Kom i gang med SDU's projektmodel

Idémodningsprocessen
Du tager udgangspunkt i en idé om en forandring, der vil understøtte SDU’s strategi, mål og/eller kerneopgaver. Uanset om projektet bygger på et krav fra omverden, eller en egentlig idé, skal der gennemføres en idémodningsproces, så kravet omsættes til det bedst mulige projekt for SDU.

Idémodningsprocessen foregår primært i Idéfasen, men kan række ind i Analysefasen, hvor der er flere ressourcer til rådighed.

Når idéen er modnet, skal den beskrives og uddybes i et idéoplæg, så beslutningstagerne kan vurdere, om projektet kan få ressourcer til at gennemføre Analysefasen.

Organiseringsprocessen
Den primære aktør er projektejeren eller en anden initiativtager. Vedkommende samler interesserede personer om idéen. 

Erfaringsopsamlingsprocessen
Det er afgørende at samle viden i projektet gennem hele forløbet, så bred erfaringsindsamling fra tidligere projekter og domænet som helhed er vigtigt. Jo tidligere i projektet erfaringerne fremskaffes, jo bedre, så der kan bygges oven på eksisterende viden, og tidligere fejltagelser ikke gentages.

Erfaringsopsamlingen kan f.eks. ske gennem agile metoder i kombination med dagslog, registre eller rapporter, samt notater om forskellige temaer. Desuden dannes grundlag for erfaringer ved, at der foreligger fyldig projektdokumentation, både som baseline ved projektets start og i form af beskrivelser af ændringer og deres årsager.

Resultatet af fasen dokumenteres i idéoplægget.

Organiseringsprocessen
Analysefasen er projektets første rigtige fase, og den starter, når projektet er tildelt ressourcer. Der udpeges en styregruppe og en projektleder, som aftaler vilkår for projektet. Her er lagt vægt på de tre førstnævnte overordnede processer: Organisering, Planlægning og Realisering. Processerne resulterer tilsammen i et projektgrundlag, der er en samlet beskrivelse af projektet, og som udgør baseline ved projektets start. Projektgrundlaget er en forudsætning for, at projektet må starte og kan tildeles ressourcer.

Organisering er en proces, der foregår gennem hele projektperioden. Den starter inden projektet startes op i forbindelse med, at projektejeren eller en anden initiativtager samler interesserede personer om idéen. Senest i Analysefasen formaliseres projektets organisation ved, at rollerne besættes og ansvaret aftales. Projektorganisationens medlemmer og samarbejdspartnere bliver præsenteret for hinanden i forbindelse med de første fælles arbejdsopgaver, hvor det aftales, om man vil arbejde efter agile metoder eller mere traditionelle metoder.

Projektlederen og evt. projektejeren er de primære aktører, og styregruppen og andre samarbejdspartnere godkender og/eller kvalitetskontrollerer dokumentationen. I forbindelse med forskellige analyser, rådgivning eller kompetenceudvikling kan en større kreds af deltagere inddrages.

Gevinstrealiseringsprocessen

Projektet skal levere et resultat, der er i overensstemmelse med projektets formål. Resultatet fremkommer i form af produktion af leverancer og ændret adfærd i form af ibrugtagning af leverancerne, der tilsammen fører til gevinster og evt. andre effekter.

Processen skal støtte realisering af gevinster og andre effekter, og den løber i hele projektets levetid og i en periode efter projektets afslutning. Processen skal hjælpe med, dels at udlede projektets leverancer fra de forventede gevinster, og dels sørge for, at leverancerne tages i brug efter hensigten, så gevinsterne realiseres.

Projektleder, projektejer og projektteam samt andre, der har en afgørende interesse i projektet, skal derfor fra dag ét nå frem til en fælles forståelse af den effekt, som projektet har til formål at skabe. Når I sammen har identificeret den effekt, I vil opnå med projektet, og de nøgle­leverancer, der kræves for at opnå effekten, laver I en køreplan for effektskabelsen. Sørg for, at I skaber en strøm af effekter undervejs i projektets levetid – ikke kun til sidst. Vurdér risici for de enkelte effekter og igangsæt risiko­ledelse.

Projektejeren og -teamet skal undervejs måle og spore den løbende effektrealisering (iterativ feedbacksløjfer, prototyping, lancering af minimum viable products osv.). Uden målinger risikerer man at skabe et nyt produkt, en ny tjeneste eller en ny proces, som ender med at blive kasseret af de tiltænkte brugere.  En god målemetode er et løbende Pulstjek. 
Læs mere om Pulstjek. 

Eksempel:
Lav først en cupcake (minimum viable product) fremfor hele bryllupskagen, så du hurtigt kan nå frem til at vurdere kvaliteten, og lad endelig brugerne prøvesmage. Så undgår du at bruge unødvendige mængder af materialer og person­res­sour­cer, inden du ved, om kagen smager som ønsket.

Planlægningsprocessen
Planlægning er endnu en proces, der foregår gennem hele projektperioden. Den indeholder planlægning af aktiviteter, økonomi, kommunikation, gevinstrealisering, risikostyring og business case.

Ved planlægningen kan man med fordel forholde sig agilt, så man tilstræber at skabe et solidt fundament af viden, inden der træffes beslutninger, og at beslutninger udskydes, indtil det er nødvendigt at træffe dem. Der benyttes agile planlægningsværktøjer, og der planlægges i iterationer, der er meningsfulde for det pågældende projekt, hvad angår indhold, varighed og antal iterationer.

I Analysefasen gennemføres den første del af planlægningsprocessen for at fastsætte en baseline for projektets resultater, herunder hovedleverancer, gevinster og økonomi. Derudover laves aftaler om fremgangsmåden for projektet, frekvens og overordnet indhold for iterationerne i form af milepæle, samt risikostyringsmetode og kommunikationsstrategi.

