Du skal kontrollere, om sagstitel følger journalinstruksens regler for navngivning af sager. Det fremgår af instruksen, at sags- og akttitler skal tilgodese:

• Titlen må ikke kompromittere beskyttelsen af persondata.


• Titlen skal give en kort og dækkende beskrivelse af, hvad sagen, henholdsvis akten, i det væsentligste drejer sig om (kort tematisk angivelse af indholdet).


• En ren typebetegnelse er ikke tilstrækkelig, fx brev, notat, mv. I nogle tilfælde kan en artsangivelse – fx en studenterhenvendelse eller høringssvar – dog være tilstrækkelig, hvis sagens indhold er tilstrækkelig præcist afgrænset.


• Titlen skal lette fremsøgning af sagen og af akten. Sagsbehandleren skal tænke over, hvad der giver mening fremadrettet og for andre end vedkommende selv.


• Der må ikke anvendes underscore i titler, da det forhindrer fremsøgning – systemets søgemaskine kan ikke separere dem.


• Det er som hovedregel forbudt at anvende forkortelser i titler, idet forkortelser besværliggør fremsøgning.


• Stavefejl skal undgås. Man kan ikke finde en sag eller en akt, hvis dens titel er stavet forkert.

Ansvarlig enhed skal udfyldes efter gældende retningslinjer.

På baggrund af sagens titel, øvrige metadata og din afdelings lokale retningslinjer, vurderes det, om der er anvendt den korrekte term i journalplanen.

Det kan være vanskeligt at vurdere, hvornår en sag endeligt anses som afsluttet.

Vi anbefaler, at du kigger forskellige datofelter igennem. Sagens livscyklus kan også indikere, om sagen er inaktiv. Er sagens primærpart enddatet, eller har der ikke været opdateret på sagen over en længere periode, anbefaler vi, at du vurderer, om sagen bør lukkes. En lukket sag kan altid genåbnes.

Er der en primærpart på sagstypen, skal denne altid være anført.

Du skal omdøbe titlen, hvis den oprindelige ikke giver mening, eller omdøbe et scannet dokument og dets emne. Det gælder både scannede dokumenter og mails, hvor emnelinjen ofte er upræcis eller indeholder systemtekst. Sørg for, at titlen tydeligt beskriver indholdet.

• Titlen skal lette fremsøgning af sagen og af akten. Sagsbehandleren skal tænke over, hvad der giver mening fremadrettet og for andre end vedkommende selv.


• Der må ikke anvendes underscore i titler, da det forhindrer fremsøgning – systemets søgemaskine kan ikke separere dem.


• Titlen må ikke kompromittere beskyttelsen af persondata.


• Det er som hovedregel forbudt at anvende forkortelser i titler, idet forkortelser besværliggør fremsøgning.


• Stavefejl skal undgås. Man kan ikke finde en sag eller en akt, hvis dens titel er stavet forkert.

Afsender og modtager på e-mails i WorkZone er et krav fra Rigsarkivet – derfor skal der altid påføres afsender på ind- og udgående dokumenter. 

Hvis du har overført e-mail med vedhæftede dokumenter med "drag 'n drop" fra Outlook, kommer afsender og modtager ikke med. De skal tilføjes manuelt:

Ifølge Rigsarkivets krav må der ikke ligge dokumenter på skrivebordssager. Du kan kun bruge skrivebordssagen midlertidigt til at flytte dokumenter, indtil der er oprettet en sag, hvor dokumenterne kan journaliseres korrekt.