Spring til hovedindhold
DA / EN
DA / EN

Søg

Juridisk Institut

Medarbejderhåndbog

Generelt for SDU

Hovedparten af de overenskomstansatte i staten følger enten reglerne i statens arbejdstidsaftale eller reglerne i akademikeroverenskomsten (AC). Du kan læse mere om, hvad det betyder for dig på din enheds side omkring arbejdstid.


På SDU i Odense findes, ifølge Den Internationale Olympiske Komité, verdens bedste trænings- og atletikstadion. Og det bedste af det hele er, det er gratis for alle at benytte.  Du finder Atletikstadionenet her.

 
SDU har et fælles koncept for beredskab. Det fælles beredskab har til formål at være tryghedsskabende for universitetets medarbejdere, studerende og gæster.

I det fælles koncept for beredskab er udarbejdet en række emner, hvor man som medarbejder kan finde mere detaljeret information og vejledning omkring forskellige beredskabssituationer. 

Emnerne omfatter blandt andet:

  • Alarmering
  • Brand
  • Evakuering
  • Krisehjælp
  • Personskade

Du kan se det samlede materiale på sdunet.dk


Når du afholder møder og ønsker at bestille mødeforplejning, så skal du være opmærksom på at  følge de fælles retningslinjer for bestilling af forplejning. 

De fælles retningslinjer definerer blandt andet, hvornår du må bestille forplejning, samt hvor meget/lidt, der må bestilles.

Du kan se de fælles retningslinjer for mødeforplejning her. 

Mødeforplejning på Campus Odense foregå via Jesper Torvekøkkens bestillingssystem, hvor du skal oprettes som bestiller. Oprettelse sker ved henvendelse til Event manager Mette Brandt på mail mebr@torvekoekken.dk eller telefon +45 26 20 05 25.

Læs mere om Jespers Torvekøkken og bestilling af mødeforplejning her.


Mødelokaler bookes via mødeindkaldelsen i Outlook på det ikon, der hedder "Lokalesøgning". Feltet vises i højre side efter rubrikken 'Sted' når du har klikket på ikonet 'Inviter deltagere'. 

Vil du vide mere, om hvilke lokaler, der kan bookes, samt har du behov for hjælp, så kan du læse mere her.

Når SDU behandler informationer og/eller personoplysninger sker det ansvarligt og med omhu. Ordentlig behandling af personoplysninger er et vigtigt fundament for universitetets daglige virke, og når SDU skal skabe værdi for og med det omgivende samfund. Som medarbejder finder du brugerrettet information om databeskyttelse og informationssikkerhed til dig som administrativt ansat, forsker eller underviser i et samlet univers på SDUnet .

Hvis du har konstateret et brud på persondatasikkerheden skal du hurtigst muligt indberette det. Det kan du gøre her

Campus' placering i Odense

Vi har samlet en række hjælpemidler, så du kan finde rundt på SDU Odense:

SDU’s forskere kan få støtte til projektudvikling og fundraising både på fakultetet og hos SDU RIO. Rådgivningen varierer mellem enhederne i muligheder og indhold. 

Tabte og glemte sager kan indleveres – og afhentes – hos Teknisk Service.

På Campusvej i Odense er det ved receptionen på Campustorvet. 

København, Slagelse, Kolding, Esbjerg og Sønderborg er det hos Teknisk Services betjente. Er du i tvivl om hvor du finder Teknisk Services betjente, kan du kontakte 8888@sdu.dk.

