Møder generelt
- Den som Indkalder mødet, ’ejer’ mødet, herunder:
- Booking af lokale
- Dagsorden/mødemateriale
- Sikrer, at teknikken virker – præsentationer og evt. online platform
- Evt. booking af gæsteparkering
- Evt. forplejning
- Andet
- Dagsorden og mødemateriale sendes ud i god tid
- Giv dit møde en tydelig overskrift i indkaldelsen – undgå titlen ’møde’
- Vær opmærksom på, at titlen på mødet figurerer på infotavlerne rundt omkring på TEK
- Nye medarbejdere oplæres i, hvordan der bookes mødelokaler, teknik mv. i forbindelse med onboarding i egen afdeling
- Sæt kun link til online møde ind i indkaldelsen, hvis der er mulighed for online deltagelse (automatisk oprettelse af link til TEAMS, kan slås fra i Outlook-indstillingerne)
Online møder
- hav styr på teknikken
- Udstyr i Tesla og Ellehammer kan koble på Zoom (ikke Teams)
- Lav link til Zoom-møde i Outlook og følg vejledning i lokalet
- Som indkalder har du ansvaret for at koble på Zoom (ikke SDU IT)
- Test i god tid, om præsentationer mv. virker – på computeren og i lokalet herunder, hvordan du deler skærm fra din egen computer
- Ring op til Zoom i god tid
- Slå ’waiting room’ fra i Zoom og tillad, at deltagere kan dele præsentationer
Vejvisning af eksterne
- Angiv tydelig placering af mødet i din indkaldelse
- Send vejvisningsinfo til eksterne deltager, fx:
’Adressen til Det Tekniske Fakultet, SDU er Moseskovvej 69, 5230 Odense M (hvid bygning med store ’bobler’ i facaden).
Parkering kan ske via Moseskovvej ved P2, som er lige uden for bygningen.
I skal være i mødelokalet XX.’
(sæt evt. link ind til mødelokalet fra SDU Maps )
OBS:
- Der er sjældent frie pladser på P2 mellem ca. 9-14.
- Ved gæsteparkering bookes plads i ParkZone-systemet, og der henvises til pladser på den østlige side af TEK-bygningen