Sted: Mødelokalet Hjernen
Inviterede: Rikke Leth-Larsen (institutleder, KI), Jakob Grauslund(Forskningsleder Oftalmologisk Forskningsenhed), Kent Søe, (Forskningsleder, Patologisk Forskningsenhed), Karin Brochstedt Dieperink, (Viceinstitutleder, KI), Trine Munk-Olsen (Professor, Forskningsenhed for Børne- og Ungepsykiatri), Dorthe Susanne Nielsen (Professor, Geriatrisk Forskningsenhed), Sandra Harris Andersen (Forskningssekretær, Endokrinologisk Forskningsenhed), Malene Korsholm (Sekretariatsleder, KI og IRS), Anni Schmidt Petersen (laboratorietekniker, forskningsenhed for Steno Diabetes Center Odense)
Afbud fra: Sandra Harris Andersen (Forskningssekretær, Endokrinologisk Forskningsenhed
Mødeleder: Rikke Leth-Larsen
Referent: Mette Vestergaard Nissen, Institutsekretær
Dagsorden og referat
1 - Velkomst v/ Rikke
2 - Bordet rundt v/ alle
Kort præsentationsrunde.
Rikke orienterer om institutrådets sammensætning og at det er et ønske at få flere medlemmer i institutrådet af hensyn til volumen og diversitet. Institutrådet skal repræsentere hele instituttet.
Rikke fortæller kort om organiseringen i instituttet. Institutledelsen består af institutleder Rikke Leth-Larsen, viceinstitutleder for uddannelse Karin Dieperink, viceinstitutleder for uddannelse Hanne M. Lindegaard og sekretariatsleder Malene Korsholm. Der er ønske om at udvide institutledelsen med en viceinstitutleder for forskning og innovation. I institutledelsen tages beslutninger, mens institutrådet er rådgivende.
Det skal være muligt at tage forskellige emner op til drøftelse i institutrådet. Rikke er forperson for institutrådet og Karin er næstforperson. Alle kan bringe emner op til drøftelse i institutrådet.
Der er enighed om, at der savnes diversitet i institutrådet. Det er vigtigt med en bred repræsentation i rådet. Der skal tænkes mere tværkulturelt. Det påpeges, at der mangler læger, og studerende. Det er vigtigt med synlighed ude i miljøerne. Der er blevet længere mellem instituttet og klinikken efter KI er flyttet på SUND.
Trine repræsenterer psykiatrien, hvor det fylder meget at stå over for en sammenlægning med somatikken. Det bliver spændende at se, hvordan Institutrådet kan bruges i den forbindelse.
3 - Formål med Institutråd v/ Rikke
Sagsfremstilling: Rådgivende funktion. Flere medlemmer i institutrådet? Præsentation af Institutrådet til Forskningsledermøde.
Indstilling: Til drøftelse.
Institutrådet er en arbejdsgruppe. Møderne er arbejdsmøder, hvor alle er forpligtede til at byde ind med punkter til dagsordenen, så det bliver relevante og vedkommende.
Det drøftes, at det er en mulighed at arbejde på at revitalisere klyngerne med et mere tydeligt mål og hvad det er, de skal føde ind i. Klyngerne skal gentænkes og psykiatrien skal med ind i en klynge. Klyngerne kunne med fordel bruges som et bindeled til at få information fra Instituttet bredt ud.
Det aftales:
- Vi skal have udvidet kredsen. Malene og Rikke arbejder på sammensætningen.
- Der bliver skrevet ud til alle ph.d.-studerende, der har været i gang i max 6 mdr., da de skal gerne kunne sidde i Institutrådet i 2 år.
- Vi har klyngerne i baghovedet – det kommer også op på FL-møde den 6. marts.
4 - Afstemning af forventninger til institutrådet v/alle
Sagsfremstilling: Motivation og forventninger
Indstilling: Til drøftelse
Det aftales:
Der er planlagt 4 årlige møder, og det aftales, at Institutrådet løbende (og imellem møder) involveres, når institutledelsen har brug for input eller sparring til et givent emne.
5 - Undervisningsnorm v/ Rikke
Sagsfremstilling: Nyt skriv om undervisningsnorm
Indstilling: Til orientering
Den bundne opgave som Institutleder er at synliggøre, hvem vi har ansat, hvad vi betaler og hvad vi forventer i forhold til bl.a. undervisning.
Dokumentet er udarbejdet for at sikre transparens og rammer så det er retfærdigt.
Der er aftaler med OUH og psykiatrien om den tid der skal leveres til undervisning og økonomien.
Det nye skriv er en udvidelse af et skriv fra 2016. Samtidig lægger det sig op ad fakultetets normbeskrivelser gældende for alle institutter.
Kent: det er en stor mundfuld at holde styr på som forskningsleder.
Der kommer et nyt system (SUND Freja), som gerne skal hjælpe med opgørelsen.
OUH har været med ind over aftalen og skal ind over endnu engang for at sikre, at afdelingsledelserne er med.
Der er forskellige kommentarer til dokumentet, som giver anledning til ændringer.
Det aftales:
Rikke retter til og det opdaterede dokument sendes ud sammen med referatet.
6 - Ph.d.-stipendier v/ Rikke
Sagsfremstilling: Kriterier og udvælgelse for KI's fakultetsstipendier
Indstilling: Til drøftelse
Vi har for nuværende 33 stipendier.
Hvilke kriterier skal vi uddele på baggrund af? Hvem beslutter, hvem der skal have?
Vi har brug for en ramme /kriterier for at kunne fordele midlerne.
Forskellige kriterier drøftes:
Antal publikationer, abstracts (det bliver en større kunst for den gruppe, der ikke er læge af uddannelse, som ikke er førsteforfattere)
Et medforfatterskab bør være tilstrækkeligt.
Vi skal sikre, at vi finder nogen, som vil det her, så vi undgår frafald.
Vælge en strategisk tilgang, hvor man fordeler ud fra særlige strategiske indsatser og diversitet og fordeling mellem enheder.
Den ph.d.-studerendes kompetencer.
Ud fra hovedvejleder.
Enighed om at der gerne må være transparens i reglerne for uddeling. Vi deler alle stipendierne ud til fordeling af 4 omgange årligt.
Det aftales:
Rikke skriver forslag til kriterier og sender til Institutrådet samt kommer med udkast til fordeling første gang.
7 - Orientering fra Fællessekretariatet v/ Malene
Sagsfremstilling: Status og orientering fra administrationen
Indstilling: Til orientering
Malene orienterer om organiseringen af administrativt personale på KI. Vi spiller også sammen med SDU’s centrale HR og økonomi.
Slides vedhæftes.
Findes også på hjemmesiden: https://www.sdu.dk/da/om-sdu/institutter-centre/klinisk-institut/kontakt/ledelse
8 - Eventuelt
Intet denne gang.
Kommende institutrådsmøder:
20. maj 2025 kl. 14.30-16.00 (Lokale: Hjernen)
1. oktober 2025 kl. 14.30-16.00 (Lokale: Trætoppen)
26. november 2025 kl. 14.30-16.00 (Lokale: Trætoppen)