Skip to main content
DA / EN
DA / EN

Søg

WorkZone

Retningslinjer for journalisering

Bliv klogere på, hvorfor du skal journalisere i ESDH-systemet WorkZone, hvad der skal journaliseres, hvem der skal journalisere, og hvornår et dokument skal være journaliseret, så du er sikker på at følge retningslinjerne for journalisering på SDU og overholder lovgivningen.

Journalisering på SDU

  • På SDU er det besluttet, at al forretningskritisk administrativ dokumentation skal gemmes i et ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering). Det gælder også administrativ dokumentation i forbindelse med forskning og undervisning.

    Du skal journalisere for at sikre, at universitetet lever op til lovkrav, hurtigt og effektivt kan imødekomme anmodninger om aktindsigt, bevarer forretningskritisk dokumentation og kan fremfinde den, når der er behov, samt for at understøtte effektive og sammenhængende administrative processer.

    Eksempler på administrativ dokumentation

    Forskningsadministration: Forskningsadministration omfatter ikke konkret forskningsdata, men dækker over alt ind- og udgående korrespondance, herunder mails og færdige interne dokumenter som dagsordener og referater fra møder, forskningsansøgninger, indgåede kontrakter og formelle aftaler. Hertil hører også væsentlige dokumenter og forretningskritisk intern korrespondance i forbindelse.

    Personrettet sagsbehandling: Afgørelsessager som bl.a. dispensationssager, meritsager, klagesager til studienævn eller ansættelsessager ved HR.

    Forretningskritisk dokumentation: Eksempelvis ledelsesbeslutninger, beslutninger i formelle mødefora, kontrakter, skøder, korrespondance med eksterne parter i forbindelse med sager i det omfang korrespondancen har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.

  • Medarbejdere på SDU

    Den enkelte medarbejder har ansvar for, at alt sagsrelevant materiale, der modtages, sendes eller oprettes, journaliseres løbende og korrekt i WorkZone i overensstemmelse med gældende journaliseringspraksis.

    Journaliseringsansvaret ligger som udgangspunkt hos den medarbejder, der modtager en henvendelse eller selv producerer materiale i forbindelse med en sag. Hovedreglen er, at dokumenter kun journaliseres én gang.

    Hvis flere medarbejdere arbejder sammen om en opgave eller sag, skal de aftale, hvem der journaliserer, så der sikres én samlet sag og klare ansvarsforhold.

    Som medarbejder er du ansvarlig for at holde overblik over de sager og dokumenter, du har ansvaret for. 

    I særlige tilfælde kan det være relevant, at journalisering samles hos én person eller enhed, eller at et dokument journaliseres i mere end én sag, fx hvis der er forskelligartet sagsbehandling eller særlige behov for genfinding. Det afhænger af den konkrete situation.

    Ledere på SDU

    Lederne har ansvar for at sikre, at der journaliseres i overensstemmelse med gældende lovgivning og de overordnede retningslinjer.

    Lederne skal desuden sikre, at der er fastlagt en journaliseringspraksis for områdets sagsportefølje, og at medarbejderne instrueres i praksis, og den bliver fulgt i dagligdagen.

    Derudover har lederne ansvar for datakvalitet samt integritet og fortrolighed af de data, som deres område gemmer i WorkZone.

  • Det er principielt alle dokumenter, der indgår i administrativ sagsbehandling, uanset om de oprettes og udarbejdes på SDU eller modtages på SDU i form af ekstern korrespondance. Sagsforløbet skal dokumenteres ved registrering af bl.a.:

    • alle oplysninger med betydning for sagens gang
    • alle afgørelser, der træffes i sagen
    • når SDU forpligtes ift. anden part og/eller omvendt.

    Alle skrivelser til og fra SDU's centrale administration skal journaliseres. Det gælder også mødemateriale med specifik sagsrelevans, beslutningsnotater med eventuelle indstillinger, universitets egne cirkulærer samt telefonnotater.

    Få et overblik over, hvad der skal journaliseres i WorkZone. Listen er ikke udtømmende. 

    Se oversigt over, hvad der skal journaliseres i WorkZone.

