Først tillægges overhead til bevillingen (fx 44% for Danmarks Frie Forskningsfond). Hernæst fratrækkes 10% af den samlede bevilling (bevilling + overhead) som projektafgift. Herefter fordeles den resterende del af overhead med 25% til forskerens konto til frie midler og 75% til instituttet. Dermed vil forskeren i sidste ende modtage både bevilling samt en del af overhead.
Ved projektstart opgøres og fordeles de frie midler (overheadmidler) mellem institut og projektejer i henhold til nedenstående retningslinjer. Projektejers frie midler indsættes på forskerens egen annuumskonto ved SDU i overensstemmelse med det godkendte budget. Projektmidlerne placeres på en projektkonto. Anvendelsen af midlerne skal ske i overensstemmelse med SDU’s gældende retningslinjer og administrative praksis.
Regneeksempel:
Bevilling: 3.000.000 kr.
Overhead 44%: 1.320.000 kr.
Bevilling inkl. overhead: 4.320.000 kr.
Projektafgift (10% af bevilling inkl. overhead): -432.000 kr.
Resterende overhead (1.320.000 - 432.000 kr.): 888.000 kr.
Andel af resterende overhead til forsker (25% af 888.000 kr.): 222.000 kr.
Andel af resterende overhead til institut (75% af 888.000 kr.): 666.000 kr.
Samlet bevilling til forsker (3.000.000 + 222.000 kr.): 3.222.000 kr.
Samlet set vil forsker således modtage et tillæg på 7.4% (220.000 kr. ud af 3.000.000 kr.) som frie forskningsmidler oveni oprindelig bevilling, når en bevilling med 44% overhead placeres på Syddansk Universitet.
På projekter, hvor der ikke kan søges overhead, eller hvor overhead ikke udgør 10% af den samlede bevilling, skal det i stedet tilstræbes, at der samlet hentes 10% af den samlede bevilling til at dække projektafgift. Dette kan fx gøres ved at kontere en del af lønnen for instituttets projektøkonomer eller forskerstøttepersoner på projektet.