Rekruttering af
videnskabeligt personale
(VIP)
6. Ansættelse
Tidsforbrug i denne fase: 1-8 uger
(afhængig af stillingskategori)
Gennemfør forhandling og ansættelse professionelt og rettidigt
Lønforhandling og tilbud om ansættelse markerer den afgørende overgang fra dialog til konkret ansættelse. Processen skal gennemføres korrekt, rettidigt og med høj professionalisme. Det handler om mere end tal og dokumenter. En veltilrettelagt forhandling skaber klarhed, styrker relationen og sikrer, at alle parter er trygge i aftalen.
Processen lykkes bedst, når leder, SDU HR og administration arbejder tæt sammen, samt når roller og frister er tydelige fra start.
Derfor er forhandlings- og ansættelsesfasen vigtig
- Sikrer overholdelse af lovgivning og interne retningslinjer
- Skaber transparens og fairness i lønforhandling
- Reducerer risiko for fejl og forsinkelser
- Understøtter en professionel onboarding
- Bidrager til en god start for den nye medarbejder.
Ansvar og roller
Hvem gør hvad?
En vellykket forhandlings- og ansættelsesfase forudsætter en tydelig rollefordeling mellem ansættelsesbemyndiget leder og HR. Nedenfor fremgår ansvar og opgaver i denne fase.
Strategisk ansvar og lønforhandling
Den ansættelsesbemyndigede leder har det overordnede ansvar for at sikre rammerne, og sekretariatschef (Fakultet) eller områdechef (FÆL) skal gennemføre lønforhandlingen.
I denne fase skal den ansættelsesbemyndigede leder:
- Undersøge om kandidaten (lektorniveau eller derover) har bibeskæftigelse
- Udfylde oplysningsblanket og anmodning om ansættelse til SDU HR
- Overholde frister og sikre tydelig kommunikation til alle parter
- Give afslag* til kandidater, der ikke blev valgt
OBS! Der må ikke gives afslag eller tilbud om stillingen før forhandling har været gennemført.
* Respektfulde afslag er en del af ansættelsesprocessen
Vi anbefaler:
- Ansøgere der ikke har været til samtale: Skriftligt afslag
- Ansøgere, der har været til samtale: Mundtligt afslag efterfulgt af skriftligt afslag.
I denne fase skal sekretariatschefen (Fakultet) eller områdechef en (Fællesområdet):
- Forhandle løn med medarbejder eller tillidsrepræsentant. Lønforventning til den aktuelle stilling ift. CV og uddannelse kan fås ved henvendelse til personalekonsulenten i SDU HR – der oplyses ikke lønhistorik
- Sikre, at resultatet af forhandlingen sendes til SDU HR senest 14 dage før tiltrædelse sammen med anmodning om ansættelse.
Koordinering og dokumentation
Den lokale HR-medarbejder understøtter processen praktisk og tidsmæssigt.
I denne fase skal HR-medarbejderen:
- Udsende, modtage og kontrollere oplysningsblanketter
- Sende anmodning om ansættelse til SDU HR i HCM
- Koordinere med SDU HR og sikre overholdelse af frister
- Dokumentere og journalisere rekrutteringssagen i WorkZone
- Oprette medarbejderen i CRM.
Kontrol og bevis
I denne fase skal SDU HR:
- Kontrollere, at regler og procedurer overholdes
- Hvis relevant, sende ansættelsen i lønforhandling på baggrund af basislønindplacering til bemyndigede lønforhandler på fakultet/område
- Udarbejde ansættelsesbevis - kan foregå sideløbende med lønforhandlingsprocessen
- Sende ansættelsesbevis til nyansatte samt relevante parter
- Registrere ansættelsen i SLS, HCM og mTIME
- Journalisere i WorkZone.
Regler og værktøjer
Regelgrundlag
Procedurer
Skabeloner og værktøjer