Beskyttelse af SDU-data på smartphones og tablets

Du skal fremover bruge Outlook-app på din smartphone eller tablet hvis du vil kunne læse din SDU-mail. Der vil de kommende måneder blive rullet politikker ud til alle ansatte på SDU. Vi anbefaler dig derfor at være på forkant med vores App-politik. Dette kan du gøre ved at følge vores guide nedenfor til enten Apple enheder eller Android enheder.

 

1.     Start med at fjerne din SDU-konto inde i den almindelig mail-App. Hvis du har flere SDU-konti, så skal de alle fjernes. Måden de fjernes på, er ved at gå ind i ’Indstillinger’ på din iPhone eller iPad.

2.     Herefter klikker du på mail-ikonet. Dernæst klikker du på ’Konto’.

3.     Du vil herefter kunne se dine tilknyttede konti til den almindelige mail-App. Den du ønsker at slette, skal du klikke på, hvorefter du nederst kan klikke på ’Slet konto’.

4.     Herefter finder du og installerer Microsoft Outlook App’en inde I App Store.

5.     Start Microsoft Outlook App’en, hvorefter du skal logge ind med din SDU-konto. Herefter vil du kunne tilgå din mail.

 

Android-guide
1.     Start med at fjerne din SDU-konto inde i den almindelig mail-App. Hvis du har flere SDU-konti, så skal de alle fjernes. Måden de fjernes på, er ved at gå ind i ’Indstillinger’ på telefonen.
2.     Herefter klikker du på ’Konti’, hvorefter du klikker på ’Brugere og konti’.
3.     Du vil herefter kunne se dine tilknyttede konti til den almindelige mail-App. Den du ønsker at slette, skal du klikke på, hvorefter du kan klikke på ’Slet konto’.
4.     Herefter finder du og installerer Microsoft Outlook App’en inde I Google Play.
5.     Start Microsoft Outlook App’en, hvorefter du skal logge ind med din SDU-konto. Herefter vil du kunne tilgå din mail
6.     Vær opmærksom på, at når politikkerne aktiveres, vil det være et krav at installere Company Portal appen på din enhed fra Google Play. Der skal ikke logges ind i appen, men appen skal være på enheden, for at kunne synkronisere politikkerne.

 

Har du fået udlevet en telefon købt og ejet af SDU, vil der på telefonen være registreret et grundlæggende ejerskab til SDU ligesom der vil være krav til at enheden er opdateret med nyeste opdateringer. Er din telefon så gammel den ikke længere kan opdateres eller kan den af andre årsager ikke opdateres til et passende sikkerhedsniveau, vil din telefon skulle udskiftes med en ny. Denne udgift ligger hos dem der har betalt for din mobiltelefon.

 

Du vil blive informeret når de nye politikker bliver rullet ud, men ellers skal du ikke gøre noget specielt. På din telefon vil der blive installeret et sikkerhedsprogram som hedder Microsoft Defender (som du også kender fra din computer) og de applikationer der rummer SDU-data vil blive pålagt nogle politikker.

 

Det hvor du måske opdager det mest er at din SDU-mail skal, og kun kan køre i Microsoft Outlook-appen. Du kan ikke længere checke din SDU-mail i den indbyggede mailapp på telefonen. Og hvis din telefon er ældre og ikke kan opdateres, vil du slet ikke kunne få adgang til din SDU-mail på telefonen. Applikationer som ellers påvirkes er der, hvor der typisk arbejdes med SDU-data som i Teams, Microsoft Office og OneDrive. Og du vil opleve beskyttelse ved at du typisk ikke kan sende SDU-data fra disse beskyttede apps over i andre apps på telefonen. Du kan som hovedregel godt få data den anden vej, altså fra andre apps og ind til dine SDU-data.

 

Alt hvad der ellers sker på telefonen, har SDU ingen interesse i. Du man stadig have din private e-mail, private OneDrive og hvad du ellers anvender, og det vil ikke blive påvirket af disse politikker.

