Fremtidens ESDH
WorkZone er i drift
SDUs nye elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem er klar til at blive taget i anvendelse af alle brugere.
Programmet Fremtidens ESDH har hermed fornøjelsen at meddele, at WorkZone er i drift og klar til, at sagsbehandlere over hele SDU begynder at journalisere alle de mange sager og dokumenter, som har ligget og ventet de sidste par uger.
Thomas Friis Gjesing, programleder for Fremtidens ESDH udtaler: ”ESDH er meget mere end journalisering. Med lanceringen af WorkZone får SDU bedre mulighed for at sagsbehandle og samarbejde på tværs af fakulteter og fællesadministrationen. Nu kan forretningsprocesser understøttes digitalt og håndteres automatisk via en enkelt platform. På programmets vegne er jeg meget tilfreds med det produkt, vi frigiver i dag.”
Projektet med at skifte Acadre ud med WorkZone har været omfattende, og mange medarbejdere på SDU har bidraget i programmet Fremtidens ESDH. Arbejdet med at udvikle anvendelsen af WorkZone vil fortsætte i 2025 også, hvilket vi kommer til at fortælle mere om senere.
Undervejs i migreringsforløbet har vi i programmet brugt mere end 1000 timer på at teste datakvaliteten. KMD har flyttet 23.666 kontakter, 731.783 dokumenter og 114.281 sager fra Acadre til WorkZone. Hertil kommer, at KMD flytter endnu mere data til to historiske arkiver, som du får adgang senere på året.
Nu ser vi ind i en periode med hypercare. Hypercare betyder, at vi er i øget "alarmberedskab", og at alle kræfter sættes ind for at afhjælpe de udfordringer, som der måtte opstå, hurtigst muligt. På SDU betyder det, at ESDH-teamet, programgruppen, kernegruppen og superbrugerne har fokus på at hjælpe dig som bruger, hvis du oplever fejl i systemet. Der vil også være en konsulent fra leverandøren KMD til stede, ligesom Servicedesk har hurtigere svartider på WorkZone. ESDH-teamet har lagt en plan for at komme på besøg hos alle superbrugere i løbet af de første to uger, ligesom der er opsamlingsmøder sammen med superbrugerne, hvor vi får status på, hvordan det går med at anvende WorkZone.
Alt i alt sigter vi mod at kunne finde og løse eventuelle fejl i WorkZone hurtigst og bedst muligt for at sikre, at du kommer godt fra start med WorkZone.