Cirkulære om godtgørelse for kørsel i egen bil

• 1. Indledning
  • 1.1 Eksterne regler, som SDU er underlagt
  • 1.2 SDU’s regler om tjenesterejser
  • 1.3 Kørselstilladelse

• 2. Kørsel i egen bil foretaget af henholdsvis SDU-medarbejdere og ikke-ansatte
  
  
• 3. Erhvervsmæssig kørsel, jf. Ligningslovens § 9 B
  
  
• 4. Kørsel mellem bopæl og hovedarbejdsplads
  • 4.1 Indledning til kapitlerne 4 - 7
  • 4.2 Ansatte på SDU
  • 4.3 A-indkomst-modtagere der ikke er ansat på SDU

• 5. Transport mellem bopælen og et andet sted end hovedarbejdspladsen
  • 5.1 Grundlæggende princip
  • 5.2 60 dages reglen i Ligningslovens § 9 B
  • 5.3 Erhvervsmæssig kørsel, når medarbejderen normalt kører i bil til hovedarbejdspladsen
  • 5.4 Erhvervsmæssig kørsel, når medarbejderen normalt ikke anvender bil til hovedarbejdspladsen
  • 5.5 Flere køreture på samme dag og weekendarbejde
  • 5.6 SDU’s kontrol af overholdelsen af 60 dages reglen
  • 5.7 Skattefradrag for kilometer, som SDU ikke godtgør som følge af merudgifts-betragtningen
  • 5.8 Eksempler

• 6. Transport der starter eller slutter på hovedarbejdspladsen

• 7. Transport mellem to lokaliteter, som ikke er hovedarbejdspladsen og/eller bopælen

• 8. Afregning og satser for kørselsgodtgørelse
  • 8.1 Afregning for realiseret kørsel
  • 8.2 Kørsel i Danmark
  • 8.3 Kørsel i udlandet
  • 8.4 Satser for kørselsgodtgørelse

• 9. Kørsel skal ske i eget køretøj

• 10. Manglende tilladelse til kørsel i egen bil

• 11. Administration

• 12. SDU’s pligt til at foretage kontrol af rejseafregningen

• 13. Konsekvenser ved manglende overholdelse af regler i dette cirkulære

• 14. Definitioner
  • 14.1 Bemyndiget medarbejder

• 15. Beslutning og ikrafttræden

1.1 Eksterne regler, som SDU er underlagt

Tjenesterejser på SDU er omfattet af Medarbejder- og Kompetencestyrelsens cirkulære om tjenesterejseaftalen af 3.  januar 2023, der indeholder regler om godtgørelse af merudgifter i forbindelse med tjenesterejser i ind- og udland. Tjenesterejseaftalen er indgået mellem Medarbejder- og Kompetencestyrelsen og en række faglige organisationer. 

Derudover skal tjenesterejser på SDU overholde de til enhver tid gældende skatteregler, heriblandt bestemmelserne i Ligningsloven.

Formålet med tjenesterejseaftalen er i henhold til § 2 at godtgøre de merudgifter , som en ansat påføres i forbindelse med en tjenesterejse. Ved merudgifter forstås alene de ekstraudgifter, som den ansatte påføres på en tjenesterejse. Det er kun kørselsudgifter, der ligger ud over udgifterne, som medarbejderen har ved at transportere sig i bil mellem bopæl og det faste arbejdssted, der betragtes som merudgifter ved kørsel i egen bil.

Det må ikke i henhold til tjenesterejseaftalen gives økonomisk kompensation for ulemper eller lignende i forbindelse med fx belastende rejseaktivitet.

Der henvises endvidere til tjenesterejseaftalens §§ 3 og 4, der indeholder en definition af en tjenesterejse og angiver, at det er tjenestestedet, som tilrettelægger tjenesterejsen.

Kapitel 21 i PersonaleAdministrativ Vejledning (PAV) – som er udgivet af Medarbejder- og Kompetencestyrelsen – indeholder også en række regler om tjenesterejser.