Sager, der er tabt eller glemt på en af SDU’s lokationer, og indleveret til Teknisk Service håndteres som følger:

  • Værdifulde genstande afleveres til Hittegodskontoret snarest muligt, dvs. i løbet af et par dage efter indleveringen, medmindre ejeren har afhentet genstanden forinden. Eksempler på værdifulde genstande er; penge, særligt værdifulde smykker, elektronik, computere, ure, mobiltelefoner, dyre beklædningsgenstande, tasker og lignende.
  • Alle genstande med navn på, fx pas, kørekort og lignende afleveres til Hittegodskontoret snarest muligt, dvs. i løbet af et par dage efter indleveringen, medmindre ejeren har afhentet genstanden forinden Teknisk Service forsøger altid at kontakte ejeren først, hvis der er tydeligt navn på genstanden, inden aflevering til Hittegodskontoret.
  • Tabte og glemte sager udover ovenstående opbevares af SDU i mindst 30 dage, hvorefter genstandene kan bortsælges, bortgives eller destrueres, medmindre ejeren har afhentet genstanden forinden.

Bemærk: SDU kan ikke holdes ansvarlig for eventuelle forsvundne værdigenstande. Vi opbevarer kun de genstande vi finder, men da lokalerne først bliver gjort rene om morgenen, kan ting godt nå at forsvinde inden rengøringen finder dem.

Grafisk Center er SDU´s in-house trykkeri. Vi leverer alle former for tryksager til enhederne  på SDU.
Her kan du se vores produkter og bestille dine tryksager.

I HCM kan du se din ferie, og du kan selv flytte og registrere ferie. Se hvordan du gør her.

Du skal til enhver tid respektere og følge henstillinger fra SDU's personale og på opfordring fremvise studiekort/medarbejderkort eller på anden vis redegøre for dit ærinde på campus.

Overtrædelse af husreglerne kan medføre indberetning til nærmeste leder/Rektor og evt. bortvisning.

Spørgsmål eller brug for hjælp? Skriv til Teknisk Service på 8888@sdu.dk.

Husregler

Du kan blive bedt om at vise dit studie- eller medarbejderkort eller forklare dit ærinde på SDU. 

Indendørs rygning: Nej, det er ikke tilladt, heller ikke e-cigaretter. Følg skiltene og anvisningerne.

Udendørs rygning: Se oversigten over rygeområder. Husk, ingen røg i gårdhaverne! Og bemærk, at Campus Esbjerg, Slagelse og Kolding er helt røgfrie inde som ude.

Vil du gerne i detaljen? Se SDU's principper for rygning og tobaksanvendelse.


Ryd op efter dig selv: Ingen gider andres krummer og brugte servietter. Brug de opstillede skraldespande og sortér dit affald. PS: Krummer skal i madaffald, brugte servietter i restaffald.

Kantineservice: Andres snaskede tallerkener og bestik er heller ikke en vinder. Stil dit brugte service på kantinens servicevogne.

Fejring ja tak! Konfetti, nej tak: Fejr endt eksamen og flotte resultater, men lad konfettirør og lignende blive hjemme. Det tager vildt lang tid at rydde op efter.


Parkér udenfor: Køb et tæppe til din racer, hvis den fryser. Ingen cykler, løbehjul, skateboards og lignende indenfor. De skal parkeres i stativer eller cykelskure udenfor.

Undtagelse: Ansatte på SDU kan bruge løbehjul og mindre el-køretøjer indenfor i arbejdsøjemed.

Til ansatte på hjul: Tag hensyn, afpas hastigheden og hold dig til de afmærkede kørebaner.

 

Dæmp dig: Godt selskab og gode diskussioner kan larme. Fortsæt det hyggelige samvær, men dæmp jer, så I ikke forstyrrer undervisning og møder.

Ekstra stille i eksamenstiden: De gule skilte på dørene viser, hvor eksamen er i gang. Shhh.

 

Ingen kæledyr: De er jo søde, men ikke alle kan se det, og mange er allergiske. Så desværre, ingen hunde eller andre kæledyr indendørs.

Undtagelse: Servicehunde er i udgangspunktet velkomne. Og hvad er så en servicehund? Det er en specielt trænet hund, der hjælper mennesker med fysiske eller psykiske funktionsnedsættelser. Den kan udføre opgaver som at hente ting, åbne døre eller give tryghed og støtte. Servicehunde er trænet til at samarbejde tæt med deres ejer og er et vigtigt hjælpemiddel i hverdagen.