  • Eksempler på ikke-journaliseringspligtige dokumenter:

    • Specialer
    • Publikationer
    • Analyser og udtræk ifm. forskning og formidling.
    • Uopfordrede jobansøgninger og svar
    • E-mailkorrespondance af mere uformel karakter, som fx bekræftelse af et mødetidspunkt, eller nogen der ønsker en opringning. Det vil dog altid bero på en saglig vurdering i de enkelte tilfælde
    • Materiale som registreres i ØSS (Økonomistyresystem under de videregående uddannelser) og STADS journaliseres som hovedregel ikke

    Listen udtømmende liste.

    Hvis du er tvivl, kan du kontakte Team ESDH.

    Skriv til esdh@sdu.dk

  • Hvis myndigheden har modtaget eller afsendt et dokument, som den har pligt til at journalisere, skal dokumentet journaliseres, snarest muligt efter det er modtaget eller afsendt (Offentlighedslovens § 15, stk. 2).

    Frister for ind- og udgående dokumenter

    • Breve inden for 3-4 arbejdsdage
    • E-mails inden for 7 arbejdsdage

    De nævnte frister begynder at løbe fra dagen efter modtagelsen eller afsendelsen af dokumentet. Det er tilladt at journalisere en e-mailkorrespondance samlet, dog maksimalt for en 7-dages periode.

    Undtagelser fra frister for journalisering

    Der kan i særlige tilfælde være undtagelser fra de fastsatte frister for journalisering, fx hvis sagsbehandleren er fraværende på grund af ferie, kursus, sygdom, eller hvis sagen indeholder særligt følsomme oplysninger og efter en saglig vurdering kræver særlig håndtering.

    Frister for interne dokumenter

    Interne dokumenter er ikke omfattet af fristen i offentlighedslovens § 15, stk. 2.

    Der er ikke i øvrigt fastsat en frist for, hvornår interne dokumenter i endelig form skal journaliseres.

    Almindelige ordenshensyn taler dog for, at de interne dokumenter bør journaliseres inden for rimelig tid, efter at de må antages at have fået en endelig form.

    Under alle omstændigheder er det forudsat, at journaliseringspligtige dokumenter er journaliseret på det tidspunkt, hvor der træffes afgørelse ift. en aktindsigtsanmodning.

  • Som bruger af WorkZone er du med til at sikre og beskytte systemets data:

    • Du må kun tilgå WorkZone via it-udstyr udleveret af SDU.
    • Du må IKKE tilgå WorkZone fra en privat computer.
    • Du må kun tilgå de sager og dokumenter, du har behov for som led i udførelsen af dine arbejdsopgaver.
    • Du må kun slå op i og arbejde med de personoplysninger, der er relevante ift. de arbejdsopgaver, du skal løse. Det betyder også, at du ikke må slå dine egne oplysninger op.

    Logning og adgangskontrol

    Du må kun dele dataudtræk fra WorkZone med kolleger, der er tildelt samme indblik som dig. Når du har trukket data ud af WorkZone, er det dit ansvar at sikre forsvarlig deling, opbevaring og oprydning af dataene.

    Din færden i systemet bliver logget. Alle søgninger, opslag og data der bliver tilgået, bliver logget i WorkZone på brugerniveau. Der vil blive ført kontrol med adgang til udvalgte sager, dokumenter og kontakter.

    Hvis du tilgår sager og dokumenter, som ikke er relevante for udførelsen af dit arbejde, anses dette som et sikkerhedsbrud. Det er vigtigt at håndtere et sikkerhedsbrud hurtigst muligt – dels af hensyn til de registrerede, dels for at forhindre eventuel skade for SDU’s forretning og ikke mindst for at lære af hændelsen.

    Så snart du bliver opmærksom på et sikkerhedsbrud, skal du indberette det. Som ansat på SDU er du pålagt at overholde SDU's regler for informationssikkerhed.

    Læs mere om sikkerhedsbrud og indberet her.

     Læs om databeskyttelse og informationssikkerhed.

     

Retningslinjer for arbejdet sager, dokumenter, parter og kontakter

Har du spørgsmål?

Din superbruger er din lokale kontakt og sparringspartner i dagligdagen om journalisering og brugen af WorkZone.

Genveje