1.2 SDU’s regler om tjenesterejser

SDU’s regler om tjenesterejser er beskrevet i interne cirkulærer.

Rejsende for SDU skal i videst muligt omfang benytte offentlige transportmidler i forbindelse med en tjenesterejse.

Hovedreglen kan fraviges, hvis det ud fra en samlet betragtning er mest hensigtsmæssigt og økonomisk for universitetet, at der anvendes privat køretøj. Det bør også overvejes om kørslen kan ske i en af SDU’s tjenestebiler.

1.3 Kørselstilladelse

Privat køretøj kan benyttes, såfremt medarbejderen/den rejsende har modtaget en kørselstilladelse fra nærmeste leder, der af en leder på niveau 2 har fået tildelt et budget. Kørselstilladelsen dokumenteres ved den bemyndigede medarbejders anvisning/godkendelse af rejseafregningen.

En kørselstilladelse kan opnås permanent eller for en konkret rejse. Hvis der er givet en permanent kørselstilladelse, skal den ansatte ikke for hver tjenesterejse have tilladelse til at fravige hovedreglen om kørsel med offentlige transportmidler.

Der henvises til punkt 10 vedrørende personer, der ikke har modtaget en kørselstilladelse, men alligevel kører i egen bil. 

Der kan udbetales skattefri kørselsgodtgørelse til lønmodtagere for erhvervsmæssig kørsel.

SDU betaler på den baggrund skattefri kørselsgodtgørelse for erhvervsmæssig kørsel til personer, der modtager en A-indkomst fra SDU.

Personer, der ikke modtager A-indkomst fra SDU kan ikke få udbetalt skattefri kørselsgodtgørelse. SDU indberetter udbetalt godtgørelse for kørsel foretaget af personer, der ikke modtager A-indkomst fra SDU til Skattestyrelsen som skattepligtig godtgørelse.

Ligningsloven er en skattelov. Ligningslovens § 9 B indeholder følgende definition af erhvervsmæssig kørsel:

• a. Befordring mellem sædvanlig bopæl og arbejdsplads i indtil 60 arbejdsdage inden for de forudgående 12 måneder,
• b. befordring mellem arbejdspladser og
• c. befordring inden for samme arbejdsplads.

Al anden kørsel er privat kørsel.

4.1 Indledning til kapitlerne 4-7

Det er væsentligt ved beregning af kørselsgodtgørelse at skelne mellem, hvor køreturen starter/slutter i forhold til, om det er bopælen, hovedarbejdspladsen eller en midlertidig arbejdsplads.

I kapitel 4 beskrives kørsel mellem bopæl og hovedarbejdsplads.

Der henvises til kapitel 5 for kørsel mellem bopælen og et andet sted end hovedarbejdspladsen.

Ved kørsel der starter eller slutter på hovedarbejdspladsen, og hvor bopælen ikke indgår i den kørte rute, henvises til kapitel 6.

Ved kørsel mellem to midlertidige arbejdssteder dvs. hvor hverken hovedarbejdspladsen eller bopælen indgår, henvises til kapitel 7.

4.2 Ansatte på SDU

Alle ansatte på SDU har en hovedarbejdsplads. Ved hovedarbejdsplads forstås det sted, hvor den ansatte har den største beskæftigelsesgrad.

SDU udbetaler ikke kørselsgodtgørelse til ansatte på SDU for transport mellem bopæl og hovedarbejdspladsen.

SDU udbetaler heller ikke kørselsgodtgørelse for flere ture samme dag mellem bopæl og hovedarbejdspladsen eller for kørsel i weekenden mellem bopæl og hovedarbejdspladsen.

Medarbejdere på SDU kan tage et skattemæssigt fradrag for kørsel mellem bopæl og arbejde efter de normale skatteregler (ikke for de første 24 kilometer pr. dag). 