Er du studerende med ønske om at medbringe din servicehund? Kontakt dit studie og aftal nærmere, hvordan dette kan lade sig gøre på bedst mulig vis. Læs mere om studerende og servicehunde på SDU.

 

Tilladelse først: Vil du promovere eller markedsføre noget på SDU, optræde med musik, lave en indsamling, optage video/fotografere til offentlig brug, uddele tryksager, have en stand eller lignende? Kontakt først Teknisk Service på 8888@sdu.dk. Vi kan fortælle dig, om dit arrangement kan lade sig gøre, og vejlede dig i de hensyn, som du skal tage.

Opslagstavler: Brug kun de fastmonterede opslagstavler til plakater og opslag. Sæt ikke opslag på glas, døre eller vægge. Tapen er svær at fjerne og efterlader mærker. Vær opmærksom på, at nogle opslagstavler er reserveret til specifikke formål.

Er du en del af en forening eller lignende, som gerne vil have en opslagstavle reserveret til jer, så find ud af mere om lån og brug af opslagstavlerne.


Nødsituationer: Stands ulykken, hvis du kan. Ring 1-1-2 og evakuer området om nødvendigt. Ring derefter 6550 8888 og orienter SDU.

Brandhensyn: Levende lys er forbudt. Intet køkkenudstyr som kaffemaskiner, elkedler, mikroovne, køleskabe eller lignende i lokaler og kontorer.

 


På SDU skal vi foretage indkøb klogt, cirkulært og bæredygtigt.  Herunder finder du SDU's vejledning, der beskriver, hvordan du foretager  indkøb, som efterlever SDU's indkøbspolitik og de gældende regler på indkøbsområdet.

Trin 1: Findes varen brugt på SDU?

Inden du sætter gang i processen omkring et indkøb, bør du undersøge, om den vare, som du har brug for, findes brugt og tilgængelig et sted på SDU.
Det kan du undersøge via SDU's brugtvarebørs (åbner i SharePoint). Kan varen ikke findes brugt, er der flere mulige fremgangsmåder til dit køb afhængigt af dit behov. Se næste trin for muligheder. 

Trin 2: Indgange til indkøb på SDU

Der findes flere veje til at gøre et fornuftigt indkøb på SDU. Den vej, du skal vælge, afhænger af, hvad du skal købe.
Vi præsenterer her de forskellige muligheder med links, som du skal følge for at komme rigtigt videre med dit indkøb.

Trin 3: Indkøb uden for aftale til en værdi af mindre end 100.000 kr

Hvis du skal gennemføre et indkøb til en værdi af mindre end 100.000 kr., og du har undersøgt, at købet ikke kan gennemføres via denne vejlednings trin 1 eller 2, kan du som udgangspunkt selv foretage købet uden kontakt til Indkøb og Udbud - også selv om SDU ikke har en aftale med en leverandør på området. Du skal altid stræbe efter at gøre dine indkøb bedst og billigst og så bæredygtigt som muligt.

Trin 4: Indkøb uden for aftale til en værdi af mere end 100.000 kr.

Hvis du får brug for at foretage et indkøb på en vare eller ydelse, som vi ikke har en aftale på, og værdien er på mere end 100.000 kr., skal du altid kontakte Indkøb og Udbud for vejledning omkring den videre proces for dit køb.

Du kan kontakte Indkøb og Udbud ved at sende os en mail på indkob@sdu.dk eller ringe på 6550 4191.


Servicedesken i SDU IT supporterer alle på SDU med alt fra computerproblemer, rådgivning og indkøb af hardware, AV-løsninger, mobiltelefoni og meget andet. 

Vi gør os umage med at hjælpe med alle de henvendelser vi får, og er vi ikke de bedste til at løse din henvendelse hjælper vi dig videre. Du opretter en supportsag ved at sende en email til servicedesk@sdu.dk. 

