Hvordan gennemføres kontrollen?
ESDH har konfigureret to dashboards i WorkZone, der skal gøre det let for dig som bruger at gå til opgaven. Dashboardet for sager hedder ”KVALITETSSIKRING – MINE SAGER”, og dashboardet for dokumenter hedder ”KVALITETSSIKRING – MINE DOKUMENTER”.
Under hvert dashboard vil du finde flere undersider, der hver især præsenterer en række lister, der hjælper dig rundt om kontrollen af kvalitetskravenes punkter. Alle listerne er søgninger, der søger på sager, hvor du er sagsbehandler. Det er derfor udelukkende et produkt til egenkontrol. OBS: Er listen tom er der ikke behov for, at du tjekker punktet. Dette skyldes, at listen ikke indeholder sager eller dokumenter, hvor du er sagsbehandler. Du bør altid reagere, hvis du kan se, at der fremgår indhold på listerne.
Hver liste indeholder en titel, der gør det klart, hvad du skal tjekke op på. Det kan f.eks. være ”Skal sagen afsluttes?” eller ”Tjek for sigende titel”. Holder du musen over titlen vil du i beskrivelsen kunne se handlingspunkter og se hvilken søgning listen er lavet på. Du kan også se en beskrivelse af søgelisterne her på siden. Du kan hente vejledningen som pdf via den orange boks i højre side.
Dashboard: KVALITETSSIKRING – MINE SAGER
Dashboard side: Egenkontrol på sager (ugentlig)
Du skal kontrollere, om sagstitel følger journalinstruksens regler for navngivning af sager. Det fremgår af instruksen, at sags- og akttitler skal tilgodese følgende:
- Titlen må ikke kompromittere beskyttelsen af persondata
- Titlen skal give en kort og dækkende beskrivelse af, hvad sagen henholdsvis akten i det væsentligste drejer sig om (kort tematisk angivelse af indholdet)
- En ren typebetegnelse er ikke tilstrækkelig, f.eks. brev, notat, mv. I nogle tilfælde kan en artsangivelse – f.eks. en studenterhenvendelse eller høringssvar – dog være tilstrækkelig, hvis sagens indhold er tilstrækkelig præcist afgrænset
- Titlen skal lette fremsøgning af sagen og af akten. Sagsbehandleren skal tænke over, hvad der giver mening fremadrettet og for andre end vedkommende selv
- Der må ikke anvendes underscore i titler, da det forhindrer fremsøgning (systemets søgemaskine kan ikke separere dem)
- Det er som hovedregel forbudt at anvende forkortelser i titler, idet forkortelser besværliggør fremsøgning
- Stavefejl skal undgås. Man kan ikke finde en sag eller en akt, hvis dens titel er stavet forkert.
Dashboard side: Sager der mangler indblik (daglig)
Denne side viser søgninger, der indeholder lister, der kan vedrøre dine sager. Listerne viser sager, der ikke har det indblik, som klassifikationen beskriver, at de skal have. Står listerne tomme kan du fortsætte din egenkontrol til de øvrige kvalitetssikringssider. Er der indhold på listerne betyder det, at en sag, du er sagsbehandler på, muligvis har et forkert indblik.
Dashboard: KVALITETSSIKRING – MINE DOKUMENTER
Tabel med søgelister og beskrivelse
Du skal omdøbe titlen, hvis den oprindelige ikke giver mening, eller omdøbe et scannet dokument og dets emne. Ofte er en mails emne ikke logisk og relevant, og der står måske systemtekst foran selve emnet.
- Titlen skal lette fremsøgning af sagen og af akten. Du skal tænke over, hvad der giver mening fremadrettet og for andre end vedkommende selv
- Der må ikke anvendes underscore i titler, da det forhindrer fremsøgning (systemets søgemaskine kan ikke separere dem)
- Titlen må ikke kompromittere beskyttelsen af persondata
- Det er som hovedregel forbudt at anvende forkortelser i titler, idet forkortelser besværliggør fremsøgning
- Stavefejl skal undgås. Man kan ikke finde en sag eller en akt, hvis dens titel er stavet forkert.