4.3 A-indkomst-modtagere der ikke er ansat på SDU

A-indkomst-modtagere fra SDU, der ikke er ansat på SDU (ikke har et ansættelsesbrev fra SDU) – fx censorer, bedømmere og foredragsholdere – kan efter SDU’s valg få udbetalt skattefri kørselsgodtgørelse fra bopæl til arbejdsplads.

5. 1 Grundlæggende princip

Det er et grundlæggende princip, at SDU dækker en medarbejders merudgifter ved erhvervsmæssig kørsel for SDU. Det grundlæggende princip medfører, at der skal reduceres for sparede udgifter til transport mellem bopæl og hovedarbejdspladsen, hvis kørslen starter eller slutter på bopælen.

5.2 60 dages reglen i Ligningslovens § 9 B

Ifølge Ligningslovens § 9 B kan der kun udbetales skattefri kørselsgodtgørelse til fra bopælen til den samme midlertidige arbejdsplads i op til 60 arbejdsdage pr. løbende 12 måneder.

Kørsel i egen bil ud over 60 arbejdsdage inden for en periode på 12 måneder til den samme midlertidige arbejdsplads defineres i Ligningsloven som privat kørsel. Det har som konsekvens, at SDU ikke kan udbetale skattefri kørselsgodtgørelse eller, at SDU skal indberette kørselsgodtgørelsen som skattepligtig til Skattestyrelsen. 

5.3 Erhvervsmæssig kørsel, når medarbejderen normalt kører i bil til hovedarbejdspladsen

Når en erhvervsmæssig køretur for SDU starter eller slutter på bopælen skal der - ud fra merudgiftsbetragtningen - reduceres for de sparede kilometer mellem bopæl og hovedarbejdspladsen.

Hvis den erhvervsmæssige kørsel sker på en dag, hvor der mellem medarbejderen og dennes leder er aftalt distancearbejde (hjemmearbejde), skal der dog ikke ske reduktion for sparede private udgifter til transport mellem bopæl og hovedarbejdspladsen. Det skal oplyses i SDU's rejseafregningssystem, hvis den erhvervsmæssige kørsel er foregået på en aftalt distancearbejdsdag.

Der skal dog ikke reduceres for mere end to enkelt-ture mellem bopæl og hovedarbejdsplads pr. dag.

5.4 Erhvervsmæssig kørsel, når medarbejderen normalt ikke anvender bil til hovedarbejdspladsen

Medarbejdere - der normalt anvender anden transport end bil mellem bopæl og hovedarbejdsplads - modtager kørselsgodtgørelse for erhvervsmæssig kørsel for SDU for det kørte antal kilometer mellem bopælen og den midlertidige arbejdsplads. Det skal oplyses i SDU's rejseafregningssystem, hvis medarbejderen ikke normalt kører i egen bil mellem bopælen og hovedarbejdspladsen.

5.5 Flere køreture på samme dag og weekendarbejde

SDU udbetaler kørselsgodtgørelse for flere ture samme dag mellem bopælen og et andet sted end hovedarbejdspladsen.

SDU udbetaler kørselsgodtgørelse for kørsel i weekenden mellem bopælen og et andet sted end hovedarbejdspladsen.

Der skal i henhold til merudgiftsbetragtningen kun reduceres for de første to enkelt-ture mellem bopæl og hovedarbejdsplads pr. dag.

5.6 SDU’s kontrol af overholdelsen af 60 dages reglen

Som nævnt i punkterne 3 og 5.2 må der i henhold til Ligningslovens § 9 B kun udbetales skattefri kørselsgodtgørelse for kørsel mellem bopæl og den samme midlertidige arbejdsplads i op til 60 arbejdsdage pr. løbende 12 måneder.

Økonomiservice foretager kontrol af overholdelsen af denne regel.

Alle enheder på SDU skal på opfordring fra Økonomiservice bidrage til, at SDU foretager den nødvendige kontrol.

