Organisering

Digitaliseringsboardet er et tværgående, strategisk organ med et tydeligt beslutningsmandat. Boardets primære formål er at fastsætte sammenhængende strategiske prioriteringer og retningslinjer for SDU's digitale udvikling. Med etableringen af et digitaliseringsboard samler vi fokus på den digitale udvikling af SDU og etablerer et formelt organ, hvor også AI Handleplanen og dens initiativer kan forankres. 

Digitaliseringsboardet skal bestykkes af kompetencer på tværs af universitetet, der tilsammen har teknisk indsigt og strategisk udsyn kombineret med et ledelsesmandat. Digitaliseringsboardet sekretariatsbetjenes af Strategisk Sekretariat i SDU IT. Den nuværende porteføljegovernance for digitaliseringsprojekter nedlægges. 

Formålet med boardet er at:  

• levere strategisk rådgivning til universitetsledelsen om digitalisering og teknologisk udvikling
• udøve operationel beslutningskompetence på tværs af fakulteter og enheder inden for visse områder
• prioritere og udmønte midler til indsatser i AI Handleplanen
• fremme tværgående koordinering af digitaliseringsinitiativer og AI-eksperimenter på tværs af fakulteter og enheder
• sikre etisk, bæredygtig og værdiskabende brug af digital teknologi på hele SDU.

Det er vigtigt, at de digitale dagsordner, og de rette digitale kompetencer, indgår aktivt i udviklingen af vores kerneområder; at ekspertise indenfor den teknologiske udvikling indgår i beslutningsprocesser på et strategisk niveau. Der skal formaliseres snitflader til Direktionen, Universitetsrådet, Uddannelsesrådet, RI-Rådet og andre formelle organer og fora, hvis virke involverer digital udvikling, it-tekniske og sikkerhedsmæssige aspekter mv.

Som en del af den strategiske indsats, i realiseringen af AI Handleplanen, etableres tematiserede Communities of Practice (CoP) med fokus på kunstig intelligens, koordineret af SDU IT. 

Formålet er at samle medarbejdere på tværs af universitetet, der arbejder med eller er interesserede i AI, for at dele viden, erfaringer og inspirere til nye anvendelser af teknologien.

Teoretisk set består et CoP af tre centrale elementer: 

• Fælles interesse eller domæne – gruppens medlemmer har en fælles faglig interesse eller udfordring.
• Fællesskab – relationer og dialog skaber tillid og mulighed for erfaringsudveksling.
• Praksis – deltagerne udvikler og udveksler konkrete erfaringer, værktøjer og metoder.

Et CoP er således ikke blot et netværk, men et læringsfællesskab, hvor viden udvikles og forankres i praksis gennem aktiv deltagelse. Disse netværk efterspørges af organisationen, og med teknologier, der udvikles og forandres så hurtigt, vil CoP fungere som katalysatorer for videndeling blandt de, der har interesse for det og dermed indirekte også bidrage til kompetenceudvikling på området.

Initiativet består af flere underliggende CoP’er med fokus på specifikke områder som fx:

• Administration: Udforsker AI-løsninger til effektivisering af arbejdsgange og sagsbehandling – kobling til Power Citizen Developernetværket.
• Forskningsunderstøttelse: Deler best practices og værktøjer til at anvende AI i forskningsarbejde, ansøgningsprocesser og databehandling.
• Uddannelsesudvikling: Undersøger, hvordan AI kan integreres i undervisningen og understøtte læring og pædagogisk praksis.

De forskellige CoP’er kan drives af fagområder udenfor SDU IT, mens AI Hubben har en koordinerende funktion.  

Der etableres en mindre enhed under SDU IT, der har til opgave at koordinere og understøtte effektiviseringer og/eller kvalitetsløft i SDU’s kerneopgaver gennem AI. 

Primære fokusområder vil være at:

• fungere som en indgang for hele organisationen ift. spørgsmål, vejledning og understøttelse i brug af og udvikling af løsninger med AI
• koordinere AI-indsatser, der prioriteres i digitaliseringsboardet eller evt. direktionen, hvis af større principiel karakter
• etablere og koordinere uformelle videndelingsfora – Communities of Practice – på tværs af SDU
• koordinere kompetenceudviklingstiltag i samarbejde med bl.a. SDU HR, SDU UP og Biblioteket
• udvikle et levende digitalt univers for videndeling og kommunikation om brugen af AI på SDU
• sikre up-to-date information om AI-løsninger, der er sikkerhedsgodkendt til brug på SDU
• koordinere en taskforce på tværs af SDU IT, der kan bistå med teknisk viden og ekspertise og sikre god implementering og drift af nye løsninger. Taskforcen bidrager også med brugerrettet materiale til organisationen, så vi sikrer proaktiv kommunikation ift. nyheder og ændringer.
• fungere som en Tech-radar for organisationen ift. nye teknologier og muligheder – viden hertil kan bl.a. indhentes gennem Communities of Practice og SDU IT’s Task Force for så at blive kommunikeret bredere ud i organisationen.
• sikre tæt kobling til Power, M365 og automatiseringsteamet i SDU IT, så indsatser løses med afsæt i den rette teknologi til det rette behov.