Referat - Arbejdsgruppemøde for intern kommunikation den 12. september 2024

Godkendelse af dagsorden

Godkendt

Ny medarbejder-ABC, intro til arbejdet inden fuld udrulning

Der blev fremvist, hvordan den nye ABC er blevet implementeret hos SDU Kommunikation, og hvordan der er tilføjet lokale kategorier fx information om lokale forhold vedrørende studentermedhjælpere.

Søgefunktionen i medarbejder-ABC 'en er Sitecores interne søgefunktion, hvilket betyder at, der søges på titler og ikke konkret indhold i brødtekst, hvilket man skal være opmærksom på når man navngiver. Dette skal redegøres i vejledningen, ligeledes at, links skal åbne i nyt vindue.

Sikring af nyt globalt indhold

Drøftelse af videndeling ved oprettelse af nyt globalt indhold i medarbejder-ABC'en, således vi sikre at alle får tilføjet nye relevante indholdselementer i ABC'en på medarbejderportalerne.

Det blev aftalt i gruppen at, ved oprettelse af nye globale kategorier og indholdselementer, videndeles i Teamsgruppen for arbejdsgruppen, som hver især informerer egen webkoordinator eller webredaktør, alt efter, hvem som er ansvarlig for vedligehold på medarbejderportalen.

Teamsgruppen kan ligeledes benyttes til at bringe forslag og ønsker ind til det globale indhold.

Implementering

Fakulteterne er i gang med at arbejde på indholdet i deres versioner af medarbejder-ABC'en. Kurt melder ud til webkoordinatorerne og her i arbejdsgruppen med en dato for, hvornår den tekniske udrulning i fællesadministrationen sker.

Drøftelse af indhold på medarbejderportalerne

Medarbejderportalerne skal fungerer som medarbejdernes ene indhold til information, som både er gældende for alle medarbejdere, men også fakultets- og lokaleforhold.

Det betyder at, der er to ting, som er obligatoriske på medarbejderportalerne, nemlig 'Nyhedsbånd med flere kilder' og 'Medarbejder-ABC'en'.

Icon-selector blev drøftet, men arbejdsgruppen besluttede at denne ikke skulle være obligatorisk. Hvis den benyttes på medarbejderportalerne skal det tydeliggøres i teksten at, den er til specialisterne, da den henviser til servicesider. Et forslag var at, det gav mere mening med links til ofte brugte IT-systemer.

Medarbejder-ABC'en kan placeres direkte på forsiden af medarbejderportalen eller som den gamle version på en underside med et tydeligt link fra forsiden.

For fakulteter og institutter vil det være relevant med forskning og undervisning, som menupunkter på medarbejderportalerne, som de hver især decentralt kan implementere alt efter behov.

Eksemplar på indhold på medarbejderportalerne var fx, at lave opslag med julehilsner til hele afdelingen evt. med lokale stemningsbilleder. Et andet eksempel var et lokalt arrangement i en afdeling, som kunne laves som et opslag.

En opfordring til at, man lader sig inspirere af andre og spare med hinanden i teams gruppen.

Revidering af retningslinjer for medarbejderportaler

Der er kommet gode høringssvar, Bettina og Kristine opdaterer retningslinjen og sender den ud igen.

Bordet rundt

Biblioteket har lavet en ny serviceside.

HR er udfordret ift ressourcer til at vedligeholde globalt indhold.

SUND er i fuld gang med arbejdet i forhold til medarbejder-ABC 'en.

SDU Uddannelse er udfordret ift. deres navneændring, de har efterhånden fundet det, de kan på lister, men støder hele tiden på steder.

IT og Digital afventer stadig deres endelige organisering.

Teknisk Service: Begivenheder og EOM fylder meget.

Eventuelt

Spørgsmål til hvordan man igen får mulighed for at få medarbejderportalen tilbudt som startside igen. Kurt følger op på funktionen.

Opfordring til at bruge nyhedsbånd og få lavet nyheder på egne servicesider og projektsider, hvor man kan kommunikerer om nyt fx i projekter.

Punkt til næste møde:

Spørgsmål til om vi kan bruge brugsstatistik. Vi skal vende fortællingen om SDUnet, så folk opdager, at der faktisk er en masse vigtig viden at hente.