I forbindelse med aflevering af papirarkivalier til Rigsarkivet kommer Rigsarkivet på besøg på SDU i oktober 2016 med henblik på at se vores papirarkivalier, og vurdere hvilke arkivalier vi skal aflevere til Rigsarkivet november 2017.
Nedenfor følger lidt information om besøget og afleveringsprocessen.
Baggrund for Rigsarkivets besøg
Statens Arkiver (nu Rigsarkivet) udførte i 2012 et tilsyn på SDU, hvor vores papirarkivalier blev kortlagt. Det er på baggrund af dette tilsyn, at afleveringsarbejdet er planlagt.
Rigsarkivet vil gerne se udvalgte arkivalier, og har især fokus på arkivalier fra forgængerinstitutionerne.
Hvilke arkivalier skal afleveres?
SDU skal aflevere papirarkivalier for perioderne 1988-1993 og 1994-2000 til Rigsarkivet.
SDU har et centralt arkiv, der dækker Fællesadministrationen og til dels Fakulteterne, som ESDH-sekretariatet har ansvaret for (materiale, der er fremsendt til Journalen). Herudover er der en række decentrale arkiver i Fællesområdet og på fakulteter/institutter.
Når Rigsarkivet har været på besøg på SDU, så udstedes der en bevarings- og kassationsbestemmelse.
Vi forventer dog at skulle aflevere bl.a.:
- Personalesager om ansatte født den 1. i en måned samt om ansatte i chefstillinger, herunder bestyrelsesformænd, rektorer, universitetsdirektører og professorer
- Udtalelser, bedømmelser og indstillinger fra sagkyndige bedømmelsesudvalg
- Statutter og forhandlingsmateriale for legater og fonde, administreret af SDU
- Sager af særlig eller principiel karakter om undervisningen og udviklingen af undervisningen (fx udarbejdelse af nye studieordninger)
- Materiale af særlig eller principiel karakter om forskningen og udviklingen af forskningen
- Samarbejdsaftaler
- Arkivalier der belyser opfindelser og patenter
Læs mere i bekendtgørelse om bevaring og kassation, bilag 4:
https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=116796
Til orientering er der en ny bekendtgørelse på vej, men ovenstående er den gældende p.t.
Hvad er den arkivansvarliges opgave?
- Sikre at sager/arkivalier opbevares korrekt
- Korrekt nedpakning af arkivalier i henhold til Rigsarkivets krav
Bemærk: Hvis I på jeres område har haft fremsendt alt journaliseringspligtigt materiale til Journalen i de nævnte perioder, så behøver I ikke foretage jer yderligere. ESDH-sekretariatet sørger for at sager på det centrale arkiv pakkes og afleveres korrekt.
Hvad er ESDH-sekretariatets opgave?
- Kontaktperson til Rigsarkivet, og koordinerer afleveringsprocessen mellem SDU og Rigsarkivet
- Ansvarlig for kommunikation i forbindelse med afleveringsprojektet, og sikrer at tidsplanen overholdes
- Bistår med vejledning til områder og enheder i det omfang der er behov
- Sørger for at sager på det centrale arkiv pakkes og afleveres korrekt
Tidsplan for aflevering
September 2016: Rigsarkivet besigtiger SDUs arkiver og udsteder bevarings- og kassationsbekendtgørelse
August 2017: Arkivalier, der skal afleveres til Rigsarkivet er ordnet, pakket og registreret
September 2017: Rigsarkivet godkender registreringen af arkivalierne og udsteder etiketter til arkivalierne
Oktober 2017: Pakning af arkivalier godkendes
November 2017: Aflevering af arkivalier i Rigsarkivets magasin
Særligt vedr. forgængerinstitutioner
Rigsarkivet spørger om der ikke findes administrativt materiale (journalsager, mødereferater m.m.) fra før fusionen med SDU. Vi har haft svært ved at lokalisere det hele, men har denne information. Hvis I kan bidrage yderligere er I meget velkomne til at sige til:
Indfusioneret 1998:
- Handelshøjskole Syd/Ingeniørhøjskole Syd
Ingeniørhøjskolen Sønderborg Teknikum blev oprettet i 1963, og 1. januar 1997 fusioneret med Handelshøjskole Syd, som havde eksisteret siden 1984. Handelshøjskole Syd fusionerede med Odense Universitet i 1998. Der er afleveret arkivalier frem til 1982 – 31 fysiske enheder blev afleveret til landsarkivet Sønderjylland. Men der findes ikke administrativt materiale på SDU for perioden 1982-1998. Der var aftalt en aflevering til landsarkivet, men det har dog ikke været muligt for os at finde en kvittering for afleveringen, og vi kan derfor ikke med sikkerhed sige, at arkivalierne er afleveret. Herudover har SDU et arkiv for studentersager 1967-1998. - Sydjysk Universitetscenter (SUC)
SUC blev oprettet i 1972 som en ren forskningsinstitution, som ikke havde studerende. Fusionerede med Odense Universitet i 1998. Vi har ikke kendskab til at der fortsat er papirarkivalier på SDU.
Indfusioneret 2004:
- Institut for Grænseregionsforskning i Sønderborg
Har afleveret arkivalier frem til 2006, og vi har ikke kendskab til at der skulle være yderligere, der skal afleveres. - Ingeniørhøjskolen Odense Teknikum
Har afleveret frem til ca. 1980, og herudover har SDU et arkiv
Indfusioneret 2007:
- Statens Institut for Folkesundhed i København
Har afleveret frem til 2009 - Handelshøjskolecentret i Slagelse
Der findes ikke administrativt materiale på SDU for Handelshøjskolecentret i Slagelse. Der er et arkiv for studentersager for perioden 1984-2007