Retningslinjer for SDU Fælles Bilflåde

Få et overblik over gældende regler for brug af bil samt info om, hvordan vi behandler dine persondata ved lån og brug af en SDU-bil.

Retningslinjerne skal overholdes ved brug af SDU Fælles Bilflåde. Overholdes retningslinjerne ikke, kan der komme et ikke ubetydeligt erstatningskrav.

Du kan læse de samlede retningslinjer her på siden eller hente dem som pdf herunder.

Hent retningslinjerne som PDF

Ved booking af bil bekræfter du, at du har læst og accepteret retningslinjerne, samt at du har gyldigt kørekort.

Bilerne kan kun anvendes til tjenstlige formål, hvor der udføres arbejdsrelaterede opgaver for SDU.

Bilerne kan anvendes af ansatte med gyldigt kørekort, der udfører arbejde for SDU.
Det er ikke tilladt at foretage private ærinder under kørslen.

Bilerne må ikke anvendes til at transportere blaffere, familiemedlemmer eller andre personer uden tjenstlige relationer til SDU eller varer/gods, der er tjenesten uvedkommende.

SDU-køretøjer må ikke benyttes til transport (fx taxakørsel og kørsel til rustur)

SDU-køretøjer må ikke benyttes til kørsel til og fra medarbejderens private bopæl

SDU-køretøjer må ikke benyttes til private indkøb (fx grænsehandel)

Kørsel i forbindelse med erhvervsmæssig benyttelse af køretøjer (Indtægtsdækket Virksomhed) er ikke tilladt
Det er ikke tilladt at anvende køretøjet uden for EU/EØS-landene. Det er heller ikke tilladt at anvende køretøjet i følgende lande/områder: Andorra, Færøerne, Gibraltar, Grønland, Kroatien, Monaco, San Marino, Schweiz og Storbritannien.
Dette skyldes, at universitetet er selvforsikrende, og køretøjet derfor ikke anses for lovligt forsikringsdækket ved anvendelse i disse lande/områder, og det er ikke muligt at etablere særskilt forsikringsdækning.
Bilerne skal bookes i vores bilflådestyringssystem Mileage Book. Enten via deres app Mileage Book Fleet eller via hjemmeside .

Find vejledning til booking via app og hjemmeside her.

Hvis der ikke er en ledig bil, i det tidsrum du ønsker at booke, kontakt Teknisk Service 8888@sdu.dk / 6550 8888, senest dagen før du skal bruge bilen, så vil de forsøge at hjælpe.

Hvis du skal booke en bil til en kollega, skal du skrive til 8888@sdu.dk og bede om at få tilladelse til at booke for andre. Du kan som udgangspunkt ikke booke flere biler til samme person i det samme tidsrum. Derfor skal du vide, hvem der skal køre bilen, før du laver bookingen.
I alle bilerne, ligger der en Quick Guide som du skal læse, inden du påbegynder din kørsel. Mangler quickguiden i bilen, skal du kontakte 6550 8888 inden du påbegynder din kørsel.
Alle SDU-biler er udstyret med GPS-trackere. De indsamlede data anvendes til de elektroniske, lovpligtige kørebøger og til drift og optimering af SDU´s fælles bilflåde. Data bidrager blandt andet til at sikre rettidig vedligeholdelse og overholdelse af syns- og værkstedsbesøg, hvilket styrker både effektivitet og sikkerhed.
Kørebogen udfyldes automatisk via vores flådestyrings- og bookingsystem Mileage Book, når formål indtastes under bookingen og kørslen herefter påbegyndes. GPS-trackeren i bilen registrerer start- og sluttidspunkter, kørselsrute samt antal kørte kilometer. Derfor er det vigtigt, at den person, der står på bookingen af bilen, også er fører af bilen.
Bilerne er tilmeldt Pay by Plate og kan benyttes på Storebæltsbroen og Øresundsbroen, hvilket betyder at nummerpladen aflæses ved broerne og at der derfor ikke forefindes en fysisk Brobizz i bilen.
I bilerne findes ladebrikker som skal benyttes, hvis bilen skal lades. Hvis denne ikke benyttes, dækkes udgiften ikke.

Ved aflevering, skal bilen sættes til at lade, på den parkeringsplads, som bilen tilhører. Der opfordres dog til at bilen afleveres mindst 60% opladet, af hensyn til næste bruger.

