Har du brug for en introduktion til bilen? Book via 8888@sdu.dk.
Vi forsøger at møde dig ved bilen. Hvis det ikke er muligt, kan vi i stedet tilbyde et møde på Teams, så book gerne i god tid.
Inden kørsel - afhentning af bil, nøgler mm.
Her kan du se, hvordan du henter nøgler i de forskellige byer.
Det er vigtigt, at nøglen først afhentes ved bookingens starttidspunkt, så bilerne forbliver tilgængelige for andre brugere.
Odense
I Odense er bilerne fordelt på P8-Vest og P1-Øst. Du kan finde placeringen på SDU Maps.
Når du booker en bil via Mileage Book, vil bilens præcise placering fremgå af bilens navn.
Byerne
Bilerne holder på parkeringspladsen, de har endnu ikke en dedikeret plads, kontakt 8888@sdu.dk hvis du skal have hjælp til at finde en bil.
Der ligger en Quick Guide i alle biler, som du skal læse, inden du påbegynder din kørsel.
I Quick Guides vil der være vigtig information om bilen, herunder:
- koden til brug af brændstofkortet
- vejhjælpsinformation
- om bilen er en el-, benzin- eller dieselbil
- hvor meget bilen må trække.
Hvis Quick Guiden mangler i bilen, skal du kontakte 6550 8888, inden du påbegynder din kørsel.
Kørebogen er en kombination af dine bookingoplysninger og GPS‑data. Derfor er det vigtigt, at du har udfyldt formålet med turen korrekt i din booking, og at den person, der står som bruger af bilen i bookingen, også er føreren af bilen.
Under kørsel - ladning, tankning. broer mm.
Når du låner en bil, forventes der, at du kender de grundlæggende funktioner. Derfor findes der ikke en vejledning til bilens betjening og enkelte funktioner.
I alle elbilerne finder du en ladebrik, som skal bruges, når du skal lade bilen.
SDU har indgået ladeaftale med Clever. Hvis du lader hos en anden udbyder end Clever, dækkes udgiften ikke af den fælles bilflåde.
Ladebrikken er personlig for den enkelte bil og må ikke benyttes til andre biler.
Videoguide til opladning af bil følger.
Du skal aflevere bilen med mindst 80% brændstof.
I alle biler er der to brændstofkort – ét for hver udbyder, som SDU har indgået aftale med.
Kortene skal bruges ved tankning af bilen. Hvis de ikke bruges, dækkes udgiften ikke af den fælles bilflåde.
Du behøver ikke at aflevere en kvittering for tankning.
Koden du skal bruge ved tankning findes i bilens Quick Guide.
Kortene er personlige for den enkelte bil og må ikke benyttes til andre biler.
Vær opmærksom på, at der både er benzin og dieselbiler.
Alle biler er tilmeldt Pay by Plate hos Brobizz, som kan benyttes på Storebæltsbroen og Øresundsbroen.
Pay by Plate kan ikke benyttes til færger.
Alle biler har en Quick Guide med oplysninger om vejhjælp. Du finder Quick Guiden i bilens i handskerum.
Når du har kontaktet vejhjælp, bedes du kontakte Teknisk Service 6550 8888 og oplyse om uheldet.
Hvis du er i tvivl eller har problemer, så kontakt Teknisk Service på 6550 8888 og oplys bilens registreringsnummer.
Efter kørsel - aflevering, oprydning mm.
Odense
Du kan aflevere bilnøgler hos Logistik inden for arbejdstiden mandag til torsdag kl. 07.00-15.30 og fredag kl. 07.00-14.30.
Se Logistiks placering på SDU Maps
Vejledning til nøgleskab
Hvordan låser man skabet op?
- Hold medarbejderkortet foran håndtaget.
- Når håndtaget blinker grønt, drejes det runde håndtag til højre.
- Skabet er låst op
Hvordan låser man skabet?
- Luk lågen.
- Hold medarbejderkortet på håndtaget.
- Når håndtaget blinker grønt, kan skabet låses ved at dreje håndtaget til venstre.
