse er ikke en hindring for at være selvtilrettelægger.

Efter en konkret og individuel vurdering vil medarbejdere i disse stillinger som udgangspunkt være selvtilrettelæggere.

Hvis en konkret og individuel vurdering af medarbejderens funktion, opgaver (indhold og formen af det udførte arbejde) og individuelle aftaler betyder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, kan måles eller fastsættes på forhånd, eller at medarbejderen ikke selv kan tilrettelægge sin tid overordnet, kan denne ikke undtages


Vejledning om undtagelse af VIP iht stillingsstrukturen ved diplomingeniør- og eksportingeniøruddannelsen:

Stillingskategori

Vurdering ift. stillingsindhold

Vurderingens konsekvens

Adjunkt/lektor, ingeniørdocent, gæsteingeniørdocent og –lektor samt amanuensis

For disse stillinger gælder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, ikke kan måles eller fastsættes på forhånd, og at medarbejderne selv kan fastsætte arbejdstiden eller tilrettelægge deres tid overordnet.

Undervisningsforpligtelse er ikke en hindring for at være selvtilrettelægger.

Efter en konkret og individuel vurdering vil medarbejdere i disse stillinger som udgangspunkt være selvtilrettelæggere.

Hvis en konkret og individuel vurdering af medarbejderens funktion, opgaver (indhold og formen af det udførte arbejde) og individuelle aftaler betyder, at arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, kan måles eller fastsættes på forhånd, eller at medarbejderen ikke selv kan tilrettelægge sin tid overordnet, kan denne ikke undtages.


VEJLEDNING TIL DTAP ANVISERE OG KONTROLLANTER

OBS!
For at være anviser i mTIME skal man have anviserrettigheder og have rettighed til at anvise lønbilag i CRM
 

 

Navigationsseddel

Kontrollant- og anviserguide i mTIME

mTIME processen foregår således:

  1. Den studerende indsender sin månedlige timeseddel til godkendelse
  2.  Kontrollanten kontrollerer
  3. Anviseren anviser

Når alle 3 skridt er gennemført lander timesedlen hos lønafdelingen.
____________________________________________________________________________

Som kontrollant og anviser kan man se alle timesedler på det eller de omkostningssteder man er tilknyttet, man skal ikke skifte profil. Sørg for at du kun godkender de timesedler du er ansvarlig for.  

Hvis en studerende har lagt timer på flere analysenumre/projektnumre, kommer timerne til godkendelse ved de pågældende analysenumres/projektnumres kontrollanter og anviser.

Alle timer for den enkelte studerendes timeseddel, på alle forskellige analysenumre/projektnumre, skal være kontrolleret og anvist, før timesedlen kommer til Lønafdelingen.

FORKLARING

NAVIGATION

Tilgå mTIME via: 
https://mtime.sdu.dk/login

Login med arbejdsmail hvis du bliver bedt om det

 
 

Tryk på ”Godkendelse” under ”Opgørelse” i venstre side

 

 

 

 
  1. Søgefelt, her kan man søge på navne, analysenumre, omkostningssteder, projekttitler, osv.

  2. Periodefelt, her kan man skifte måned og se timesedler der hører til den valgte måned.

  3. Med det lille plus kan man udvide en timeseddel og se detaljeret, med det lille minus minimerer man.

  4. For at kontrollere, anvise, afvise eller tilbagekalde en timeseddel trykker på man på tilsvarende knap.

  5. Åbner når der trykkes på en knap fra punkt 4. Man behøver kun knytte kommentar hvis man afviser en timeseddel. Ellers tryk ”Fortsæt”.

 

 

 

VEJLEDNING TIL PERSONALELEDERE FOR MEDARBEJDERE, DER REGISTRERER PROJEKTTID

Navigationsseddel

Personaleleder godkendelse af Projekttidsregistrering 

P-Leders opgave er at gennemse og godkende timesedler for personer, som har registreret timer på eksterne projekter, hvor der er krav om timeregistrering. Det er hele timesedlen, der godkendes, og ikke kun de eksterne timer.

Husk at timesedlen først kan godkendes, når bruger selv har godkendt.

FASE

FORKLARING

NAVIGATION

Åben mTIME

Log in på mTIME via

https://mtime.sdu.dk/login

Når du bruger en SDU computer med VPN forbindelse kommer du direkte ind i systemet.