Når bilen returneres, må supercharger ikke anvendes. Bilen skal i stedet sættes til opladning ved en almindelig ladestander i det område, hvor bilen er afhentet. Supercharger-pladser er kun beregnet til kortvarig parkering under hurtig opladning. Bilen må derfor ikke efterlades på en super-charger-plads efter endt køretur.
I bilerne findes brændstofkort som skal benyttes, hvis bilen skal tankes. Hvis disse ikke benyttes, dækkes udgiften ikke.

Bilen skal afleveres optanket efter lån.
Bilerne skal efter lån afleveres i opryddet stand.

Det er forbudt at ryge i SDU-biler, herunder gælder også e-cigaretter o. lign.

Det er ikke tilladt at indtage eller være påvirket af alkohol og/eller euforiserende stoffer ved brug af SDU’s biler.
Da der er forskellige vejhjælpsaftaler for de forskellige biler, henvises der til quickguiden, der forefindes i bilens handskerum. Her står kontaktoplysninger til bilens autohjælp. Kontakt dernæst Teknisk Service 6550 8888 og oplys om uheldet.
Bilforsikring

Staten, herunder SDU, er selvforsikret og der tegnes ikke kasko- eller ansvarsforsikring for tjenestebiler ved benyttelse i Danmark. Det betyder at al kørsel i Danmark foregår, som om der er tegnet forsikring.

Det er ikke tilladt at anvende køretøjet uden for EU/EØS-landene samt Andorra, Færøerne, Gibraltar, Grønland, Kroatien, Monaco, San Marino, Schweiz eller Storbritannien. Ved kørsel i ovennævnte lande tegnes ikke selvstændig forsikring.

En registreringsattest skal altid være til stede i køretøjet. Den vil kunne findes i handskerummet i bilen og må ikke fjernes.

Det er vigtigt at bemærke, at hvis køretøjet benyttes til et for SDU uvedkommende formål, kan tyveri fra og/eller skade på køretøjet medføre endog meget store økonomiske konsekvenser for føreren af køretøjet, da SDU kan søge regres for sine udgifter mod føreren.
Gentagne brud af retningslinjerne kan medføre advarsler, som kan medføre kørselsforbud.
Hvis et SDU-køretøj, efter regler i færdselsloven om vanvidskørsel, konfiskeres i medarbejderens eller anden brugers varetægt, eller brugeren i øvrigt tilsidesætter de af SDU foreskrevne retningslinjer for brug af tjenestebiler, og dette får økonomisk betydning for SDU, kan dette, efter en konkret vurdering af sagens omstændigheder, medføre, at SDU rejser erstatningskrav mod den bruger, der er ansvarlig for konfiskationen.

Ud over et erstatningskrav kan der også ved en overtrædelse af regler om vanvidskørsel i SDU’s køretøjer, efter en konkret vurdering, blive tale om ansættelsesretlige konsekvenser f.eks. afskedigelse eller bortvisning.
Alle former for bøder og afgifter, fx fartbøder og parkeringsafgifter, betragtes som personlige udgifter og skal betales af brugeren selv. Hvis man modtager en parkeringsbøde/parkeringsafgift, der er placeret i bilens forrude, er man selv ansvarlig for at afregne direkte med det pågældende firma. Sendes bøden/afgiften i stedet til SDU, vil der ofte blive pålagt et rykkergebyr. Disse ekstra omkostninger skal ligeledes betales af brugeren.

Dvs. at SDU ikke dækker udgifter i forbindelse med bøder og afgifter – uanset type.
Ansatte ved SDU er omfattet af reglerne i arbejdsskadesikringsloven, og arbejdsskader samt erhvervssygdomme dækkes efter de gældende regler, på samme måde som hvis de lovpligtige forsikringer på området var tegnet. Dette gælder også arbejdsskader og erhvervssygdomme, en ansat pådrager sig i forbindelse med kørsel af en tjenestebil, samt som passager i en tjenestebil, såfremt kørslen sker i forbindelse med et tjenesteligt formål, og de øvrige betingelser for at benytte en tjenestebil er opfyldt.
Transport af farligt gods (f.eks. eksplosive stoffer, komprimerede luftarter, brandfarlige væsker, giftige stoffer, smittefarlige stoffer og radioaktive stoffer) i tjenestevogne skal følge reglerne fastsat i den altid gældende ”ADR-konventionens” bestemmelser.

I ADR 1.1.3 er nævnt undtagelser vedrørende transportens karakter, hvor bestemmelserne i ADR ikke finder anvendelse f.eks. 1.1.3.1 (c) i uddrag:

”Transport udført af virksomheder, der som en underordnet aktivitet i forhold til deres hovedaktivitet, transporterer farligt gods, f.eks. i relation til overvågning, reparation eller vedligeholdelse, i mængder på højst 450 liter pr. emballage, og inden for de mængdegrænser, som er angivet i 1.1.3.6.”

relevant i forbindelse med miljøundersøgelser af forskellig art, hvor der medbringes forskellige kemikalier i egnede beholdere og fastgjort i det pågældende køretøj. Dette omfatter også trykflasker med luft ved dykning.