Erfaringsopsamlingsprocessen
Processen omkring opsamling af erfaringer fortsætter. I Analysefasen begynder projektet at akkumulere egne, nye erfaringer i takt med, at analysearbejdet og evt. kompetenceudvikling finder sted.

Resultatet af processerne dokumenteres i projektgrundlaget

Gennemførelse af aktiviteter
Udførelsesfasen består primært af gennemførelse af aktiviteterne i projektet. Hvis der er tale om et it-projekt, kan det omhandle indkøb f.eks. som udbud, egenudvikling af software, installation og/eller opsætning af it-system, test af it-system, udvikling/opsætning af integrationer mellem it-systemer, gennemførelse af kommunikation, kompetenceudvikling, udvikling af nye arbejdsgange, udvikling af oplæringsmateriale, gennemførelse af oplæring og træning af ny adfærd. De konkrete arbejdsprocesser for at gennemføre aktiviteterne i projektet er ikke medtaget i denne model.

Gevinstrealiseringsprocessen
Realisering af gevinster skal helst begynde i løbet af Udførelsesfasen. Realiseringen foregår bl.a. ved kompetenceudvikling, træning og adfærdsændring, og kan desuden involvere bortfald af opgaver, tilkomst af nye opgaver, samt organisationsændringer i linjeorganisationen. Desuden kan gevinster realiseres i form af besparelser på f.eks. udstyr, software og tidsforbrug på den samlede opgaveløsning.

Organiseringsprocessen
Der vil ofte ske tilpasninger af projektorganisationen i projektperioden, bl.a. fordi der skal foregå forskellige typer aktiviteter. Organisering foregår på flere niveauer i organisationshierarkiet, og styring af processen skal tage højde for dette, så projektorganisationen løbende får mandat fra den omgivende organisation til at fortsætte. Organiseringsprocessen foregår også i linjeorganisationen og i samspillet mellem linjeorganisationen og projektorganisationen. Det gælder især i forbindelse med kompetenceudvikling og adfærdsændringer i linjeorganisationen, som projektet er årsag til.

Planlægningsprocessen
I Udførelsesfasen detailplanlægges projektets aktiviteter med agile planlægningsværktøjer i de aftalte iterationer. Ved afvigelser fra det, der er aftalt med enten projektets styregruppe eller Porteføljeudvalget, skal der rapporteres til disse, og en ny plan skal godkendes.

I praksis vil planlægning og gennemførelse af aktiviteterne ofte foregå som én samlet proces, eller som to meget tæt koblede processer. Jo tættere de kan kobles, jo mere agil kan processen blive til gavn for projektet. Hvis det er forskellige grupper af personer, der deltager i de to processer, kan de ikke kobles så tæt, og der skal planlægges mere formelt og med længere kalendertid.

Kontrol- og kvalitetsprocessen
Projektet skal overvåges for at sikre den rette kvalitet og fremdrift, og at der er overensstemmelse mellem bevilling og forbrug af ressourcer. Det skal kontrolleres, om allerede gennemførte aktiviteter medfører de ønskede resultater, der leder hen mod formålet og gevinsterne. Hvis ikke, skal der justeres. Der vil ofte ske en opdatering af forventede gevinster og andre effekter, efterhånden som der opstår mere viden i løbet af udførelsesfasen. Her gælder ligeledes, at hvis der er afvigelser fra det, der er aftalt med enten projektets styregruppe eller Porteføljeudvalget, skal der rapporteres til disse, og en ny plan skal godkendes. Projektets formål skal overvåges gennem projektforløbet, så projektet ikke udvider sig eller ændres ukontrolleret.

Erfaringsopsamlingsprocessen
Processen omkring opsamling af erfaringer fortsætter. Nogle af erfaringerne kan komme i spil og give input til projektets form og indhold.

Resultatet af processerne dokumenteres som minimum i statusrapporten, evt. også i ændringsanmodningen samt afslutningsrapporten.

Gevinstrealiseringsprocessen
Afslutningsfasen består af aktiviteter, der har til formål at dokumentere projektet og dets effekter, samt på at lukke projektorganisationen. Aktiviteter angående f.eks. overdragelse til drift og kommunikation skal finde sted i Udførelsesfasen.

Realisering af gevinster skal være godt i gang, og der skal være en begrundet tro på, at den vil fortsætte, selvom projektet afsluttes. Der kan med fordel planlægges aktiviteter, der skal udføres efter projektets afslutning.

Organiseringsprocessen
I Afslutningsfasen afvikles projektorganisationen, og der kan være forskellige opgaver og hensyn i den forbindelse.

Organiseringsprocessen foregår desuden i høj grad i linjeorganisationen og i samspillet mellem forskellige aktører i linjeorganisationen. Projektorganisationen skal helst ikke fylde meget i processen, da alle opgaver gerne skal foregå med nye arbejdsgange i linjeorganisationen. Der vil ofte fortsat være kompetenceudvikling og adfærdsændringer i gang.

Efter projektets afslutning er projektejeren ansvarlig for opfølgning på gevinster og andre effekter.

Planlægningsprocessen
Planlægningen i Afslutningsfasen handler om aktiviteter efter projektets afslutning. Det kan f.eks. være opfølgningsaktiviteter, evaluering af projektets leverancer, gevinstrealisering, aftaler om drift og support.

Erfaringsopsamlingsprocessen
I Afslutningsfasen samles relevant materiale i en projektafslutningsrapport.

Resultatet af processerne dokumenteres i afslutningsrapporten.