Er dit problem akut vil vi meget gerne have at du ringer til os. Vi sidder klar til at hjælpe på 6550 2990 i tidsrummet:

Mandag – torsdag: kl. 07.45 – 15.30
og akut undervisningssupport kl. 15.30 – 18.00

Fredag: kl. 07.45 – 15.00
og akut undervisningssupport kl. 15.00 – 18.00

Lørdag: akut undervisningssupport kl. 09.00 – 16.00

Du er selvfølgelig også altid velkommen til at kontakte os i en af vores fysiske Servicedeske som findes på alle SDU’s campusser – lokale åbningstider kan variere.

Skal du indkøbe IT-udstyr, kan du læse mere om de forskellige valgmuligheder du har på vores webshop – husk at logge ind hvis du gerne vil se priser.

SDU er som statslig myndighed underlagt offentlighedslovens § 15 om journaliseringspligt. Al forretningskritisk administrativ dokumentation skal gemmes i et ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering). Det gælder også administrativ dokumentation i forbindelse med forskning og undervisning. 

Som medarbejder er du derfor forpligtet til at journalisere administrative og forretningskritiske dokumenter i WorkZone. Dette skal ske hurtigt, systematisk og med henblik på at sikre korrekt sagsgang og mulighed for aktindsigt.

Læs mere om Journalisering og sagsbehandling her

SDU’s nuværende ESDH-system hedder WorkZone, og det forvaltes af ESDH-teamet, SDU IT - esdh@sdu.dk

 

 

 


Find information om åbningstider, dagens menu, mødeforplejning og meget mere på kantinens webside.


Må du benytte egen bil til tjenesterejser?

Hovedreglen er, at du som rejsende for SDU i videst muligt omfang skal benytte offentlige transportmidler i forbindelse med en tjenesterejse.

Hovedreglen kan fraviges, hvis det ud fra en samlet betragtning er mest hensigtsmæssigt og økonomisk for SDU, at der anvendes privat køretøj.

Hvordan gør du, hvis du ønsker at benytte egen bil?

Privat køretøj kan benyttes, såfremt der foreligger en kørselstilladelse fra institutleder eller områdechef. En kørselstilladelse kan opnås permanent eller for en konkret rejse.

Hvis der er givet en permanent kørselstilladelse, skal den ansatte ikke for hver tjenesterejse have tilladelse til at fravige hovedreglen om kørsel med offentlige transportmidler.

Kørselstilladelsen dokumenteres ved institutlederens/områdechefens anvisning af rejseafregningen.

SDU's interne cirkulære om udbetaling af løn, honorar og udgiftsgodtgørelse til personer, der opholder sig på Syddansk Universitet.

Formålet med det interne cirkulære er at tydeliggøre reglerne for udbetaling af løn, honorar og udgiftsgodtgørelse til personer, der opholder sig på Syddansk Universitet. Anledningen til cirkulæret er, at SDU modtager mange besøg fra udlandet, men cirkulæret anvendes i forbindelse med både udlændinge og danskere.

Du kan læse hele cirkulæret her. 


Særligt for nøgler

Teknisk Service leverer følgende nøgler:

  • Hovednøgler. Bestilles via henvendelse til Teknisk Service.
  • Fællesadministrations nøgler. Bestilles via henvendelse til Teknisk Service.
  • Institutnøgler. Institutnøgler administreres af instituttet selv, som også står for udlevering. Nøglerne bestilles dog hos Teknisk Service, forventet leveringstid er ca. 8 dage.
  • Udlånsnøgler til undervisningslokaler. Lånes via henvendelse til Teknisk Service.

Særligt for adgangskort

Du kan læse mere om, hvordan du bestiller adgangskort , og hvad du gør, hvis du mister dit adgangskort, på Teknisk Services serviceside.

