Ofte stillede spørgsmål

Når der er tale om et nyt projekt, så skal der laves en ny anmeldelse til SDU RIO. Herefter skal der anmodes om overladelse af data.

Lav en ny anmeldelse her.

Det er vigtigt, at du tager stilling til, hvad der skal ske med dine forskningsdata, når du er færdig med at bruge dem. Hvordan du skal forholde dig, afhænger i høj grad af hvad du har skrevet i din Data Mangament Plan, i anmeldelse af dit forskningsprojekt til SDU RIO, og hvad du har lovet de registrerede. Det kan være, du skal flytte data, de skal anonymiseres eller Rigsarkivet skal have dem. Du skal ikke nødvendigvis slette dem. Kontakt altid SDU RIO, hvis du er i tvivl.

Billeder er også personoplysninger, uanset om det er portrætbilleder eller et billede af omgivelserne, hvor der tilfældigvis optræder en person. Du skal derfor anmelde dit projekt, som ved alle andre forskningsprojekter, hvori der behandles personoplysninger.

SDU RIO vejleder i, hvorvidt der er behov for et samtykke, eller om oplysningerne kan behandles efter en anden hjemmel.

Læs vejledningen om behandling af personoplysninger til forskning (pdf)

Som udgangspunkt skal du slette det. Hvis du vil vide mere om muligheden for at bevare det (fx ved Rigsarkivet), skal du kontakte SDU RIO.

Vær opmærksom på, om der er noget af det, der er journaliseringspligtigt. Hvis du har spørgsmål til journalisering, er du velkommen til at kontakte ESDH.

Udarbejdelsen af en Data Management Plan er en del af den Open Science-politik, som SDU vedtog i marts 2018. Udarbejdelsen af en Data Management Plan har det formål, at du bedre kan indsamle, strukturere, gemme, beskrive og evt. dele data.

Du kan få hjælp til udarbejdelsen af Data Management Planer samt generel håndtering af forskningsdata i RDM (Research Data Management)-support.

Nej, Open Science og GDPR er to forskellige regelsæt med visse overlap.

Kontakt RDM-support, hvis du er i tvivl.

Du skal altid kontakte SDU RIO i forbindelse med databehandleraftaler, uanset om du/SDU er dataansvarlig eller databehandler. Du må aldrig selv underskrive en databehandleraftale.

Kontakt SDU RIO (formular)

Læs mere om databehandleraftaler

Du må som udgangspunkt kun benytte SDU-godkendte systemer. SDU anbefaler, at du bruger SharePoint, Nextcloud, Onedrive, S4 eller Ucloud. Hvis du er nødsaget til at benytte andre systemer til behandling af persondata, skal du kontakte RDM-support, hvor SDU RIO og SDU IT vil hjælpe dig.

Ja, det er personoplysninger, og projektet skal derfor anmeldes til SDU RIO.

Anmeld dit forskningsprojekt her.

Studerende som arbejder med forskningsdata skal ikke nødvendigvis underskrive en databehandleraftale. Det kommer an på omstændighederne. Kontakt SDU RIO for at høre om mulighederne.

Du opfordres til kun at benytte SDU-godkendte systemer (Sitecore), da det er mindre arbejdskrævende, mindsker risikoen for fejl og er godkendt juridisk og teknisk. Hvis du er nødsaget til at benytte et andet system, skal du kontakte SDU IT for nærmere vejledning.

Kontakt SDU IT.

Kun forskningsprojekter, hvori der indgår personhenførbart humant materiale såsom æg, celler eller væv, skal anmeldes til en Videnskabsetisk Komité. Projekter, hvori der kun indgår data og tal, kaldes registerforskningsprojekter og skal ikke anmeldes til en Videnskabsetisk Komité.

Ved tvivlsspørgsmål kontaktes VEK (mail) eller på 7663 8221.

