Referat fra arbejdsgruppemøde for Intern kommunikation

1. Godkendelse af dagsorden
   Godkendt.
   
   
2. Retningslinjer for nyheder og nyhedsfeed
   

   Retningslinjer for forsidenyheder er udformet og rundsendes i arbejdsgruppen til orientering. Disse er udarbejdet for at gøre det lettere at vide på forhånd, om en nyhed er til forsiden eller om den skal på lokale sider.

   Det er nu muligt at lave et nyhedsbånd på medarbejderportaler både vertikalt og horisontalt. Nyhedsbåndet kan kobles med centrale, fakultære og lokale nyheder. Samtidig er det nu muligt at få koblet EOM nyheder/beskeder ind i sit nyhedsbånd. Vejledning er under udarbejdelse.

   Vejledning i forhold til kobling af EOM nyheder/beskeder udarbejdes med ønsket om en grundig forklaring på, hvordan man bruger push og pull til nyheder. Derudover en beskrivelse af hvornår man bruger EOM versus nyheder til information.

   En opmærksomhed om at nuværende nyhedsbånd kun har en begrænset visning med 3 nyheder af gangen.

   • Koordinering af nyheder
     

     Arbejdsgruppen ønsker at styrke koordineringen af nyheder/beskeder så man rammer den rette målgruppe. SDUK udarbejder et indmeldingsark, som arbejdsgruppemedlemmerne kan udfylde med hvilken type nyheder de laver og, hvem målgrupperne er.

     Arbejdsgruppen ønsker at tilføje i retningslinjen, at der også er nyhedskanaler for byerne, samtidig med en opfordring til at man skriver, hvilken by informationen/nyheden er gældende for.

3. Forbedringspotentiale i forhold til medarbejderhåndbogen
   

   Ulempen ved nuværende medarbejderhåndbog er, at listevisningen er meget lang og man kan ikke linke direkte ned i listen. Derudover er den langt fra fyldestgørende og indhold bør udbygges/opdateres.

   Det blev foreslået at medarbejderhåndbogen kan laves i det modul, som er udarbejdet til personalepolitiske retningslinjer, men også kan fungere til medarbejderhåndbogen og i dag allerede benyttes af SDU IT til deres vejledninger. Modulet fungerer både på desktop og mobil, så det kan tilgås af alle medarbejdergrupper.

   I det nye modul vil det være muligt også her at kombinere lokale informationer med de overordnede, som arbejdsgruppen fastlægger. Samtidig er det muligt at lave overordnede kategorier til medarbejderhåndbogen og vælge emner ud fra en alfabetisk vælger eller et søgefelt, hvilket giver brugeren et bedre overblik.

   Arbejdsgruppemedlemmerne melder retur senest 3. november til SDUK, om de ønsker at arbejde videre med det nye modul til medarbejderhåndbogen.

4. Ejerskab, feedback- og kommentarfunktion
   

   Ejerskab er endnu ikke i mål hos alle, men godt på vej. I forhold til kommentar og feedback funktionen, som det nu er muligt at påsætte sine sider er det et fåtal, som har sat dette på.

   Ikonerne ligner mest en chatbot, så forventningen fra brugerne er, at de kan chatte med nogen. Mange kender heller ikke forskel på feedback og kommentar, hvorfor man skal overveje nøje om man vil benytte funktionerne og til, hvilket formål.

   Det er et ønske at få ændret teksten på kommentar- og feedback knappen, så det bliver tydeligt for brugerne om de kan forvente at få svar eller om de blot sender en anonym feedback afsted.
   
   

5. Bordet rundt - arbejdet med servicesiderne
   Der arbejdes jævnligt med både servicesider i fællesadministrationen samt medarbejderportaler på fakulteterne.
   
   
6. Eventuelt
   Arbejdsgruppen orienteres når der er nyt vedrørende SDUnet som startbrowser.