Forbedringsprojekter

Problemet

Der ønskes en bedre proces for indbetalinger (særligt manglende) til både projekter og andre initiativer til SDU. 

Kontaktpersoner

• Nicolai Sørensen (Forbedringsejer)
• Kirsten Præstegaard (Forbedringsejer)
• Jørgen Ejler Pedersen (Forbedringskonsulent)
• Stinne Skydt (Forbedringskonsulent)

Problemet

Forbedring af procesflow i forbindelse med obduktioner fra start til slut. Da de involverede ikke altid har indsigt i de forskellige led i kæden, er det svært at identificere spildet.

Kontaktpersoner

• Simon Hermansen (Procesejer)
• Jørgen Ejler Pedersen (Forbedringskonsulent)
• Stinne Skydt (Forbedringskonsulent)

Problemet

Boghandleren, biblioteket, studieadministration, undervisere og studerende mangler en klarere identifikation af, hvad der udgør det aktuelle pensum for SDU's studerende. Disse oplysninger er nødvendige ved anskaffelse af materialer.

Kontaktpersoner

• Bertil Dorch (Systemejer)
• Stinne Skydt (Forbedringskonsulent)
• Lærke Schjødt Rasmussen (Forbedringskonsulent)

Problemet

Forskere oplever uklarhed ift. de økonomiske-administrative pre-award-processer og -rammer, herunder en uensartet service på tværs af fakultet.

Kontaktperson

• Merete Munk (Forbedringsejer)
• Jørgen Ejler Pedersen (Forbedringskonsulent)
• Lærke Schjødt Rasmussen (Forbedringskonsulent)

Problemet

Processen er langsom og bøvlet, og der er eksempler på, at den i nogle tilfælde tager op til 6 mdr. Der er behov for en mere tydelig og velsmurt proces for opgaveløsningen, som sikrer bedre oplevelser for brugerne og medarbejderne i processen.

Kontaktpersoner

• Bue Raun Andersen (Forbedringsejer)
• Janni Lee B. Bang Brodersen (CISO)
• Lærke Schjødt Rasmussen (Forbedringskonsulent)
• Stinne Skydt (Forbedringskonsulent)

Problemet

Indkøb i SUND er fordelt på 77 medarbejdere. De decentrale indkøb medfører blandt andet en lav mængderabat og høje fragt- og minimumsgebyrer. Derudover kan det være svært at holde sig ajour på nyeste retningslinjer og regler, hvis indkøb kun er en begrænset del af ens arbejdsopgaver.

Processen

En-dags workshop, marts 2025, hvor relevante indkøbere, forskere og beslutningstagere er inviteret til at se på, hvordan en fremtidig organisering af indkøb kan se ud.

Outcome

På workshoppen blev et forslag til en ny organisering af indkøbsområdet gennemgået af nøgleinteressenterne mhp. at skabe det bedste udgangspunkt for en beslutning i institutlederkredsen om den fremtidige organisering af indkøbsområdet. Med afsæt i workshoppen besluttede institutlederkredsen sig for en faseinddelt professionalisering (centralisering) af indkøbsområdet på SUND.

Kontaktpersoner

• Merete Munk (Forbedringsejer)
• Peter Kejser (Procesejer)
• Stinne Skydt (Forbedringskonsulent)
• Jørgen Ejler Pedersen (Forbedringskonsulent)

Problemet

I uge 29 og 30 får SDU Uddannelse ikke besked, når de studerende har betalt for deres suppleringsfag (sommerskole) inden studiestart. Uden denne betalingsoplysning må der ikke gives adgang til materialer eller eksamen.

Processen

Uddannelse og Økonomiservice satte sig sammen og fandt frem til, hvad en her-og-nu løsning kan være for de kommende sommerskole-studerende.

Outcome

Den rette langsigtede løsning er en webshop, som er integreret med økonomisystemet, der derefter automatisk overfører registreringer til STADS. Indtil en sådan løsning kan blive udviklet, er en kortsigtet løsning trådt i kraft.

Begrænsningen fjernes i STADS, så studerende, der tilmeldes supplerings- og sommerskolefag, får adgang til ITSL, uagtet om de har betalt eller ej. Til gengæld har de studerende kun mulighed for at deltage i den tilhørende eksamen, når de har indsendt en kvittering for betaling.

Kontaktpersoner

• Rikke Tolstrup (Procesejer)
• Jens V. Kierkegaard (Procesejer)
• Stinne Skydt (Forbedringskonsulent)

Processen

Todelt workshopforløb, foråret 2024

Kontaktpersoner

• Kirsten Præstegaard (Forbedringsejer)
• Nicolai Sørensen (Forbedringsejer)
• Søren E. Frandsen (Forbedringsejer)
• Jørgen Ejler Pedersen (Forbedringskonsulent)

Problemet

Mangel på en klar proces og en robust praksis  inden for lønforhandling ved rekruttering.

