SDU’s Microsoft Office kan kun anvendes på SDU-udstyr der vedligeholdes af SDU IT

Hvad bliver ændret
Fra den 15. april 2026 vil SDU stoppe med at tilbyde Microsoft Office til brug på privat udstyr og på computere som ikke vedligeholdes af SDU IT, og allerede eksisterende licenser vil blive annulleret.

Beslutningen er truffet af Udvalget for Informationssikkerhed og Databeskyttelse (UID) på SDU.

Hvorfor er det blevet ændret
Retten til at downloade og installere Office-pakken med en SDU-licens på private computere er fra en tid hvor Office-pakken og data ikke var i skyen. I Office-pakken i dag  synkroniseres data fra skyen til den computer den er installeret på, og der sker helt automatisk. Man giver derfor nu ikke længere kun adgang til et program, men potentielt alle de data en bruger måtte have adgang til.

Installation af Office-pakken på privat udstyr indebærer en væsentlig sikkerheds- og compliance-risiko for SDU. Når SDU-data tilgås fra privat udstyr, har SDU ikke mulighed for at kontrollere eller dokumentere, hvem der reelt har adgang til data, eller hvordan de håndteres. Det gælder uanset, hvordan udstyret anvendes i det daglige.

Privat udstyr er ikke underlagt samme sikkerhedsniveau, overvågning og styring som SDU-administreret udstyr. Det betyder, at data kan blive tilgået, lagret eller eksponeret på måder, som SDU ikke kan sikre eller føre tilsyn med. Samtidig kan private forhold utilsigtet blive blandet sammen med arbejdsdata – f. eks. ved at private filer indgår i sikkerhedsscanninger, eller ved at private oplysninger bringes ind i SDU’s informationsinfrastruktur hos Microsoft.

Det er i øvrigt i strid med SDU’s gældendende retningslinjer for anvendelse af IT-udstyr, at stille SDU-software eller -data til rådighed på privat udstyr, hvor adgangsforhold ikke kan kontrolleres.

På en computer der ikke vedligeholdes af SDU IT udgør det på samme måde som ved privat udstyr en sikkerhedsrisiko at have SDU’s Officepakke installeret, eksempelvis ved at computeren kan være inficeret af sårbarheder eller malware som direkte kan påvirke data der synkroniseres til SDU computeren.

Hvem/hvordan påvirker det
Alle ansatte på SDU som har en Microsoft Officepakke med en SDU licens installeret på en ikke SDU-computer, eksempelvis en privat computer bliver påvirket.

Studerende på SDU bliver ikke påvirket af denne begrænsning, og vil forsat kunne installere en Officepakke på deres computer så længe de er studerende på SDU.

Når licensen annulleres, vil Office-pakken ikke forsvinde fra computeren, men den vil i stedet spørge efter en licens og vil ikke have den sædvanlige funktionalitet.

Hvad er muligheder for adgang til en Office-pakke på en privat computer

Hvis du til privat brug ikke har et behov for den fulde Office pakke, kan du med en privat Microsoft konto få adgang til en simpel online version af Office-produkterne på Office.com. Har du ikke en privat Microsoft-konto skal du selv oprette den, og må/kan ikke anvende din SDU-konto.

Ønsker du til privat brug fortsat adgang til den fulde installerede Office-pakke, skal du købe et abonnement. Som medarbejder på SDU har man mulighed for at erhverve sig Microsoft 365-licenser med 30% rabat ved at benytte Microsofts Workplace Discount-program. Bemærk, at det er nødvendigt at gå igennem processen med at verificere, at man er berettiget til rabat for faktisk at opnå rabatten.

Også her skal du bruger en privat Microsoft-konto og oprette en hvis du ikke allerede har det.

Det vil ikke være muligt at knytte din SDU OneDrive på den private eller ikke SDU vedligeholdte computer. Den installerede Officepakke er altså udelukkede til ikke SDU brug. Du vil med din private Officepakke og tilhørende Onedrive ikke kunne få adgang til  SDU-data, og vil altså ikke kunne tilknytte eller dele data med din SDU OneDrive.

Vær opmærksom på lokale SDU-data på computeren

Af informationssikkerhedsmæssige og af praktiske årsager skal du derfor sikre at SDU data er fjernet fra din private computer, og at alle dine SDU-data kun ligger og er tilgængelige fra en SDU vedligeholdt computer.

Hvordan kan jeg få hjælp
Har du brug for vejledning til overgangsfasen, kan du altid kontakte Servicedesk.

Har du spørgsmål eller kommentar til den overordnede beslutning, er du velkommen til at kontakte Governance, Risk & Compliance (GRC) i SDU IT på grc@sdu.dk