Kontrolproceduren er beskrevet på sdunet.dk, og i SDU’s journalsystem registreres hvilke navngivne medarbejdere, der kontrolleres i forhold til 60 dages reglen.

5.7 Skattefradrag for kilometer, som SDU ikke godtgør som følge af merudgifts-betragtningen

SDU’s medarbejdere kan tage skattefradrag for kilometer, som SDU ikke godtgør med henvisning til merudgiftsbetragtningen (der kan dog ikke tages fradrag for de første 24 kilometer pr. dag).  SDU henviser til Skattestyrelsen.

5.8 Eksempler

5.8.1 Eksempel A

En medarbejder bor i Aarhus og har 150 km fra bopælen til det normale arbejdssted på Campusvej 55 i Odense. En dag skal medarbejderen i stedet til et heldagsmøde på Campus Esbjerg og møder slet ikke op på i Odense. Afstanden mellem Aarhus og Esbjerg er 163 km. Medarbejderen kører i egen bil, både normalt til Odense og til mødet i Esbjerg.

• Medarbejderen kan få refunderet 26 km af SDU (2*13 km), under forudsætning af at der ikke er problemer i forhold til 60 dages reglen.
• Medarbejderen kan tage befordringsfradrag hos Skattestyrelsen for 276 km (2*150 km minus 24 km).

5.8.2 Eksempel B

En medarbejder bor i Fredericia og har 54 km fra bopælen til det normale arbejdssted i Winsløwparken i Odense. En dag skal medarbejderen i stedet til et heldagsmøde på Campus Kolding og møder slet ikke op på i Odense. Afstanden mellem Fredericia og Kolding er 24 km. Medarbejderen kører i egen bil, både normalt til Odense og til mødet i Kolding.

• Medarbejderen kan ikke få refunderet noget af SDU, idet han/hun ikke har nogen merudgifter.
• Medarbejderen kan tage befordringsfradrag hos Skattestyrelsen for 24 km (samlet kørsel på 48 km den pågældende dag minus de første 24 km, som der ikke er fradrag for).

5.8.3 Eksempel C

En medarbejder bor i Køge og har 43 km fra bopælen til det normale arbejdssted på hos SIF i København. En dag starter medarbejderen på kontoret i København og kører derefter 66 km for at deltage i et møde i Holbæk. Fra Holbæk kører medarbejderen 52 km til bopælen i Køge. Medarbejderen kører i egen bil, både normalt til København og til mødet i Holbæk. Den pågældende dag kører medarbejderen i alt 161 km (43 + 66 + 52 km).

• Medarbejderen kan få refunderet 75 km af SDU (161 - 43 - 43 km), under forudsætning af at der ikke er problemer i forhold til 60 dages reglen.
• Medarbejderen kan tage befordringsfradrag hos Skattestyrelsen for 62 km (161 – 75 – 24 km).

5.8.4 Eksempel D

En medarbejder bor i Aarhus og har hovedarbejdsplads på Campusvej i Odense. Medarbejderen kører normalt i tog mellem Århus og Odense. En dag skal medarbejderen i stedet til et heldagsmøde på Campus Esbjerg og møder slet ikke op på i Odense. Medarbejderen kører i egen bil fra Aarhus til Esbjerg, hvor afstanden er 163 km.

• Medarbejderen kan få refunderet 2 * 163 km af SDU, under forudsætning af at der ikke er problemer i forhold til 60 dages reglen.
• Medarbejderen kan ikke tage befordringsfradrag hos Skattestyrelsen.

5.8.5 Andre eksempler

PAV indeholder i punkt 21.2.11 flere eksempler på merudgifter i forbindelse med kørsel i egen bil.

SDU udbetaler kørselsgodtgørelse for erhvervsmæssig kørsel, der starter på hovedarbejdspladsen og som ikke slutter på bopælen.

SDU udbetaler kørselsgodtgørelse for erhvervsmæssig kørsel, der ikke starter på bopælen og som slutter på hovedarbejdspladsen.

