SDU IT

Digitaliseringsporteføljen

Porteføljestyring hjælper os med at se helheden i universitetets udviklingsarbejde. Ved at samle og prioritere it- og digitaliseringsprojekter på tværs af fakulteter og enheder sikrer vi, at universitetets ressourcer bruges der, hvor de skaber størst værdi for SDU's strategiske indsatser, medarbejdere og studerende.

Organisering

For at sikre et sammenhængende, transparent og effektivt flow fra ide til realisering, hviler porteføljestyringen på tre ben:

Et porteføljeudvalg, hvor initiativer prioriteres på et overordnet niveau.
En reviewgruppe, som kvalificerer og vurderer projekternes modenhed, risici og værdiskabelse, før de kan godkendes til næste fase.
En porteføljeadministration, som rådgiver og sikrer, at beslutninger følges, og at den samlede projektportefølje understøtter organisationens strategiske mål.

Porteføljeudvalget er ansvarlig for at sammensætte, prioritere og koordinere digitaliseringsporteføljen.

Udvalget består af fakulteternes sekretariatschefer, vicedirektøren for økonomi og it- og digitaliseringschefen, som er formand. Der afholdes møder ca. hver sjette uge.

Porteføljeudvalget sekretariatsbetjenes af Projektkontoret i SDU IT.

Medlemmer af Porteføljeudvalget

Bue Raun Andersen, It- og digitaliseringschef, SDU IT

Nicolai Sørensen, Vicedirektør for Økonomi

Annette Schmidt, Sekretariatschef, SAMF

Niels Kring, Sekretariatschef, NAT

Merete Munk, Sekretariatschef, SUND

Malene Rask, Sekretariatschef, TEK

Mads Funding, Sekretariatschef, HUM

Reviewgruppen bidrager til at kvalificere projekterne i porteføljen fra ideoplæg til afslutningsrapport. Gruppens evalueringer/reviews af projekter tager bl.a. udgangspunkt i projektdokumenter og projektoplæg ved projektstart og faseovergange samt månedlige statusrapporter.

Reviewgruppen består af medarbejdere, som er indstillet af de enkelte fakulteter og Fællesadministrationen. It- og digitaliseringschefen er formand, og gruppen sekretariatsbetjenes af Projektkontoret.

Medlemmer af Reviewgruppen

Bue Raun Andersen, SDU IT

Jan Pedersen, SDU IT

Jørgen K. Minet, SDU IT

Karin Grundsø, SDU IT

Morten Lehm, SDU HR

Kurt Bilde, SDU Kommunikation

Martin Davidsen, SDU Uddannelse

Linda DaCosta, Økonomiservice

Rie Z. Rasmussen, Teknisk Service

Henrik H. Hoffmark, Syddansk Universitetsbibliotek

Danny Colmorten, SUND

Søren Sten Hansen, NAT

Rune N. Jørgensen, HUM

Janne Valdgård Pedersen, TEK

Kristoffer Pinholt, SAMF

Projektkontoret rådgiver og giver sparring på nye projektideer og igangværende projekter. Vi samler statusrapporter, ændringsanmodninger og udarbejder porteføljeoverblik, så ledelsen har et oplyst grundlag for beslutninger.

På SDU findes mange erfarne projektledere og koordinatorer, som du kan trække på til sparring om projektmodellen, metoder og værktøjer – fx når du skal starte et projekt op eller udfylde skabeloner. Projektkontoret hjælper gerne med at formidle kontakt.

Materiale til review- og porteføljeudvalgsmøder skal sendes til Projektkontoret (projekter@sdu.dk) – senest 10 hverdage før mødet.

Det gode review af projekter

Det skal være en god oplevelse at få sit projekt reviewet. Formålet med et review er, at SDU får de bedste projekter.

Et review af projekterne er med til at:

forbedre projektkvaliteten på SDU

styrke organisationens projektmodenhed

styrke projektleders (og -ejers) kompetencer

styrke porteføljeledelsens beslutningsgrundlag

sikre sammenhæng til øvrige projekter og aktiviteter på SDU.
Du møder Reviewgruppen, som består af medarbejdere, som er indstillet af de enkelte fakulteter og Fællesadministrationen. It- og digitaliseringschefen er formand, og gruppen sekretariatsbetjenes af Projektkontoret.

Reviewgruppen vurderer, om projektet bør optages i Digitaliseringsporteføljen. Reviewgruppen hjælper dig med at kvalificere dit projekt, mens det er en del af porteføljen, fra ide til afslutning.

Når du som projektejer/projektleder indsender dine udfyldte projektskabeloner og oplæg, ved projektstart og overgang fra en projektfase til den næste, får du feedback fra gruppen. Det samme sker, når du indsender de månedlige statusrapporter.
Du bliver inviteret til reviewmøde af Projektkontoret. Du præsenterer dit projekt på mødet og kan forvente, at Reviewgruppen har læst materialet forud for mødet, så du skal ikke gennemgå dit projektdokument fra start til slut, men blot give et overordnet resume.

Du har metodefrihed, men de fleste vælger at medbringe en PowerPoint-præsentation. Din samlede præsentation bør have en længde på 8-10 minutter, så der er tid til spørgsmål fra Reviewgruppen efterfølgende.

Du er meget velkommen til at have spørgsmål med til gruppen, hvis du ønsker input til et specifikt punkt. Efter reviewet modtager du de input skriftligt, der er fremkommet på mødet, så du har mulighed for at justere dit projektdokument inden (eventuel) behandling i Digitaliseringsporteføljeudvalget.

Har du spørgsmål?

Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har brug for hjælp, sparring eller spørgsmål om projekter.

Skriv til projekter@sdu.dk

Søg