Vejledning til Ph.d.-forsvar

Dato og tid: Datoen og tidspunktet for et Ph.d.-forsvar aftales mellem hovedvejleder, den ph.d.-studerende og de eksterne parter.

Lokaler: Der skal findes et passende størrelse lokale til afholdelse af forsvaret og til mindre til formøde. Sekretariatet*) hjælper gerne med booking af lokalerne, man må gerne ønske specifikke lokaler, men man må også være indstillet på at det kan være booket til anden side.

Når dato, tid, lokaler og bedømmelseskomitéen er på plads skal den ph.d.-studerende oplyse dette til ph.d.-skolen, der derefter laver invitationen (PhD Oral Defence Session) til forsvaret.

Ph.d.-skolen lægger forsvaret på SDUs eksterne kalender.
Webredaktør på IST lægger forsvaret på SDUnet kalenderen og laver en lokal nyhed.

Forplejning ved formødet:  Afhængigt af tidspunket for formødet er enheden vært ved en sandwich + vand eller kaffe + brød. Sekretariatet kan være behjælpelig med bestillingen. Husk at oplyse evt. diæt hensyn, mødets deltagere og kontostreng. 

Selve forsvaret: Det kan end ikke det bedste sekretariat hjælpe med, så her er det helt op til den ph.d.-studerende.

Men vi kan hjælpe med vand til talerstolen og bedømmelseskomitéens bord. Der kan hentes flasker hos IST-sekretariatet.
IST-sekretariatet sørge også for en gave til den ph.d.-studerende og råder over et bordflag, man kan få med til at markere, at der er tale om en festlig lejlighed. Sekretariatet sørger for at gaven og evt. flaget kommer med til forsvaret.

Evt. reception efter forsvaret: Den Ph.d.-studerende er selv ansvarlig for  afholdelse af en evt. receptionen.
Såfremt forskningsenheden vil være vært og der derfor bruges SDU-midler skal regnskabsinstruksen og det maksimale beløb pr. deltager overholdes. (Kr. 225  pr. april 2025). Bliver maden leveret af Kantinen skal man være opmærksom på tidspunktet og behovet for evt. at tilkøbe personaletimer. 
Uanset receptionens karakter er det en selvfølge at området efterlades i rydelig stand.

Trykte afhandlinger: Den ph.d.-studerende skal selv bestille tryk af afhandlingen hos Grafisk Center. Der leveres op til 50 stk. gratis. (Bemærk at der foreligger en skabelon til ph.d.-afhandlinger).

Afholdelse af omkostninger til bedømmere i forbindelse med Ph.d.-forsvar:  Ph.d.-skolen skolen betaler udgifter til bedømmernes honorarer, transportudgifter og op til to dages overnatning på et hotel booket gennem Ph.d.-skolen.

*) Sekretariatet dækker over enten IST-sekretariatet, FEA-sekretariatet eller sekretæren i Esbjerg.