Rekruttering af
videnskabeligt personale
(VIP)
1. Forberedelse
Tidsforbrug i denne fase: 1-26 uger
(afhængig af stillingskategori - jo højere grad af specialisering stillingen kræver, desto mere tid skal der som regel afsættes til processen)
Læg fundamentet for en vellykket ansættelse
Forvent, at rekruttering tager tid!
En grundig forberedelse sikrer en fair, transparent og meritbaseret rekruttering og skaber et solidt fundament for et stærkt ansøgerfelt. Her sættes rammen, og rollerne mellem leder og administration bliver tydelige.
Derfor er forberedelsen afgørende:
- Øger kvaliteten af ansøgerfeltet
- Understøtter diversitet og ligebehandling
- Skaber klare forventninger og gennemsigtige kriterier
- Minimerer risiko for fejl, bias og forsinkelser
- Giver et bedre match mellem ansøger, opgave og enhed.
Ansvar og roller
Hvem gør hvad?
Nedenfor fremgår ansvar og opgaver i forberedelsesfasen.
Hvem er den ansættelsesbemyndigede leder
Ansættelsesperioden afgør, hvem der er ansættelsesbemyndiget leder:
- Ansættelser over 1 år:
- Dekanen beslutter og godkender
- Institutleder er typisk den udførende
- Ansættelser til og med 1 år:
- Institutlederen
Sæt retningen
Den ansættelsesbemyndigede leder har ansvaret for at definere behovet og sikre, at rekrutteringen understøtter enhedens faglige udvikling og SDU’s strategi. Lederens rolle er både strategisk og faglig.
Forberedelsen skal skabe et stærkt grundlag for objektiv, meritbaseret vurdering senere i processen. Brede og bevidst sammensatte udvalg skaber mere gennemtænkte beslutninger og et bedre fundament for nye ansættelser.
I denne fase skal den ansættelsesbemyndigede leder / udførende institutleder:
- Fastsætte en ønsket ansættelsesdato og vurdere, om datoen er realistisk ift. processen*
- Definere enhedens behov og kompetencekrav på baggrund af budgetter og fordeling af opgaver i enheden
- Vurdere, hvordan stillingen styrker diversitet, ligestilling og inklusion
- Beslutte profil, stillingstype og forventninger til faglige/personlige kompetencer
- Tage stilling til, om der i stillingen er tale om kritisk forskning eller adgang til kritisk forskning
- Vurdere, om der kan blive tale om ansættelse af en international medarbejder - både i Danmark, ved arbejde hjemmefra eller ved udstationering. Hvis ja, skal beslutningen træffes senest to måneder før ansættelsesstart, hvor International Staff Office, ISO, skal inddrages ift. praktiske forhold
- Sammensætte ansættelsesudvalg ift. relevante samarbejdspartnere med relevant faglig bredde (ift. stillingsniveauer), organisatoriske perspektiver samt med fokus på habilitet og diversitet (bl.a. både mænd og kvinder repræsenteret ved flere personer i udvalget). Væsentlige interesser skal være repræsenteret
- Sammensætte bedømmelsesudvalg med relevant faglig bredde samt fokus på habilitet og diversitet, så både forskning, undervisning og samarbejde vurderes kvalificeret. Væsentlige interesser skal være repræsenteret
- Løbende informere alle, der medvirker i rekrutteringsprocessen om, at de er underlagt tavshedspligt. Det indebærer, at oplysninger om ansøgere, vurderinger, drøftelser og beslutninger ikke må videregives til uvedkommende – hverken under eller efter processen
- Evt. oprette en søgekomité
* Lønforhandling kan i nogle tilfælde tage længere tid på SDU, hvis der ikke er en TR for området, da en central organisation så forhandler.
SDU HR kan afklare, om der er en TR for det konkrete område.
Skab rammerne
HR-medarbejderens støtte sikrer, at processens rammer er tydelige, juridisk korrekte og effektive.
I denne fase skal HR-medarbejderen:
- Rådgive leder om: Procedurer, tidsplan ift. ønsket ansættelsesdato, sammensætning af bedømmelsesudvalg og ansættelsesudvalg samt evt. søgekomité, lovkrav og overenskomster
- Kvalitetssikre stillingsbeskrivelsen
- Sikre dokumentation, sagsbehandling og korrekt datahåndtering
- Understøtte en ensartet og transparent proces på tværs af SDU
- Vejlede om mulighederne for aktiv søgning og markedsføring.
Regler og værktøjer
Regelgrundlag
Procedurer
Skabeloner og værktøjer