Rekruttering af
teknisk-
administrativt personale
(TAP)
4. Samtale
Tidsforbrug i denne fase: 1-4 uger
(afhængig af stillingskategori).
Gennemfør samtalen professionelt og værdibaseret
Når de fagligt kvalificerede kandidater er identificeret, skal mødet mellem kandidat og SDU være struktureret og værdibaseret.
Denne fase handler om at skabe det rette match med åbenhed, professionalisme og respekt samt et tæt samspil mellem leder, ansættelsesudvalg og administration.
Et godt match mellem kandidat og stilling er afgørende for både løsning af kerneopgaven og medarbejderens trivsel.
Derfor er denne fase vigtig:
- Sikrer et godt match mellem kandidaten og SDU
- Sikrer et godt match mellem kandidaten og stillingen
- Styrker tillid og transparens
- Fremmer SDU’s værdier og professionelle omdømme.
Ansvar og roller
Hvem gør hvad?
Nedenfor fremgår ansvar og opgaver i denne fase.
Retning, kvalitet og beslutning
Den ansættelsesbemyndigede leder har det overordnede ansvar for, at processen både er fair samt strategisk og værdimæssigt forankret, og at SDU fremstår professionelt over for alle kandidater.
1. samtales formål: Afdække kandidatens opgaveløsning og match med organisationen.
2. samtales formål (ved behov): At kvalificere og nuancere vurderingen af 1–2 udvalgte kandidater – med mulighed for at inddrage leder med ansættelseskompetencen, hvis denne ikke er i udvalget.
I denne fase skal den ansættelsesbemyndigede leder:
- Skabe en struktureret samtaleproces med ens rammer for alle kandidater
- Afklare og tydeliggøre over for ansættelsesudvalget, hvilke faglige og personlige kompetencer der prioriteres – med afsæt i stillings- og kompetenceprofilen
- Træffe den endelige beslutning om ansættelse - velbegrundet og transparent på baggrund af ansættelsesudvalgets indstilling
- Hvis kandidat med fortrinsret har været til samtale, men ikke blev valgt:
- Sende begrundelsen for afslaget til SDU HR, der sender afslaget til kandidatens kommune
- Give mundtligt afslag*
OBS! Der må ikke gives afslag eller tilbud om stillingen før forhandling med kommunen har været gennemført - Hvis international medarbejder ansættes - både i Danmark, ved arbejde hjemmefra eget land eller ved udstationering - kontakte International Staff Office, ISO, senest 2 mdr. før ansættelse ift. praktiske forhold
Overvej at supplere den klassiske samtale, fx:
- Brug case/hjemmeopgave (1–2 sider + 2–3 spørgsmål) til at vurdere kompetencer og motivation
- Overvej tests for bedre beslutningsgrundlag og lavere fejlrekrutteringsrisiko.
- Personprofiltest kan bruges mellem 1. og 2. samtale, og resultater kan deles før eller under 2. samtale – evt. med ansættelsesudvalget inden samtalen
- Kontakt referencer (oplyst af kandidaten) hos foretrukne kandidater.
Struktur, koordinering og transparens
En klar og rettidig administrativ indsats gør det lettere for både den ansættelsesbemyndigede leder og ansættelsesudvalg at fokusere på kvaliteten i vurderinger og dialog.
Den administrative støtte sikrer, at kandidatoplevelsen er professionel, og at processen er juridisk sikker og effektiv.
I denne fase skal HR-medarbejderen:
- Koordinere forløb, møder og kommunikation med kandidater
- Booke lokaler til samtaler
NB ved interne kandidater: Vælg et afskærmet lokale for at sikre diskretion og undgå møder med kolleger/samarbejdspartnere - Sikre tydelig information om proces, frister og forventninger
- Understøtte ansættelsesudvalget.
Helhedsvurdering og kvalificeret dialog
Ansættelsesudvalg opfordres til at være opmærksomme på muligheden for, at ansættelse af interne kandidater kan tilføre enheden værdifuld erfaring og netværk fra andre dele af SDU.
I denne fase skal ansættelsesudvalget:
- Vurdere egen habilitet ift. hver kandidat
- Vurdere kandidaternes motivation, samarbejdsstil og evne til at indgå i det konkrete miljø
- Sikre en balanceret og fagligt funderet drøftelse af kandidaternes styrker
- Møde alle kandidater med samme struktur og forventninger
- Bidrage til en respektfuld, nysgerrig og dialogbaseret samtale
- Rådgive den ansættelsesbemyndigede leder om stillingens besættelse.
Forhandling ift. fortrinsret
Hvis en kandidat med fortrinsret har været til samtale, men ikke tilbydes stillingen, skal afslaget forhandles med den pågældende kandidats kommune.
I denne fase skal SDU HR:
- Videregive begrundelsen for afslaget modtaget af den ansættelsesbemyndigede leder til kommunen.