VIGTIGT, at personen i køretøjet selv skal bruge det pågældende farlige gods, og IKKE ”kun” transporterer for andre kollegaer/studerende. Ellers er transport omfattet af ADR konventionen.

transport af flydende nitrogen, UN 1977, eller tøris, UN 1845, må kun ske i tjenestebiler med ventilation monteret grundet risiko for kvælning ved udslip/fordampning.

Transport af farligt gods mellem forskellige lokationer af SDU på landevej er underlagt ADR og kræver, at:

chaufføren som minimum har en ADR 1.3 uddannelse for transport under frimængde (1.1.3.6)

godset er emballeret og mærket korrekt jf. ADR

krav om transportdokumenter er dog undtaget for begrænset mængde. LQ.

Reglerne om farligt gods i Danmark er styret af Bekendtgørelse om vejtransport af farligt gods og kan hentes retsinformation.dk.
Gældende BEK nr. 915 af 26/06/2025
For at være sikker på at ovennævnte retningslinjer overholdes, føres der kontrol med benyttelsen af SDU’s køretøjer, så det sikres, at det altid kan dokumenteres, hvem der har lånt køretøjet og at låneren er kvalificeret til at benytte køretøjet. Dette gøres via de elektroniske kørebøger.
Har du spørgsmål til ovenstående kontakt da juristerne i SDU RIO.

Tjenestebiler og kørebog – sådan bruger vi oplysninger om din kørsel

Når du bruger SDU’s tjenestebiler, registreres en række oplysninger om din kørsel. Her kan du læse, hvilke oplysninger der registreres, hvad de bruges til, hvem der har adgang til dem, og hvor længe de opbevares.

Kørebogen udfyldes automatisk via SDU’s flådestyrings- og bookingsystem (Mileage Book). Formål bliver indtastet i Mileage Book (af brugeren, ved bookingen).

Kørebogen dannes automatisk med oplysningerne fra bookingen og de data, som indsamles fra bilen.

Alle SDU’s tjenestebiler er udstyret med GPS-trackere, som registrerer:

Start- og sluttidspunkter

Kørselsrute

Antal kørte kilometer

Kørebogen indeholder herudover følgende data: Navn på fører, indtastet formål, nummerplade på bilen.
De indsamlede data anvendes først og fremmest til:

Elektroniske, lovpligtige kørebøger, der dokumenter brug

Drift og optimering af SDU´s fælles bilflåde

Data bidrager blandt andet til at sikre rettidig vedligeholdelse samt overholdelse af syns- og værkstedsbesøg, hvilket understøtter både effektiv drift og sikkerhed.

Data kan i relevante tilfælde anvendes til kontrol af korrekt registrering, så SDU kan sikre at dokumentationen er korrekt ifm. revision eller lignende. I særlige tilfælde, og hvis der er konkret mistanke, kan oplysningerne også blive brugt til at undersøge evt. misbrug af tjenestebilerne. Kontrollen kan ske:

Ved uoverensstemmelser i kørebøger

Ved stikprøvekontrol
Behandlingen sker som led i SDU’s varetagelse af drifts- og forvaltningsopgaver, herunder administration af tjenestebiler samt dokumentation af kørsel.
Adgang til GPS-data og kørselsoplysninger er begrænset til relevante ledelses- og driftsfunktioner. Derudover kan SDU’s systemleverandør få adgang til oplysningerne i det omfang, det er nødvendigt for drift og support, og dette sker i henhold til en databehandleraftale.

Data kan udleveres eksternt, hvis der er lovkrav om det, for eksempel til politiet i forbindelse med efterforskning af en politisag og på baggrund af indsigtsanmodninger efter en konkret juridisk vurdering.
Kørebogen opbevares i fem år (jf. Bekendtgørelse om bogføringsloven), hvorefter de slettes, medmindre længere opbevaring er nødvendig for dokumentationsformål.
Du kan læse mere om SDU’s behandling af personoplysninger og dine rettigheder, herunder ret til indsigt, på SDU’s side om databeskyttelse.

Kontakt Teknisk Service

Har du spørgsmål til vores serviceområder, er du altid velkommen til at kontakte os.

Send en mail til Teknisk Service

Søg