 

SDU har sin egen sprogserviceenhed, hvor du kan få hjælp til dine oversættelsesopgaver. Læs mere om sprogserviceenheden og deres ydelser eller skriv til dem på sprog@sdu.dk.

Se hvad du kan få hjælp til fra Sprogserviceenheden

Hvad er Pure?
Pure er navnet på et it-system, som Syddansk Universitet har anskaffet og tilrettet til brug for alle medarbejdere ved universitetet. Du kan læse mere om Pure her.


Rejser og rejseafregning i zExpense

På rejsekontorets sider under Økonomis servicesider kan du finde alle de gældende regler for rejser og rejseafregning på SDU.

Når du har lavet udlæg i forbindelse med rejser, skal du selv indtaste din rejseafregning i SDU's digitale rejseafregningssystem zExpense.

Du finder hjælp, retningslinjer og vejledninger på Rejsekontorets sider om zExpense.

Eller log direkte på zExpense.

 

På SDU i Odense findes et cykelværksted, hvor du hurtigt og til en god pris kan få repareret din cykel.

Du finder cykelværkstedet på Campusvej ud til den røde cykelsti, lige nord for SDU Fitness.

Cykelværkstedet drives af Folkebo Cykler, og du kan finde værkstedets åbningstider på deres hjemmeside.

Rygning skal foregå i de udendørs 'ryger-ly'. Det gælder også e-cigaretter.

Ansatte ved SDU Odense og OUH har mulighed for at melde sig ind i SDU Fitness.

SDU’s Office-pakke indeholder flere forskellige skabeloner, der kan tilgås i henholdsvis PowerPoint og i Word. 

I PowerPoint findes der blandt andet  en række færdige skabeloner, der gør det muligt at fremstille varierede præsentationer. Der er desuden forsider i forskellige farver eller med baggrundsbilleder og meget mere. 

I Word findes der en række forskellige skabeloner til blandt andet mødereferater, notater, rapporter, flyers og plakater. 

Du tilgår de forskellige skabeloner via det program, der hedder "Templafy" som er integreret direkte i Office-pakken. 

Du kan læse mere om de forskellige skabeloner samt hvordan du bruger "Templafy" her. 


Som ansat ved SDU har du mulighed for at benytte svømmehallen på Universitetet gratis i udvalgte tidsrum.  Se åbningstiderne for ansatte her.

SDU bruger Microsoft Teams til telefoni. Der udleveres headset og busylight ved at kontakte SDU IT på servicedesk@sdu.dk.


Som medarbejder er du berettiget til fravær, hvis du grundet sygdom er uarbejdsdygtig. Fravær i forbindelse med lægebesøg, lægehenvist behandling i sundhedssystemet eller tandlægebesøg, er også berettiget (såfremt placering uden for arbejdstiden ikke er mulig).

Du kan læse mere om, hvilke ting du skal være opmærksom på i forhold til sygdom, samt hvem du skal sygemelde dig til på din enhed her.


Når du ønsker at ansætte en studentermedhjælper, så skal det først afklares om enheden har økonomi til ansættelse af en studentermedhjælp.

Dette gøres ved skriftligt at bede nærmeste chef afgøre, om der er lønramme til ansættelse af en studentermedhjælp.

Hvis der modtages en positiv tilkendegivelse, så vil rekrutteringsforløbet af studentermedhjælpen skulle afvikles i samarbejde med den lokale HR-medarbejder i enheden. 

På HR's serviceside kan du læse mere om, hvordan du ansætter en studentermedhjælp.


Databeskyttelse og informationssikkerhed

Når SDU behandler informationer og/eller personoplysninger sker det ansvarligt og med omhu. Ordentlig behandling af personoplysninger er et vigtigt fundament for universitetets daglige virke, og når SDU skal skabe værdi for og med det omgivende samfund. Som medarbejder finder du brugerrettet information om databeskyttelse og informationssikkerhed til dig som administrativt ansat, forsker eller underviser i et samlet univers på SDUnet .

Sidst opdateret: 27.07.2024