 

Har da en iPhone fra før 1/1-2021 eller en Android du har fået udleveret før 1/11-2023 vil den blive håndteret som en privat telefon der er beskrevet i nedenstående, indtil den bliver nulstillet næste gang.

 

Det kan godt lyde lidt kompliceret når det forklares, men i hverdagen er det noget du sjældent vil blive påvirket af, og har du spørgsmål ellers synes noget ikke virker som forventet skal du kontakte SDU IT Servicedesk.

Har du en privat telefon du bruger på SDU, men hvor du ikke checker din SDU-mail eller har adgang til andre SDU-data, vil du overhovedet ikke blive påvirket.

 

Men bruger du f.eks. din telefon til at læse din SDU-mail, vil din private telefon blive pålagt nogle SDU-politikker. Ønsker du ikke disse politikker på dine telefon, vil du ikke kunne læse din SDU-mail.

 

Din SDU-mail vil kun kunne læses i Outook-mobile appen som du skal installere. Du kan ikke længere checke din SDU-mail i den indbyggede mailapp på telefonen. Og hvis din telefon er ældre og ikke kan opdateres, vil du slet ikke kunne få adgang til din SDU-mail på telefonen.

 

Applikationer som også påvirkes er der hvor der typisk arbejdes med SDU-data som i Teams, Microsoft Office og OneDrive. Og du vil opleve beskyttelse ved at du typisk ikke kan sende SDU-data fra disse beskyttede apps over i andre apps på telefonen. Du kan som hovedregel godt få data den anden vej, altså fra andre apps og ind til dine SDU-data.

 

Alt hvad der ellers sker på telefonen, har SDU ingen viden om eller interesse i. Du man stadig have din private email, private OneDrive og hvad du ellers anvender, og det vil ikke blive påvirket af disse politikker.

 

Det kan godt lyde lidt kompliceret når det forklares, men i hverdagen er det noget du sjældent vil blive påvirket af, og har du spørgsmål ellers synes noget ikke virker som forventet skal du kontakte SDU IT Servicedesk.

SDU’s udvalg for informationssikkerhed og databeskyttelse har besluttet at øge sikkerheden vedrørende tilgangen til SDU’s data fra mobile enheder (her smartphones og tablets). Center for Cybersikkerhed har øget trusselsvurderingen for uønsket adgang til universiteternes data fra høj til meget høj. Værnet mod dette er såvel bevidst omgang med data som konkrete tekniske foranstaltninger der understøtter praksis. SDU ønsker derfor at implementere en App-politik via en teknisk løsning der sikrer at data kun kan tilgås fra godkendte Apps og kan fjernes fra den mobile enhed hvis den bortkommer.

 

Foranstaltningen er aktiveret uanset om du benytter en SDU indkøbt enhed eller en privat indkøbt enhed, som skal tilgå SDU’s data.

 

SDU kan via den konkrete løsning, ikke se noget omkring din generelle brug af telefonen. Men vi logger nedenstående ved brug af apps som er underlagt politikkerne:

 

·       Date-/time

·       Username

·       IP address

·       Operating System

·       Compliant Status (Overholder SDU’s minimumskravene).

 

For at enheden kan tilgå/opbevarer SDU data, kræves det at enheden er sikkerhedsmæssigt opdateret og supporteret. Politikken berører kun din SDU-konto i bestemte Apps, og ikke en privat konto, der kan være koblet op til samme Apps.

 

Dette betyder, at du forsat kan have din private Gmail-konto tilføjet i din Outlook App, eller din private OneDrive-konto tilføjet uden at være begrænset ift. brugen af Apps med en privat konto. Listen over de berørte Apps, kan ses herunder:

 

·       Skype for Business

·       Microsoft Edge

·       Microsoft Excel

·       Microsoft Outlook

·       Microsoft Teams

·       Microsoft PowerPoint

·       Microsoft Word

·       Microsoft Office

·       Microsoft OneNote

·       Microsoft Planner

·       Microsoft Power BI

·       Microsoft SharePoint

·       Microsoft OneDrive

·       Adobe Acrobat Reader

·       Microsoft Lists

·       Microsoft Whiteboard

·       Zoom for Intune