Processen

Endagsworkshop, februar 2025

Outcome

Der blev skabt en bred opbakning til en fælles procesbeskrivelse (på tværs af områderne og tillidsmandssystemet). Herudover blev der skabt et fælles introduktionskursus til nye ledere og tillidsrepræsentanter, foruden en let og hurtig adgang til et samlet overblik over kr-effekten af lønforhandlingen ved rekruttering.

Kontaktpersoner

• Lisbeth Møller (Forbedringsejer)
• Jørgen Ejler Pedersen (Forbedringskonsulent)
• Lærke Schjødt Rasmussen (Forbedringskonsulent)

Processen

3-dages workshop, november 2024

Kontaktpersoner

• Lisbeth Møller (Forbedringsejer)
• Jørgen Ejler Pedersen (Forbedringskonsulent)
• Nickie Glissmann (Forbedringskonsulent)

Processen

2-dages workshop, september 2024

Outcome

Processen for Post-Award projektstyringen blev udforsket mhp. at finde og fjerne bøvl, tvivl og omveje. En række forbedringstiltag blev igangsat inden for områder, hvor deltagerne havde kontrol over eller indflydelse på.

Kontaktpersoner

• Merete Munk (Forbedringsejer)
• Jørgen Ejler Pedersen (Forbedringskonsulent)

Processen

½-dags workshop, september 2024

Outcome

Et konkret eksempel er ændringen af ”Ledelsespakken” til ”Startpakken”, som nu er tilgængelig for alle medarbejdere og ikke kun ledelsen som tidligere. Dette sikrer, at alle har adgang til vigtig information, hvilket fremmer gennemsigtighed og samarbejde.

Derudover blev der udviklet en ”selvforhandlerpakke” for at strukturere lønforhandlingerne bedre, hvilket har reduceret ventetiden og forbedret strukturen omkring det.

Kontaktpersoner

• Lisbeth Møller (Forbedringsejer)
• Jørgen Ejler Pedersen (Forbedringskonsulent)

Processen

2 x 2-dages workshop, juni 2024

Kontaktpersoner

• Felix Bjørnstrup Vølund (Tovholder på BA)
• Karina Skjold (Tovholder på KA)
• Jørgen Ejler Pedersen (Forbedringskonsulent)

Processen

3-dages workshop, maj 2024

Kontaktpersoner

• Merete Munk (Forbedringsejer)
• Nicolai Sørensen (Forbedringsejer)
• Jørgen Ejler Pedersen (Forbedringskonsulent)

Problemet

Mangel på optimal proces i snitfladen og kontakten mellem TEK forskere og eksterne virksomheder samt mellem forskere og intern administration (legal/øko).

Processen

3-timers workshop, afholdt den 18. december 2024.

Outcome

Der blev skabt en fælles forståelse af problemstillingen, foruden en fælles beslutning om at skabe et introduktionskursus (til nuværende og nye forskere), som følges op med en sidemandsoplæring.

Kontaktpersoner

• Kirsten Præstegaard (Forbedringsejer)
• Jørgen Ejler Pedersen (Forbedringskonsulent)

Processen

1-dags workshop, januar 2024

Outcome

WorkZones muligheder blev udforsket mhp. at gruppere, prioritere og konkretisere de mest effektfulde potentialer ved WorkZone.

Kontaktpersoner

• Thomas Friis Gjesing (Forbedringsejer)
• Jørgen Ejler Pedersen (Forbedringskonsulent) 

Processen

2-dages workshop, november 2023.

Outcome

Fælles strategi for bedre udnyttelse af eksisterende faciliteter og passende undervisningslokaler for alle fakulteter.

Kontaktpersoner

• Henrik Mørkeborg Ravn (Forbedringsejer)
• Claus Holmegaard Bonnesen (Procesejer fra TEK)
• Lisbeth Anni Mortensen (”Hverdagens specialist” fra NAT)
• Jørgen Ejler Pedersen (Forbedringskonsulent)

Processen

3-dages workshop, september 2023

Outcome

Proces for afvikling er afdækket og nye arbejdsgange afsøgt, med henblik på vidensdeling og udnyttelse af ressourcer.

Kontaktpersoner

• Merete Munk (Forbedringsejer)
• Kirsten Zeuthen (Procesejer)
• Jørgen Ejler Pedersen (Forbedringskonsulent)

Processen

1-dags workshop, august 2023

Outcome

Afdækning af grænseflader. Opdatering bliver på få hænder. Ventetid på opdatering er reduceret ved at øge kapacitet.

Kontaktperson

• Kirsten Zeuthen (Forbedringsejer)
• Jørgen Ejler Pedersen (Forbedringskonsulent)

Processen

1-dags-workshop, juni 2024

Outcome

Processen for ansættelsesbeviser blev udforsket mhp. at finde og fjerne bøvl, tvivl og omveje. En række forbedringstiltag blev igangsat inden for områder, hvor deltagerne havde kontrol over eller indflydelse på.

Kontaktpersoner

• Lisbeth Møller (Forbedringsejer)
• Jørgen Ejler Pedersen (Forbedringskonsulent)