Vælg

Vælg fanen ”Oversigt” i venstre side

Vælg "Vis som ”P-leder”

Vælg "måned/år"

 

Find og godkend

 

Ud fra ovenstående vælg kommer en liste frem over de personer som man er P-Leder for

Vælg den medarbejder som skal godkendes (A)

Ved fluebenene (B) kan man se om bruger har godkendt og når man som P-leder har godkendt

Når man trykker på en persons navn, vil timesedlen kunne ses nederst i vinduet

Tryk på Ledergodkend

 

 

Herefter vises en kvittering på godkendelsen nederst i venstre hjørne og der vil også komme et flueben under P.leder godkendt.

Det er vigtigt at man godkender kronologisk – altså skal alle foregående måneder være godkendt ellers kommer der et vindue frem med fejl

Derefter går tilbage til den måned hvor man mangler fra og godkender der fra.

 

 

 

 

 

VEJLEDNING TIL PROJEKTØKONOMER

Tidsregistrering på eksterne projekter, hvor der er krav om tidsregistrering, skal jf. Regnskabsinstruksens bilag 21, håndteres i mTIME.
Hvis der er yderligere spørgsmål vedr. tidsregistrering på eksterne projekter, kontakt venligst din FSØ sagsbehandler. 

 

Navigationsseddel

Vejledningrojektøkonom ift. projekttidsregistrering 

Som projektøkonom skal du sørge for, at personer som skal aflønnes af et eksternt projekt med krav om tidsregistrering, bliver oprettet samt udfylder og godkender deres timesedler i mTIME, som kan bruges til afrapportering.

For at projektet bliver oprettet i mTIME, skal der udfyldes nogle ekstra felter i SDUpro, hvor alle stamdata også er. Denne navigationsseddel vil vise arbejdsgangene bag dette.

Vejledninger og forklaringer generelt om eksterne projekter kan findes her:
https://sdunet.dk/da/servicesider/oekonomi/eksterne-projekter

Regnskabsinstruksens Bilag 21 er specifik vedr. tidsregistrering.

To trin: 

  1. Oprettelse af projektet

  2. Kontroller vilkår/oprettelse for personerne, der skal registrere timer på projektet

FASE 1

OPRETTELSE AF PROJEKTET I mTIME

FORKLARING

NAVIGATION

 Udfyld fanen "Timesedler"

 Vælg ”Ja” ved timeseddel

 

 

Tilføj personer

 Bevillingshaver og Fakultetssagsbehandler oprettes automatisk som gruppeleder

 

Der kan løbende tilføjes flere personer

 

 

Tilføj analysenr. til projektet

Der kan løbende tilføjes analyse nr., hvis man får brug for flere

 

Tip:
Se lønbudgettet i QV på projektet for hvilke analysenumre, der er brug for

 

 

 

FASE 2

KONTROLLÉR VILKÅR/OPRETTELSE AF PERSONER

FORKLARING

NAVIGATION

Kontrollér at personer er oprettet i mTIME 

Som Projektøkonom kan du se brugerne, der er oprettet på de enheder, som du har fået tildelt enhedsrettigheder til - nederst i venstre hjørne

Fremsøg personen på fornavn

Hvis han/hun kommer frem, ER personen oprettet.

Hvis  oprettet i mTIME


Kontrollér rette vilkår for projekttidsregistrering under ”Opgørelse” og ”Oversigt


Find den måned, som din person skal kunne registrere fra

Hvis vilkåret er andet end projekttidsregistrering :
Send en mail og bed om at få det ændret (gælder ikke studentermedhjælpere, de har deres eget vilkår)
mtime-support@sdu.dk

 

 

 

 

Hvis  IKKE oprettet i mTIME

Skriv en mail til mTIME-teamet, hvor følgende oplysninger er givet:

 

mtime-support@sdu.dk

Eksempel:

                                           Projekttidsregistrering

 

Hvis personen er på et andet institut/fakultet, end du har rettigheder til at se

Kontakt personens enhed og bed dem om:

a) at sikre, at personen har det rette vilkår

b) at få personen oprettet i mTIME

 

Support

Hvis personer ikke kan se projektet, eller der er nogle spørgsmål, så kontakt venligst:

mtime-support@sdu.dk

Tilbage til siden Eksterne projekter (Økonomi serviceside)


Sidst opdateret: 29.01.2025