I december 2019 nedsatte rektor Udvalget vedrørende medbestemmelse og medinddragelse. Udvalgets opdrag var at give anbefalinger til, hvordan medbestemmelse og medinddragelse kan styrkes inden for universitetets organisatoriske opbygning med en enstrenget ledelse.
Udvalget blev nedlagt efter at have afleveret sin afrapportering og et sæt initiativer og anbefalinger i september 2020.
Efter en bred høring i efteråret 2020 i SDU’s samarbejdsudvalg, arbejdsmiljøudvalg, De Studerende i Centrum, Universitetsrådet, akademiske råd, institutråd, ph.d.-udvalg og studienævn traf direktionen i marts 2021 beslutning om hvem, der har særligt ansvar for at implementere initiativerne og anbefalingerne: SDU HR og SDU Kommunikation arbejder med initiativer for anbefalingerne 1-4; ansvaret for at implementere initiativer under anbefalingerne 5-9 ligger i SDU’s ledelsesstreng og de kollegiale organer.
Implementeringen af initiativerne og anbefalingerne var i 2021 imidlertid præget af nedlukning af universitetet pga. Covid-19.
Direktionen traf i marts 2021 samtidig beslutning om, at implementeringen af initiativer under anbefalingerne skal midtvejsevalueres i efteråret 2022 og evalueres endeligt i 2024.
SDU’s ni anbefalinger om medbestemmelse og medinddragelse:
Ved afholdelse af valg er der behov for en forøget kommunikationsindsats. Det gælder i tre faser:
- inden valghandling med henblik på at skærpe opmærksomhed blandt medarbejdere og studerende om valgets afholdelse
- i en valgkamp hvor de forskellige lister kan orientere om deres politik og kan indgå i en debat med andre lister
- udmelding af valgresultatet med præsentation af de valgte kandidater.
Med henblik på at sikre, at medarbejdere og studerende har adgang til relevant information om universitetets forhold og i tilknytning hertil kan indgå i en åben debat, nedsættes en arbejdsgruppe bestående af relevante repræsentanter fra ledelse, SDU Kommunikation, medarbejdere og studerende.
Det skal sikres, at ledelsesgruppen har indsigt i regelsættet i forhold til medarbejderes og studerendes medbestemmelse og medinddragelse. Der skal være en løbende opdatering i forhold til regler og praksis på området. SDU’s ledelseskompas skal danne grundlag for den løbende opdatering af ledere om medbestemmelse og medinddragelse.
Der tilbydes medarbejder- og studentermedlemmer af bestyrelse, Universitetsråd, samarbejdsudvalg, De Studerende i Centrum, studienævn m.m. kurser i områder, der er relevante for deres funktion. Det kan være inden for økonomi, regnskab, juridiske forhold, studieadministration, kvalitetssikringssystem, universitetslov, vedtægt, ytringsfrihed, tavshedspligt og andre relevante temaer. Intentionen er at kvalificere deres indsats og herunder medvirke til at sikre relevant medbestemmelse og medinddragelse. Kurserne udbydes af personer med særlig indsigt i de specifikke forhold.
Det bør tilstræbes, at væsentlige beslutninger drøftes i de relevante fora så tidligt som muligt i beslutningsprocessen.
Med henblik på at sikre medinddragelse og medindflydelse planlægges møder i relevante organer således, at der er den fornødne tid til, at udtalelser fra organerne kan indgå i indstillinger i væsentlige sager til behandling i bl.a. bestyrelse, direktion og på andre organer med beslutningskompetence.
Med henblik på udmøntning af beslutninger på alle niveauer i organisationen kan det være hensigtsmæssigt, at det fremgår hvem, der har truffet en given beslutning. Beslutninger kan være truffet på flere niveauer, herunder regering, ressortministerium, bestyrelse, direktion, rektor, prorektor, universitetsdirektør, dekan, samarbejdsudvalg, sekretariatschef, områdechef, institutleder, forskningsgruppeleder m.v. Til sagsfremstillinger tilføjes, hvor den enkelte sag tidligere er behandlet, og hvad den efterfølgende proces er.
Det skal sikres, at der gives tilbagemeldinger til kollegiale organer i forhold til tidligere afholdte høringer eller drøftelser med henblik på at synliggøre evt. aftryk. Det er derved muligt for medlemmerne af de kollegiale organer at følge det videre forløb af de enkelte sager. Det kan praktisk ske ved, at tilbagemelding på høringer er et fast punkt på dagsordenen således, at der på hvert møde gives en orientering om status på de sager, der har været på dagsordenen.
I sager med særligt stor betydning kan der potentielt udvikles et system således, at det er evident hvilke høringer, der har været gennemført i de relevante organer og hvilke udtalelser, der er kommet fra de enkelte organer. Anvendelse af et sådant system anbefales dog at ske under hensyntagen til et væsentligt ressourceforbrug, der er forbundet hermed.
Hvor det vurderes hensigtsmæssigt, kan der nedsættes et dialogforum ved implementering af større ændringer i organisationen. Et dialogforum kan sikre transparens i processen og medejerskab til ændringerne. Arbejdet i et dialogforum skal foregå med respekt for samarbejdsudvalgenes opgaver.