Uden for arbejdstiden er der mulighed for at aflevere nøglerne i et nøgleindkast ved Logistik. Nøgleindkastet er placeret ved varegården, til højre for porten. Nøgleindkastet er tydeligt markeret.
Byerne
- Esbjerg: Nøglerne afleveres i samme nøgleboks, hvor de blev afhentet. Boksen åbnes med SDU medarbejderkortet. Den er placeret på væggen udfor pedellernes kontor, lokale 81001.
- Kolding: Nøglerne afleveres i samme nøgleboks, hvor de blev afhentet. Boksen åbnes med SDU medarbejderkortet. Den er placeret på væggen udfor pedellernes kontor, lokale 11.16.
- Sønderborg: Nøglerne afleveres samme sted, som de bliver afhentet. Du skal bruge dit SDU-medarbejderkort til at låse boksen op.
- Slagelse: Nøgleaflevering foregår som nuværende.
El-biler
Ved aflevering skal bilen sættes til at lade.
Husk: Du skal bruge ladebrikken for at starte opladning af bilen.
Der opfordres dog til, at bilen afleveres mindst 60% opladet, af hensyn til næste bruger.
Når bilen returneres, må supercharger ikke anvendes. Bilen skal i stedet sættes til opladning ved en almindelig ladestander i det område, hvor bilen er afhentet. Supercharger-pladser er kun beregnet til kortvarig parkering under hurtig opladning. Bilen må derfor ikke efterlades på en super-charger-plads efter endt køretur.
Benzin- eller dieselbiler
Bilen skal afleveres optanket efter brug.
Kørebogen er en kombination af dine bookingoplysninger og GPS‑data. Derfor er det vigtigt, at du har udfyldt formålet med turen korrekt i din booking, og at den person, der står som bruger af bilen i bookingen, også er føreren af bilen.
Tjenestebiler og kørebog
Kørebog
Kørebogen udfyldes automatisk via SDU’s flådestyrings- og bookingsystem (Mileage Book). Formål bliver indtastet i Mileage Book (af brugeren, ved bookingen).
Kørebogen dannes automatisk med oplysningerne fra bookingen og de data, som indsamles fra bilen.
Alle SDU’s tjenestebiler er udstyret med GPS-trackere, som registrerer:
- Start- og sluttidspunkter
- Kørselsrute
- Antal kørte kilometer
Kørebogen indeholder herudover følgende data: Navn på fører, indtastet formål, nummerplade på bilen.
Hvad bruges oplysningerne til
De indsamlede data anvendes først og fremmest til:
Elektroniske, lovpligtige kørebøger, der dokumenter brug
Drift og optimering af SDU´s fælles bilflåde
Data bidrager blandt andet til at sikre rettidig vedligeholdelse samt overholdelse af syns- og værkstedsbesøg, hvilket understøtter både effektiv drift og sikkerhed.
Data kan i relevante tilfælde anvendes til kontrol af korrekt registrering, så SDU kan sikre at dokumentationen er korrekt ifm. revision eller lignende. I særlige tilfælde, og hvis der er konkret mistanke, kan oplysningerne også blive brugt til at undersøge evt. misbrug af tjenestebilerne. Kontrollen kan ske:
- Ved uoverensstemmelser i kørebøger
- Ved stikprøvekontrol
Retsligt grundlag
Behandlingen sker som led i SDU’s varetagelse af drifts- og forvaltningsopgaver, herunder administration af tjenestebiler samt dokumentation af kørsel.Adgang til oplysninger
Adgang til GPS-data og kørselsoplysninger er begrænset til relevante ledelses- og driftsfunktioner. Derudover kan SDU’s systemleverandør få adgang til oplysningerne i det omfang, det er nødvendigt for drift og support, og dette sker i henhold til en databehandleraftale.
Data kan udleveres eksternt, hvis der er lovkrav om det, for eksempel til politiet i forbindelse med efterforskning af en politisag og på baggrund af indsigtsanmodninger efter en konkret juridisk vurdering.