Ønsker du en etisk vurdering af et projekt, som ikke er omfattet af reglerne i VEK, kan du ansøge SDU’s REC (Research Ethics Committee) om en udtalelse.  Det er helt frivilligt, men det kan være en hjælp, hvis du ønsker at publicere i USA, hvor der er mange krav til etisk dokumentation.

Som udgangspunkt er det SDU, der er ansvarlig for, at der ikke er almindelige, følsomme og fortrolige personoplysninger i de opgaver, der offentliggøres/deles. Sørg derfor for at læse opgaver grundigt igennem, inden du deler/offentliggør opgaven. Dette gør sig gældende på alle fakulteter.

Eksamensnumre er ikke fortrolige. 

Se Uddannelsesrådets beslutning på mødet i januar 2019, pkt. 8. 

Uanset hvilke typer persondata projektet indeholder, skal du være opmærksom på lovlig deling af data med eksterne parter, NDA'er (non-disclosure agreements) mv., når der er en ekstern aktør  involveret. Du skal derfor kontakte SDU RIO, hvis du er i tvivl.

Kontakt SDU RIO (formular)

Det er muligt at streame undervisning uden samtykke til behandling af personoplysninger fra hverken underviser eller de fremmødte. SDU RIO har forholdt sig til hjemmelsgrundlaget, og HSU har også truffet en beslutning på området. 

Selvom der ikke skal indhentes et samtykke, skal oplysningspligten fortsat opfyldes, inden behandlingen påbegyndes. Der skal blandt andet oplyses om, hvad formålet med optagelsen er, om optagelsen gives til andre o.l. Kontakt din lokale GDPR-koordinator for vejledning omkring oplysningspligt.

Når du behandler persondata (billeder/lyd/video), skal du afklare, om du inden brug skal indhente et samtykke eller ej. Som udgangspunkt gælder følgende: 

Ingen personoplysninger

Du behøver intet samtykke, men hvis du ikke selv har taget billedet/videoen/lyden, skal du inden brug sikre dig, at ejeren af billedet har givet dig lov til at bruge billedet/videoen/lyden. 

Almindelige personoplysninger

Du må gerne anvende billeder/video/lyd med almindelige personoplysninger uden forudgående samtykke, hvis du har et sagligt formål med behandlingen – fx at det er en del af at bedrive universitet. 

Følsomme/fortrolige personoplysninger

Hvis du ønsker at anvende billede/video/lyd med følsomme eller fortrolige personoplysninger, skal du altid indhente et samtykke fra den som oplysningerne vedrører.

1. Husk at billeder, videoer og lyd alene må anvendes i den sammenhæng, de er indsamlet til.
2. Du må ikke bruge billederne til noget, der strider mod den forventning den der er afbilledet/optaget har.
3. Du må ikke (uden at spørge) offentliggøre billeder og videoer, som folk kan være kede af at få offentliggjort af folk, der er synligt berusede.
4. Hvis det er en anden end dig selv, der har taget billedet, videoen og/eller lyden bør du også sikre dig, at ophavspersonen har givet dig lov til at benytte billede, videoen og/eller lyden.

Hvis du indsamler nye billeder/videoer, skal du sikre dig, at oplysningspligten er opfyldt – også selvom du ikke skal indhente et samtykke. Kontakt din lokale GDPR-koordinator for konkret vejledning. Hvis du skal bruge en samtykkeerklæring, skal du kontakte SDU RIO.

Kontakt SDU RIO (formular)

Læs vejledningen om oplysningspligten (docx)

Læs om typer af oplysninger

Læs Datatilsynets vejledning om samtykke (pdf)

Som udgangspunkt, nej. Når det tilhører andre (fx en opgave en studerende har skrevet) skal du altid sikre dig, at du må bruge/dele det/den. Det gør ingen forskel, om det er et billede eller en opgave. Som udgangspunkt må censor eller virksomhedsvejleder gerne se opgaven, men vær opmærksom på evt. fortrolighed. Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal forholde dig, kan du få vejledning hos SDU RIO.