SDU udbetaler kørselsgodtgørelse for erhvervsmæssig kørsel mellem to lokaliteter (midlertidige arbejdssteder), der hverken inkluderer bopælen eller hovedarbejdspladsen.

8.1 Afregning for realiseret kørsel

Afregning af kørsel skal ske for den faktisk foretagne kørsel. Der må ikke angives eksempelvis hovedarbejdspladsen som start-/slutsted, hvis kørslen er startet eller sluttet på bopælen.

8.2 Kørsel i Danmark

Hvis der foreligger en tilladelse til kørsel i eget køretøj, udbetaler SDU følgende godtgørelse ved kørsel i Danmark:

• De første 2.000 km pr. kalenderår godtgøres med den lave sats.
• De næste 18.000 km. pr. kalenderår (dvs. kilometer nr. 2.001 til kilometer nr. 20.000) godtgøres med den høje sats.
• Kilometer nr. 20.001 og alle efterfølgende kilometer i kalenderåret godtgøres med den lave sats.

Se punkt 10 hvis der ikke er givet tilladelse til kørsel i eget køretøj.

8.3 Kørsel i udlandet

Al kørsel i udlandet – også til og fra Europa-Universität Flensburg – dækkes altid med den lave sats.

8.4. Satser for kørselsgodtgørelse

Se de til enhver tid gældende satser for kørsel i egen bil.

For at kørselsgodtgørelsen kan udbetales skattefrit, kræves at kørslen er sket i egen eller ægtefællens bil/motorcykel.

Det kræves endvidere, at den rejsende eller dennes ægtefælle selv har afholdt udgifterne til bilen og bilens drift. Der kan derfor ikke udbetales skattefri godtgørelse for kørsel i en bil, som er stillet til rådighed af en anden arbejdsgiver som fri bil.

For at kunne kontrollere disse regler, skal bilens indregistreringsnummer oplyses på rejseafregningen.

SDU-medarbejderen - der skal modtage kørselsgodtgørelsen - skal altid selv befinde sig i bilen for, at der kan udbetales skattefri kørselsgodtgørelse. SDU må eksempelvis ikke udbetale godtgørelse for kørsel, hvor medarbejderens ægtefælle kører bilen tilbage til bopælen efter, at SDU-medarbejderen er blevet sat af ved lufthavnen eller banegården. Det fremgår af et bindende svar fra Skattestyrelsen, som SDU modtog den 29. september 2023 (journaliseret i Acadre 17/24992, akt 31).

For medarbejdere, der kører i egen bil, men ikke har fået tilladelse til at køre i egen bil jf. ovenstående punkt 1.3, og derfor alene skal have refunderet udgifter svarende til en togbillet gælder følgende:

1. Udgiftsbeløbet skal indberettes i SDU’s elektroniske rejseafregningssystem, så det sikres, at der sker korrekt indberetning til Skattestyrelsen af den udbetalte godtgørelse for kørsel i egen bil
2. På sdunet.dk ligger en beskrivelse af den praktiske fremgangsmåde i rejseafregningssystemet.
3. Det skal - direkte eller indirekte - fremgå af det elektroniske rejseafregningssystem, at der ikke godtgøres for flere kilometer end medarbejderen ville have modtaget i henhold til punkterne 4-7 ovenfor.
4. Det skal - direkte eller indirekte - fremgå af det elektroniske rejseafregningssystem, at der ikke godtgøres for flere kilometer end der faktisk er kørt.
5. Alle øvrige regler i dette interne cirkulære - herunder især dokumentationskravene  skal overholdes.

Alle rejser foretaget af SDU’s medarbejdere skal afregnes gennem SDU’s elektroniske rejseafregningssystem.

Ved udfyldelsen af den elektroniske afregning skal der angives mindst en linje i afregningssystemet for hver dags kørsel.

Der må ikke samles kørsel for en periode, der noteres i et andet filformat, fx pdf, excel eller word, som uploades i rejseafregningssystemet en linje (fx med teksten ”Diverse kørsel i september måned”).

Ved udfyldelsen af rejseafregningen skal der gives udførlige oplysninger om startsted og slutsted for kørslen. Eventuelle mellempunkter – hvis der fx er afhentet en kollega – skal også oplyses.

Følgende oplysninger skal registreres på rejseafregningen:

1. Medarbejderens navn, adresse og cpr-nummer (hvis cpr-nummer ikke haves, så fødselsdato)
2. Kørslens formål
3. Kørslens start- og slutsted samt eventuelle delmål:
   • Beskrivelse af sted, fx angivelse af ordet "Bopæl" eller navn på person eller firma, som er besøgt
   • Gadenavn og husnummer
   • Postnummer og by
4. Dat0
5. Antal kørte kilometer
6. Den anvendte sats pr. kilometer
7. Udregning af kørselsgodtgørelsen (antal kilometer * sats)
8. Indregistreringsnummer på det anvendte køretøj
9. Elektronisk underskrift af den rejsende.

SDU’s medarbejdere skal afregne kørsel i egen bil mindst en gang om måneden, dvs. at der ikke må samles kørsel sammen for mere end en måned.

Der er følgende årsager til kravet om afregning af kørsel mindst en gang om måneden:

• SDU skal kunne kontrollere overholdelsen af 60 dages reglen.
• For at sikre en retvisende økonomistyring på SDU er det nødvendigt at udgifterne registreres løbende.
• Det er vanskeligt for SDU at dokumentere, at vi har haft det nødvendige kendskab til den erhvervsmæssige kørsel, hvis der ikke afregnes løbende.
• Der skal være en hensigtsmæssig fordeling af arbejdet i de decentrale enheder og i Rejsekontoret hen over året.

SDU har på grund af skattelovgivningen pligt til at foretage kontrol af rejseafregningerne.

Derudover skal SDU’s almindelige krav til godkendelse af udgifter overholdes.

Ved godkendelsen af rejseafregningen erklærer godkenderen (den bemyndigede medarbejder) følgende:

• At kørslen har fundet sted
• At der er givet nøjagtige oplysninger om den kørte rute, jf. punkt 11
• At registreringsnummeret på det anvendte køretøj er oplyst.
• At enheden vil betale udgiften

Hvis reglerne i dette cirkulære ikke overholdes, kan det have følgende konsekvenser:

• Medarbejderen kan blive gjort skattepligtig af den udbetalte kørselsgodtgørelse.
• SDU kan blive idømt bøde for manglende overholdelse af skattelovgivningen.
• Skattestyrelsen kan kræve, at SDU hæfter solidarisk for den ikke-indeholdte A-skat, hvis medarbejderen bliver gjort skattepligtig af den udbetalte kørselsgodtgørelse.

14.1 Bemyndiget medarbejder

Følgende medarbejdere på SDU betragtes som bemyndigede medarbejdere:

• En leder i ledelsesniveau 1 eller 2 jf. punkt 2.2 i SDU’s regnskabsinstruks (dvs. direktionsmedlem, fakultetssekretariatschef, institutleder eller områdechef).
• En medarbejder bemyndiget af en leder i ledelsesniveau 1 eller 2 til at være anviser på rejseudgifter.

Dette interne cirkulære trådte i kraft den 23. april 2018. Cirkulæret blev  vedtaget af rektoratet på SDU den 12. april 2018.

Cirkulæret er senest ændret af rektoratet på SDU den 9. oktober 2023. Den seneste ændring er en tilføjelse til punkt 9 vedr. kørselsgodtgørelse, hvor modtageren ikke selv er tilstede i bilen.

Cirkulæret - der var gældende til og med den 8. oktober 2023 - er journaliseret i Acadre 23/173, akt 27. Cirkulæret kan fås ved henvendelse til regnskabschef Jens V. Kierkegaard på e-mail jvk@sdu.dk.